Procedimentos e requisitos para mudança de Representante Legal na China

Toda empresa na China, seja local ou estrangeira, é obrigada a nomear um representante legal. Armado com amplos poderes, o representante legal é uma posição que exerce autoridade considerável dentro de uma organização. Portanto, é aconselhável exercer prudência e cuidado ao escolher um novo representante legal. Uma nota de cautela deve ser adicionada: escolher um representante legal desonesto pode colocá-lo em maus lençóis, o que pode levar à perda de reputação e à inclusão na lista negra.

Como diz o clichê, “com grandes poderes vêm grandes responsabilidades”. Se houver um indivíduo em particular na organização que corre o maior risco de ser potencialmente exposto a responsabilidade a cada passo, essa pessoa será o representante legal, responsável por todas as ações da empresa.

Este artigo orienta você por algumas considerações importantes, o procedimento para alterar seu representante legal na China e uma lista de verificação dos documentos necessários.

O que é exatamente um “representante legal”?

Embora o Código das Empresas da China estipule que todas as entidades jurídicas designem um representante legal, as funções deste papel são definidas de forma bastante vaga e ambígua. De acordo com os Princípios Gerais da Lei Civil, o representante legal deve administrar a empresa de acordo com o objeto e a metodologia para a consecução de seus objetivos, conforme estabelecido no contrato de sociedade.

Ao contrário do título que soa técnico, o papel de um representante legal equivaleria aproximadamente ao que chamamos de CEO no Ocidente. Algumas das funções abrangentes que se enquadram no escopo da função incluem:

• Conservar legalmente o patrimônio da empresa;
• Executar as procurações em nome da empresa;
• Autorizar litígios e representação legal dos mesmos em nome da empresa;
• Entrar em negociações e assinar contratos em nome da empresa sem a necessidade de produzir provas de autoridade corporativa.

Quem pode ser seu novo representante legal?

Antes da alteração da Lei das Sociedades Anônimas, que entrará em vigor em 1º de julho de 2024, a função de representante legal só podia ser assumida pelo presidente do conselho de administração, diretor executivo ou gerente geral da empresa. Agora, o senhor terá a flexibilidade de nomear qualquer diretor que conduza os negócios da empresa em seu nome como representante legal, desde que isso esteja estipulado no contrato social.

Tendo em vista as responsabilidades pessoais inerentes ao fato de ser um representante legal, a Lei das Sociedades Anônimas revisada prevê a eventualidade de não se encontrar um sucessor adequado. Ele inclui uma cláusula que impede que o representante legal fique indefinidamente vinculado ao cargo. Quando um diretor ou gerente geral que estiver atuando simultaneamente como representante legal deixar sua função, sua renúncia também será considerada como renúncia ao cargo de representante legal. Dentro de 30 dias a partir da data da renúncia, o senhor deve nomear um novo representante legal.

Apesar das restrições impostas à seleção de um candidato adequado, não há requisitos de residência ou cidadania desde que o representante legal seja pessoa física, ou seja, não pessoa jurídica ou outras formas de pessoas jurídicas.

Além disso, os seguintes tipos de indivíduos não podem ser representantes legais:

• Uma pessoa sem ou com capacidade civil limitada, por exemplo, um menor;
• Quem tiver sido condenado e condenado por corrupção, suborno, apropriação indébita, desvio de bens ou perturbação da ordem económica, e tiverem decorrido menos de cinco anos desde o pagamento da multa ou termo da pena de prisão;
• A pessoa que tenha exercido funções de administrador ou gerente geral de outra sociedade que tenha declarado falência ou tenha sido declarada insolvente e seja pessoalmente responsável, e tenham decorrido menos de três anos desde o termo do processo;
• Pessoa que tenha atuado como representante legal de outra empresa cujo alvará de funcionamento tenha sido rescindido por descumprimento da lei e tenham decorrido menos de três anos desde a revogação.

Quais são as possíveis responsabilidades a serem observadas?

Riscos para sua empresa

Conforme mencionado na introdução, a seleção de um candidato adequado para o cargo é de suma importância. Ao representante legal é conferido poder estatutário para representar a sua empresa, o que, em termos práticos, significa que os seus atos, bem como as omissões, podem vincular a sua empresa perante terceiros. Em outras palavras, os atos ilícitos do representante legal que não estejam de acordo com a lei e as disposições estatutárias podem ser considerados atos ilícitos praticados por sua empresa — mesmo que você não tenha autorizado tais atos.

Sujeito a certas restrições relacionadas ao princípio legal de autoridade aparente, quaisquer contratos comerciais celebrados pelo representante legal que pretenda agir em nome de sua empresa, mesmo sem seu conhecimento, serão considerados celebrados em nome da empresa. Desde que a outra parte acredite razoavelmente que o representante legal está agindo em nome de sua empresa, o contrato será vinculativo – mesmo que ele/ela exceda seu escopo de autoridade.

