公司秘书与治理
香港的公司治理主要受《公司条例》（第 622 章）管辖，并得到公司注册处、税务局及其他机构监管要求的支持。虽然上市公司遵循港交所《企业管治守则》，但私人公司和中小企业同样须履行与董事职责、公司记录维护和正当决策程序相关的法定责任。
华德会计师事务所提供香港公司秘书与治理服务，支持企业履行其公司治理和法定合规义务。作为持牌信托或公司服务提供者（TCSP），我们根据香港监管要求提供可靠且及时的公司秘书支持，帮助公司在业务运营中保持良好信誉和连续性。
我们的工作方法
- 根据香港《公司条例》及相关监管要求提供的持牌 TCSP 服务
- 及时处理法定申报、公司记录和合规截止日期，以保持公司良好的信誉
- 清晰且结构化的法定登记册、决议和公司文件的维护
- 与不同公司结构和发展阶段的需求相符的实用公司治理支持
我们的公司秘书与治理服务
公司秘书与治理服务支持法定合规、公司行政和治理框架建设。这些服务涵盖公司注册、监管申报、公司文件管理、董事会支持、治理咨询、内部控制审查以及外包内部审计。其目标是确保在整个公司生命周期内遵守监管规定、实现结构化公司监督和有效治理。
公司行政与法定合规
公司注册与架构
- 根据《公司条例》注册香港私人有限公司。
- 在公司注册处进行公司名称查册及预留。
- 根据业务需求起草并采用公司章程。
- 董事及公司秘书的委任及文件处理。
- 建立法定登记册并执行合规日程。
- 股本架构设计及准备初始配股文件。
公司注销与清盘支持
- 评估公司是否符合法定注销条件，包括停止营业、无未偿债务以及股东同意要求。
- 根据法定程序准备必要的申请表及证明文件，并提交至公司注册处。
- 与相关部门协调以处理程序性查询，并监控注销进度。
- 在注销获批前，协助联系税务局以获取不反对撤销注册确认书。
- 起草批准注销的股东书面决议，并根据公司治理要求记录正式停止营业的决定。
法定申报与监管合规
- 在法定截止日期内准备并提交周年申报表（NAR1）。
- 申报董事、股东、公司秘书或注册办事处的变更。
- 维护并更新重要控制人登记册（SCR）。
- 商业登记证续期及监控法定合规截止日期。
- 准备并向公司注册处提交所需表格。
公司文件与记录维护
- 维护法定登记册、会议记录簿和公司记录。
- 为公司行动起草董事会和股东决议。
- 在股份转让或架构变更后更新公司文件。
- 为监管或银行用途提供公司文件核证。
公司银行开户联络
- 协助香港公司开设公司银行账户。
- 准备银行所需的董事会决议和核证文件。
- 为金融机构编制 KYC 和尽职调查文件。
- 在开户及更新授权签署人期间与银行联络。
知识产权注册支持
- 在香港进行商标可用性查询。
- 根据业务活动提供有关适当商标类别的建议。
- 向知识产权署准备并提交商标申请。
- 监控审查进度并协调对官方查询的回复。
- 提供商标续期和记录更新支持。
董事会与股东治理支持
股东治理行政
- 为周年股东大会（AGM）和特别股东大会（EGM）提供筹划及文件支持。
- 准备股东通知、代表委任表格及会议记录。
- 起草股东书面决议（普通及特别决议）。
- 记录配股、股份转让及股息批准。
- 维护股东记录及决议存档。
董事会会议与文件支持
- 准备结构化的董事会会议议程及支持文件。
- 起草准确且合规的董事会会议记录。
- 记录关键决策及后续行动事项。
- 维护有序的董事会文件以确保治理透明度。
董事职责与合规咨询
- 就香港《公司条例》下的董事信托责任提供咨询。
- 就利益披露和冲突管理程序提供指导。
- 为关联方交易及审批提供文件支持。
- 为董事及高级管理层提供治理简报。
治理架构支持
- 制定授权表（DOA）矩阵。
- 起草保留事项清单，区分董事会与管理层的职责。
- 明确汇报路线和问责结构。
- 为成长型企业建立实用的治理框架。
治理咨询与风险监管
治理健康检查
- 审查法定合规状态及公司文件的完整性。
- 评估董事会流程及治理架构的有效性。
- 识别治理差距及合规风险。
- 提供加强文件记录和治理纪律的建议。
内部控制与风险审查
- 评估财务及营运流程的内部控制。
- 识别控制弱点并提供实用的补救建议。
- 审查合规流程及风险敞口领域。
- 舞弊风险评估及控制强化建议。
内部审计（外包）
- 制定针对业务营运的风险导向内部审计计划。
- 测试关键财务及营运控制。
- 进行营运及合规审计以评估控制有效性。
- 向管理层或董事会报告调查结果及改进建议。
- 进行后续审查以监控纠正措施的执行情况。
治理政策制定
- 起草内部治理政策，如行为准则和审批政策。
- 开发合规清单和治理监控工具。
- 记录治理标准和内部控制程序。
- 就随着组织成长而强化治理流程提供咨询。