Procedimientos y requisitos para el cambio de Representante Legal en China

Toda empresa en China, ya sea local o extranjera, está obligada a nombrar un representante legal. Dotado de amplios poderes, el representante legal es un cargo que ejerce una autoridad considerable dentro de una organización. Por lo tanto, le aconsejamos que actúe con prudencia y cuidado a la hora de elegir un nuevo representante legal. Hay que añadir una nota de precaución: elegir a un representante legal deshonesto puede ponerle en apuros, lo que puede acarrearle pérdidas de reputación y ser incluido en una lista negra.

Como dice el tópico, «un gran poder conlleva una gran responsabilidad». Si hay una persona en particular en la organización que corre el mayor riesgo de verse potencialmente expuesta a la responsabilidad en todo momento, esa persona será el representante legal, a quien se responsabiliza de todas las acciones de la empresa.

Este artículo le guiará a través de algunas consideraciones importantes, el procedimiento para cambiar de representante legal en China y una lista de comprobación de los documentos necesarios.

¿Qué es exactamente un «representante legal»?

Aunque la Ley de Sociedades china estipula que todas las personas jurídicas designen un representante legal, las funciones de este papel están definidas de forma bastante vaga y ambigua. De acuerdo con los Principios Generales del Derecho Civil, un representante legal administrará la empresa de acuerdo con el propósito y la metodología para alcanzar sus objetivos según lo establecido en los estatutos.

Contrariamente al título que suena técnico, el papel de un representante legal equivaldría aproximadamente al de lo que en Occidente llamamos un director general. Algunas de las funciones de amplio alcance que entran dentro del ámbito del puesto incluyen:

• Conservar legalmente los activos de la empresa;
• Ejecutar los poderes en nombre de la empresa;
• Autorizar los litigios y la representación legal de los mismos en nombre de la empresa;
• Entablar negociaciones y firmar contratos en nombre de la empresa sin necesidad de presentar pruebas de la autoridad corporativa.

¿Quién puede ser su nuevo representante legal?

Antes de la modificación de la Ley de Sociedades, que entrará en vigor el 1 de julio de 2024, el papel de representante legal sólo podía ser asumido por el presidente del consejo de administración, el director ejecutivo o el director general de la empresa. Ahora tendrá la flexibilidad de nombrar representante legal a cualquier director que lleve los asuntos de su empresa en su nombre, siempre que así se estipule en los estatutos.

A la luz de las responsabilidades personales que conlleva ser representante legal, la Ley de Sociedades revisada prevé la eventualidad de que no se encuentre un sucesor adecuado. Incluye una disposición que impide que el representante legal quede vinculado indefinidamente al cargo. En caso de que un director o el director general que ejerza simultáneamente las funciones de representante legal dimita de su cargo, su dimisión se considerará también como dimisión del cargo de representante legal. En un plazo de 30 días a partir de la fecha de dimisión, deberá nombrar a un nuevo representante legal.

A pesar de las restricciones impuestas a la selección de un candidato adecuado, no existen requisitos de residencia o ciudadanía siempre que el representante legal sea una persona física, es decir, no una entidad corporativa u otras formas de personas jurídicas.

Además, los siguientes tipos de personas no pueden ser representantes legales:

• Una persona sin capacidad civil o con capacidad civil limitada, por ejemplo, un menor;
• Una persona que haya sido declarada culpable y condenada por corrupción, soborno, apropiación indebida de bienes, malversación de fondos o alteración del orden económico, y hayan transcurrido menos de cinco años desde el pago de la multa o el fin de la pena de prisión;
• Una persona que haya actuado como director o gerente general de otra empresa que haya solicitado la quiebra o haya sido declarada insolvente y sea personalmente responsable, y hayan transcurrido menos de tres años desde la finalización del procedimiento;
• Una persona que haya actuado como representante legal de otra empresa cuya licencia comercial haya sido rescindida por incumplimiento de la ley y hayan transcurrido menos de tres años desde la revocación.

¿Cuáles son las posibles responsabilidades que hay que vigilar?

Riesgos para su empresa

Como se ha mencionado en la introducción, la selección de un candidato adecuado para el puesto es de suma importancia. El representante legal recibe un poder estatutario para representar a su empresa, lo que, en términos prácticos, significa que tanto sus actos como sus omisiones pueden vincular a su empresa frente a terceros. En otras palabras, los actos ilícitos del representante legal que no se ajusten a la ley y a las disposiciones establecidas en los estatutos podrían considerarse actos ilícitos cometidos por su empresa, aunque usted no los haya autorizado.

Sujeto a ciertas restricciones relacionadas con el principio legal de autoridad aparente, cualquier contrato comercial suscrito por el representante legal que pretenda actuar en nombre de su empresa, incluso sin su conocimiento, se considerará suscrito en nombre de la empresa. Mientras la otra parte crea razonablemente que el representante legal está actuando en nombre de su empresa, el contrato será vinculante – a pesar de que él/ella exceda su ámbito de autoridad.

