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Secretariado Societário e Governança

A governança corporativa em Hong Kong é regida principalmente pelo Companies Ordinance (Cap. 622) e apoiada por exigências regulatórias impostas pelo Companies Registry, Inland Revenue Department e outras autoridades. Embora as companhias listadas sigam o HKEX Corporate Governance Code, empresas privadas e PMEs também estão sujeitas a obrigações legais relacionadas aos deveres dos diretores, à manutenção de registros societários e a processos adequados de tomada de decisão.

A CW CPA presta serviços de secretariado societário e governança em Hong Kong para apoiar empresas no cumprimento de suas obrigações de governança corporativa e conformidade legal. Como Trust or Company Service Provider (TCSP) licenciado, oferecemos suporte de secretariado societário confiável e pontual, de acordo com os requisitos regulatórios de Hong Kong, ajudando as empresas a manter boa reputação (good standing) e continuidade em suas operações.

Vamos conversar!
Nossa Abordagem de Trabalho
  • Serviços de TCSP licenciados, prestados de acordo com a Lei das Sociedades de Hong Kong e os requisitos regulamentares relacionados
  • Manuseio oportuno de registros legais, registros corporativos e prazos de conformidade para manter a boa reputação das empresas
  • Manutenção clara e estruturada de registros legais, resoluções e documentação corporativa
  • Suporte prático de governança corporativa alinhado com as necessidades de diferentes estruturas de empresas e estágios de desenvolvimento

Nossos serviços de Secretariado Societário e Governança

Os serviços de Secretariado Societário e Governança apoiam a conformidade legal, a administração societária e o desenvolvimento de estruturas de governança. Esses serviços abrangem a constituição de empresas, entregas/arquivamentos regulatórios, gestão de documentação societária, suporte ao conselho, assessoria em governança, revisão de controles internos e auditoria interna terceirizada. O objetivo é assegurar a aderência regulatória, a supervisão corporativa estruturada e a governança efetiva ao longo de todo o ciclo de vida corporativo.

Constituição e Estruturação de Empresas

  • Constituição de sociedades limitadas privadas em Hong Kong de acordo com o Companies Ordinance.
  • Pesquisa de disponibilidade e reserva de nome empresarial junto ao Companies Registry.
  • Elaboração e adoção do Estatuto Social (Articles of Association) adaptado às necessidades do negócio.
  • Nomeação e documentação de diretores e do secretário da empresa.
  • Implementação de livros/registradores estatutários e de um calendário de conformidade.
  • Estruturação do capital social e preparação da documentação de alocação inicial.

Baixa de Empresa e Suporte à Liquidação

  • Avaliar se a empresa atende às condições legais para baixa (deregistration), incluindo cessação das atividades, inexistência de passivos pendentes e requisitos de consentimento dos acionistas.
  • Preparar os formulários de solicitação necessários e a documentação de suporte para envio ao Companies Registry, de acordo com os procedimentos legais.
  • Coordenar com as autoridades competentes para responder a questionamentos processuais e acompanhar o andamento do processo de baixa.
  • Auxiliar na interlocução com o Inland Revenue Department para obter a confirmação de quitação fiscal antes da aprovação da baixa.
  • Redigir resoluções escritas dos acionistas aprovando a baixa e documentar a decisão formal de encerramento, em conformidade com os requisitos de governança corporativa.

Arquivamentos Estatutários e Conformidade Regulatória

  • Preparação e protocolo de Annual Returns (NAR1) dentro dos prazos legais.
  • Comunicação de alterações de diretores, acionistas, secretário da empresa ou endereço registrado.
  • Manutenção e atualização do Significant Controllers Register (SCR).
  • Renovação do Business Registration e monitoramento de prazos legais de conformidade.
  • Preparação e envio dos formulários exigidos ao Companies Registry.