Riscos para o seu representante legal

Como a responsabilidade é uma via de mão dupla, o representante legal também corre o risco de ser responsabilizado por atos ilícitos praticados em nome da empresa por diretores e empregados, ficando sujeito a sanções administrativas ou multas. A decisão de nomear um representante legal “ausente”, ou mesmo se tornar um, deve ser cuidadosamente deliberada e abordada com extrema cautela. De acordo com o Artigo 49 dos Princípios Gerais de Direito Civil, o representante legal pode ser responsabilizado se a empresa:

• Conduz atividades comerciais ilegais que estão além do escopo comercial aprovado e registrado junto às autoridades competentes;
• Envolve-se em atividades fraudulentas;
• Ocultar fatos relevantes das autoridades competentes;
• Retira fundos ou oculta bens para fugir ao pagamento de dívidas;
• Aliena bens sem autorização após dissolução, falência ou encerramento de sociedade;
• Deixar de registrar ou fazer anúncios públicos sobre mudanças na empresa em tempo hábil, o que, como resultado, causou prejuízos materiais aos interessados;
• Envolve-se em outras atividades ilegais que prejudicam os interesses do estado ou do público.

É importante observar que um padrão de responsabilidade estrita é imposto aos representantes legais, o que significa que eles não precisam ter conhecimento real ou estar pessoalmente envolvidos em qualquer uma das atividades ofensivas acima para serem responsabilizados. De um modo geral, porém, os representantes legais não estão sujeitos a responsabilidade criminal por atos criminosos praticados em nome da empresa, a menos que tenham participado diretamente no crime.

No caso de perdas ou danos graves, tende-se a atribuir toda a responsabilidade ao representante legal, apesar da falta de clareza em torno disso legalmente. Esta tendência é particularmente acentuada no que diz respeito à responsabilidade perante terceiros, nomeadamente perante colaboradores, consumidores e público em geral.

No contexto de segurança e emprego durante a pandemia de COVID-19, os representantes legais estão expostos a riscos acrescidos no caso de má gestão das relações empregador-empregado por parte da empresa. Para mais informações, consulte as nossas FAQs sobre as preocupações com o emprego durante a pandemia.

Como mitigar o risco ao nomear um novo representante legal

Certifique-se de que seus estatutos e regras internas estejam claramente definidos

Em suma, é vital garantir a existência de uma governança corporativa adequada, ou seja, um sistema de regras, práticas e processos que ditam como uma empresa deve ser administrada. Linhas de poder e responsabilidade devem ser claramente identificadas nos estatutos e em outros lugares; quem dá as ordens e para quê? Você pode exigir que seu representante legal cumpra um conjunto de regras internas estabelecidas desde o início, estipulando que ele obtenha autorização do conselho antes de tomar determinadas ações. Também deve delinear especificamente quais ações devem ser consideradas suas próprias ações pessoais e não da empresa.

Elabore um acordo de indenização

Para aliviar o receio bem justificado do representante legal de estar potencialmente exposto a uma responsabilidade ilimitada, pode ser elaborado um acordo de indenização. Pode ser um contrato autônomo ou parte do próprio contrato de trabalho. Essencialmente, um acordo de indenização fornece ao representante legal proteção contra certas reivindicações e perdas decorrentes ou relacionadas a seus atos ou omissões pessoais em seu papel de representante legal. Além disso, os tipos e montantes de danos podem ser limitados, o que deve ser determinado caso a caso. No entanto, é difícil minimizar o risco pessoal envolvido. O risco de incorrer em responsabilidade pessoal deve ser aceito como parte integrante da natureza da função.

Dicas sobre questões práticas ao mudar de representante legal

Registre prontamente seu novo representante legal

De acordo com a lei, um representante legal deve estar registrado em todos os momentos. Assim, do ponto de vista processual, em vez de apenas cancelar o registro do antigo representante legal, você deve substituí-lo por um novo. Adicionalmente, nos termos do artigo 40.º do Regulamento Administrativo do Registo Comercial, o requerimento deve ser apresentado no prazo de 30 dias a contar da data da deliberação da sociedade sobre a decisão de substituição do representante legal.

Planeje com antecedência para garantir uma transição tranquila

É importante ter em conta o período transitório, ou seja, o período entre o afastamento do representante legal existente e a nomeação oficial do novo. Você pode solicitar ao representante legal existente (que ainda está oficialmente registrado) que outorgue uma procuração ao novo ou a outro indivíduo até que as formalidades necessárias sejam concluídas.

Tome medidas de precaução contra um ex-representante legal amargo e não cooperativo

Caso seu ex-representante legal cometa infrações que resultem em seu afastamento do cargo, é importante precaver-se contra comportamento malicioso de sua parte. Dada a importância das costeletas da empresa, pode ser uma boa ideia confiscá-las com antecedência, pois as coisas podem azedar muito rapidamente. Não é raro representantes legais ressentidos e maldosos tomarem o corte da empresa como “refém” e exigirem um “resgate” por ele. Em alguns casos, pode ser necessário tomar outras medidas de precaução, como alterar os códigos de autorização do banco on-line, bem como notificar os principais clientes e outras partes interessadas.