Riesgos para su representante legal

Dado que la responsabilidad funciona como una vía de doble sentido, el representante legal también corre el riesgo de ser considerado responsable de los actos ilícitos cometidos en nombre de la empresa por los directores y empleados, quedando expuesto a sanciones administrativas o multas. La decisión de nombrar a un representante legal «ausente», o incluso de convertirse en uno, debe ser cuidadosamente deliberada y abordada con la máxima precaución. Según el artículo 49 de los Principios Generales del Derecho Civil, el representante legal puede ser considerado responsable si la empresa:

• Lleva a cabo actividades empresariales ilegales que van más allá del ámbito empresarial aprobado y registrado por las autoridades pertinentes;
• Participa en actividades fraudulentas;
• Oculta hechos materiales a las autoridades competentes;
• Retira fondos u oculta activos para eludir el pago de deudas;
• Dispone de activos sin autorización después de que una empresa haya sido disuelta, declarada en quiebra o cerrada;
• No registra ni hace públicos los cambios en la empresa a su debido tiempo, lo que ha causado pérdidas materiales a las partes interesadas;
• Se dedique a otras actividades ilegales que perjudiquen los intereses del Estado o del público.

Es importante tener en cuenta que se impone un estándar de responsabilidad estricta a los representantes legales, lo que significa que no necesitan tener conocimiento real de, o estar personalmente implicados en, ninguna de las actividades infractoras mencionadas para ser considerados responsables. En general, sin embargo, los representantes legales no están expuestos a responsabilidad penal por actos delictivos cometidos en nombre de la empresa, a menos que hayan participado directamente en el delito.

En caso de pérdidas o daños graves, se tiende a culpar de todo al representante legal, a pesar de la falta de claridad que existe en torno a este aspecto desde el punto de vista jurídico. Esta tendencia es especialmente pronunciada en lo que respecta a la responsabilidad frente a terceros, como los empleados, los consumidores y el público en general.

En el contexto de la seguridad y el empleo durante la pandemia de COVID-19, los representantes legales están expuestos a un mayor riesgo en caso de que la empresa gestione mal las relaciones entre empleador y empleado. Para más información, consulte nuestras Preguntas frecuentes sobre las preocupaciones laborales durante la pandemia.

Cómo mitigar los riesgos al nombrar un nuevo representante legal

Asegúrese de que sus estatutos y su reglamento interno están claramente definidos

En resumen, es vital asegurarse de que existe un gobierno corporativo adecuado, es decir, un sistema de normas, prácticas y procesos que dicta cómo debe gestionarse una empresa. Las líneas de poder y responsabilidad deben estar claramente identificadas en los estatutos y en otros lugares; ¿quién lleva la voz cantante y para qué? Puede exigir a su representante legal que se atenga a una serie de normas internas establecidas desde el principio, que le obliguen a obtener la autorización de la junta directiva antes de emprender determinadas acciones. También debe delinear específicamente qué acciones se considerarán sus propias acciones personales y no las de la empresa.

Redactar un acuerdo de indemnización

Para aliviar el justificado temor del representante legal a verse potencialmente expuesto a una responsabilidad ilimitada, puede redactarse un acuerdo de indemnización. Puede ser un contrato independiente o formar parte del propio contrato de trabajo. Esencialmente, un acuerdo de indemnización proporciona al representante legal protección contra ciertas reclamaciones y pérdidas derivadas o relacionadas con sus actos u omisiones personales en su papel de representante legal. Además, los tipos y la cuantía de los daños pueden ser limitados, lo que debe determinarse caso por caso. No obstante, es difícil minimizar el riesgo personal que ello implica. El riesgo de incurrir en responsabilidad personal debe aceptarse como parte integrante de la naturaleza de la función.

Consejos sobre cuestiones prácticas al cambiar de representante legal

Registre rápidamente a su nuevo representante legal

De acuerdo con la ley, un representante legal debe estar registrado en todo momento. Por lo tanto, desde un punto de vista procesal, en lugar de limitarse a dar de baja al anterior representante legal, deberá sustituirlo por uno nuevo. Además, según el artículo 40 del Reglamento Administrativo sobre el Registro de Sociedades, se debe presentar una solicitud en el plazo de 30 días a partir de la fecha de aprobación de la resolución de la sociedad respecto a la decisión de sustituir al representante legal.

Planifique con antelación para garantizar una transición fluida

Es importante tener en cuenta el periodo transitorio, es decir, el periodo entre la destitución del representante legal existente y el nombramiento oficial del nuevo. Puede pedir al representante legal existente (que aún está registrado oficialmente) que otorgue al nuevo o a otra persona un poder hasta que se hayan completado las formalidades necesarias.

Tomar medidas cautelares contra un antiguo representante legal amargado y poco colaborador

En caso de que su antiguo representante legal cometa infracciones que den lugar a su destitución, es importante protegerse contra comportamientos malintencionados por su parte. Dada la importancia de las chuletas de empresa, puede ser una buena idea confiscarlas de antemano, ya que las cosas pueden torcerse muy rápidamente. No es raro que representantes legales resentidos y rencorosos tomen como «rehén» la chuleta de la empresa y exijan un «rescate» por ella. En algunos casos, puede ser necesario adoptar medidas de precaución adicionales, como cambiar los códigos de autorización de la banca en línea, así como notificarlo a los clientes clave y a otras partes interesadas.