Documentação Societária e Manutenção de Registros

  • Manutenção de livros/registradores estatutários, livros de atas e registros societários.
  • Redação de resoluções do conselho e dos acionistas para atos societários.
  • Atualização da documentação societária após transferências de ações ou mudanças estruturais.
  • Certificação de documentos societários para fins regulatórios ou bancários.

Intermediação para Abertura de Conta Bancária Empresarial

  • Assistência na abertura de conta bancária empresarial para empresas de Hong Kong.
  • Preparação de resoluções do conselho e documentos certificados exigidos pelos bancos.
  • Compilação de documentação de KYC e due diligence para instituições financeiras.
  • Interlocução com bancos durante o onboarding e atualizações de signatários autorizados.

Suporte ao Registro de Propriedade Intelectual

  • Realização de pesquisas de disponibilidade de marca em Hong Kong.
  • Orientação sobre as classes de marca adequadas com base nas atividades do negócio.
  • Preparação e protocolo de pedidos de registro de marca junto ao Intellectual Property Department.
  • Acompanhamento do andamento do exame e coordenação de respostas a questionamentos oficiais.
  • Suporte para renovação de marcas e atualização de registros.

Administração de Governança de Acionistas

  • Planejamento e suporte de documentação para assembleias AGM e EGM.
  • Preparação de avisos aos acionistas, formulários de procuração e atas de reunião.
  • Redação de resoluções escritas dos acionistas (ordinárias e especiais).
  • Documentação de alocações de ações, transferências e aprovações de dividendos.
  • Manutenção de registros de acionistas e arquivo de resoluções.

Suporte a Reuniões do Conselho e Documentação

  • Preparação de pautas estruturadas para reuniões do conselho e documentos de suporte.
  • Redação de atas do conselho precisas e em conformidade.
  • Registro de decisões-chave e itens de ação de acompanhamento.
  • Manutenção organizada da documentação do conselho para transparência de governança.

Assessoria sobre Deveres de Diretores e Conformidade

  • Assessoria sobre os deveres fiduciários dos diretores nos termos do Companies Ordinance de Hong Kong.
  • Orientação sobre divulgação de interesses e procedimentos de gestão de conflitos.
  • Suporte de documentação para transações com partes relacionadas e aprovações.
  • Briefings de governança para diretores e alta administração.

Suporte à Estrutura de Governança

  • Desenvolvimento de matrizes de delegação de autoridade (DOA).
  • Elaboração de listas de matérias reservadas, distinguindo funções do conselho e da administração.
  • Esclarecimento de linhas de reporte e estruturas de responsabilização.
  • Estabelecimento de estruturas práticas de governança para empresas em crescimento

Health Check de Governança

  • Revisão do status de conformidade legal e da completude da documentação societária.
  • Avaliação dos processos do conselho e da eficácia da estrutura de governança.
  • Identificação de lacunas de governança e riscos de conformidade.
  • Recomendações para fortalecer a documentação e a disciplina de governança.

Revisão de Controles Internos e Riscos

  • Avaliação dos controles internos sobre processos financeiros e operacionais.
  • Identificação de fragilidades de controle e recomendações práticas de correção.
  • Revisão de processos de conformidade e áreas de exposição a riscos.
  • Avaliação de risco de fraude e recomendações para aprimoramento de controles.

Auditoria Interna (Terceirizada)

  • Desenvolvimento de planos de auditoria interna baseados em risco, adaptados às operações do negócio.
  • Testes dos principais controles financeiros e operacionais.
  • Auditorias operacionais e de conformidade para avaliar a efetividade dos controles.
  • Relato de achados e recomendações de melhoria à administração ou ao conselho.
  • Revisões de acompanhamento para monitorar a implementação de ações corretivas.

Desenvolvimento de Políticas de Governança

  • Elaboração de políticas internas de governança, como códigos de conduta e políticas de aprovação.
  • Desenvolvimento de checklists de conformidade e ferramentas de monitoramento de governança.
  • Documentação de padrões de governança e procedimentos de controle interno.
  • Assessoria para fortalecer processos de governança à medida que a organização cresce.