Secretaría Corporativa y Gobernanza
La gobernanza corporativa en Hong Kong se rige principalmente por la Ordenanza de Sociedades (Cap. 622) y se apoya en los requisitos reglamentarios impuestos por el Registro de Sociedades, el Departamento de Ingresos Internos y otras autoridades. Mientras que las empresas cotizadas siguen el Código de Gobernanza Corporativa de la HKEX, las empresas privadas y las pymes están igualmente sujetas a obligaciones estatutarias relativas a los deberes de los directores, el mantenimiento de registros corporativos y los procesos adecuados de toma de decisiones.
CW CPA presta servicios de secretaría corporativa y gobernanza en Hong Kong para ayudar a las empresas a cumplir sus obligaciones de gobernanza corporativa y cumplimiento estatutario. Como Proveedor de Servicios de Fideicomiso o Empresa (TCSP) con licencia, ofrecemos un apoyo de secretaría corporativa fiable y puntual de acuerdo con los requisitos reglamentarios de Hong Kong, ayudando a las empresas a mantener su buena reputación y la continuidad en sus operaciones comerciales.
Nuestro enfoque de trabajo
- Servicios TCSP con licencia prestados de acuerdo con la Ordenanza de Sociedades de Hong Kong y los requisitos reglamentarios relacionados
- Gestión oportuna de las presentaciones reglamentarias, los registros corporativos y los plazos de cumplimiento para mantener la buena reputación de las empresas
- Mantenimiento claro y estructurado de los registros reglamentarios, las resoluciones y la documentación corporativa
- Soporte práctico de gobierno corporativo alineado con las necesidades de las diferentes estructuras de empresa y etapas de desarrollo
Nuestros servicios de secretaría corporativa y gobernanza
Los servicios de secretaría corporativa y gobernanza apoyan el cumplimiento estatutario, la administración corporativa y el desarrollo del marco de gobernanza. Estos servicios abarcan la constitución de sociedades, presentaciones reglamentarias, gestión de documentación corporativa, apoyo al consejo, asesoramiento en gobernanza, revisión del control interno y auditoría interna externa. El objetivo es garantizar la observancia de la normativa, una supervisión corporativa estructurada y una gobernanza eficaz a lo largo del ciclo de vida de la empresa.
Administración corporativa y cumplimiento estatutario
Constitución y estructuración de sociedades
- Constitución de sociedades limitadas privadas en Hong Kong de acuerdo con la Ordenanza de Sociedades.
- Búsqueda de disponibilidad y reserva de nombres de empresas en el Registro de Sociedades.
- Redacción y adopción de Estatutos adaptados a las necesidades del negocio.
- Nombramiento y documentación de directores y secretario de la sociedad.
- Establecimiento de registros estatutarios e implementación del calendario de cumplimiento.
- Estructuración del capital social y preparación de la documentación de asignación inicial.
Apoyo en la baja y liquidación de sociedades
- Evaluar si la empresa cumple las condiciones legales para la baja, incluyendo el cese de actividad, la ausencia de pasivos pendientes y los requisitos de consentimiento de los accionistas.
- Preparar los formularios de solicitud necesarios y la documentación de apoyo para su presentación ante el Registro de Sociedades de acuerdo con los procedimientos legales.
- Coordinar con las autoridades pertinentes para resolver dudas sobre el procedimiento y supervisar el progreso del proceso de baja.
- Asistir en el enlace con el Departamento de Ingresos Internos para obtener la confirmación de la liquidación de impuestos antes de la aprobación de la baja.
- Redactar las resoluciones escritas de los accionistas por las que se aprueba la baja y documentar la decisión formal de cese de acuerdo con los requisitos de gobernanza corporativa.
Presentaciones estatutarias y cumplimiento normativo
- Preparación y presentación de las Declaraciones Anuales (NAR1) dentro de los plazos legales.
- Notificación de cambios de directores, accionistas, secretario de la sociedad o domicilio social.
- Mantenimiento y actualización del Registro de Controladores Significativos (SCR).
- Renovación del registro comercial y seguimiento de los plazos de cumplimiento legal.
- Preparación y envío de los formularios requeridos al Registro de Sociedades.
Documentación corporativa y mantenimiento de registros
- Mantenimiento de registros estatutarios, libros de actas y registros corporativos.
- Redacción de resoluciones del consejo y de los accionistas para acciones corporativas.
- Actualización de la documentación corporativa tras transferencias de acciones o cambios estructurales.
- Certificación de documentos corporativos para fines regulatorios o bancarios.
Enlace para la apertura de banca corporativa
- Asistencia en la apertura de cuentas bancarias corporativas para empresas de Hong Kong.
- Preparación de resoluciones del consejo y documentos certificados requeridos por los bancos.
- Recopilación de documentación de KYC (conozca a su cliente) y diligencia debida para instituciones financieras.
- Enlace con los bancos durante la incorporación y actualización de firmantes autorizados.
Apoyo al registro de propiedad intelectual
- Realización de búsquedas de disponibilidad de marcas en Hong Kong.
- Asesoramiento sobre las clases de marcas adecuadas en función de las actividades comerciales.
- Preparación y presentación de solicitudes de marca ante el Departamento de Propiedad Intelectual.
- Seguimiento del progreso del examen y coordinación de las respuestas a las consultas oficiales.
- Apoyo para la renovación de marcas y actualización de registros.
Apoyo a la gobernanza del consejo y de los accionistas
Administración de la gobernanza de los accionistas
- Planificación y apoyo documental para las juntas generales ordinarias (AGM) y extraordinarias (EGM).
- Preparación de avisos a los accionistas, formularios de representación y actas de reuniones.
- Redacción de resoluciones escritas de los accionistas (ordinarias y especiales).
- Documentación de asignaciones de acciones, transferencias y aprobaciones de dividendos.
- Mantenimiento de los registros de accionistas y archivos de resoluciones.
Apoyo a las reuniones del consejo y documentación
- Preparación de agendas estructuradas de reuniones del consejo y documentos de apoyo.
- Redacción de actas del consejo precisas y conformes a la normativa.
- Registro de decisiones clave y seguimiento de los puntos de acción.
- Mantenimiento de documentación del consejo organizada para la transparencia de la gobernanza.
Deberes de los directores y asesoramiento en cumplimiento
- Asesoramiento sobre los deberes fiduciarios de los directores bajo la Ordenanza de Sociedades de Hong Kong.
- Orientación sobre la divulgación de intereses y procedimientos de gestión de conflictos.
- Apoyo documental para transacciones con partes vinculadas y aprobaciones.
- Sesiones informativas sobre gobernanza para directores y alta dirección.
Apoyo a la estructura de gobernanza
- Desarrollo de matrices de delegación de autoridad (DOA).
- Redacción de calendarios de asuntos reservados distinguiendo las funciones del consejo y de la dirección.
- Clarificación de las líneas de reporte y estructuras de rendición de cuentas.
- Establecimiento de marcos de gobernanza prácticos para empresas en crecimiento.
Asesoramiento en gobernanza y supervisión de riesgos
Chequeo de salud de la gobernanza
- Revisión del estado de cumplimiento estatutario y de la integridad de la documentación corporativa.
- Evaluación de los procesos del consejo y de la eficacia de la estructura de gobernanza.
- Identificación de brechas de gobernanza y riesgos de cumplimiento.
- Recomendaciones para fortalecer la documentación y la disciplina de gobernanza.
Revisión de riesgos y control interno
- Evaluación de los controles internos sobre los procesos financieros y operativos.
- Identificación de debilidades de control y asesoramiento práctico para su subsanación.
- Revisión de los procesos de cumplimiento y de las áreas de exposición al riesgo.
- Evaluación del riesgo de fraude y recomendaciones de mejora de los controles.
Auditoría interna (externa)
- Desarrollo de planes de auditoría interna basados en el riesgo y adaptados a las operaciones comerciales.
- Pruebas de los controles financieros y operativos clave.
- Auditorías operativas y de cumplimiento para evaluar la eficacia de los controles.
- Informe de hallazgos y recomendaciones de mejora a la dirección o al consejo.
- Revisiones de seguimiento para supervisar la aplicación de las medidas correctivas.
Desarrollo de políticas de gobernanza
- Redacción de políticas de gobernanza interna, como códigos de conducta y políticas de aprobación.
- Desarrollo de listas de comprobación de cumplimiento y herramientas de seguimiento de la gobernanza.
- Documentación de estándares de gobernanza y procedimientos de control interno.
- Asesoramiento sobre el fortalecimiento de los procesos de gobernanza a medida que la organización crece.