Toda empresa na China, seja de capital doméstico ou de capital estrangeiro, deve ter um representante legal. O representante legal é a pessoa que tem autoridade legal para representar a empresa na condução de atividades civis e, na prática, pode exercer influência significativa sobre as relações externas da empresa.
Por esse motivo, a nomeação ou a alteração do representante legal não deve ser tratada como uma questão meramente administrativa. Um candidato adequado deve ser selecionado com cuidado, e a empresa deve assegurar que seus estatutos sociais, procedimentos internos de aprovação, carimbos da empresa, autorizações bancárias e registros estejam devidamente administrados. Um representante legal desonesto ou não cooperativo pode expor a empresa a riscos contratuais, regulatórios, reputacionais e operacionais.
Este artigo explica as principais considerações, o arcabouço legal, os procedimentos e a lista de verificação de documentos para alterar um representante legal na China.
O que é um “representante legal”?
De acordo com o Código Civil da RPC, o representante legal de uma pessoa jurídica é a pessoa que representa essa pessoa jurídica na condução de atividades civis, conforme a lei ou os estatutos sociais da pessoa jurídica.
De acordo com a Lei das Sociedades da RPC revisada, que entrou em vigor em 1º de julho de 2024, o representante legal de uma empresa deve ser um diretor ou gerente que represente a empresa na execução dos assuntos societários, conforme previsto nos estatutos sociais da empresa.
Em termos práticos, o representante legal é frequentemente comparado a um CEO ou executivo sênior, embora o representante legal seja uma função estatutária, e não apenas um título de gestão. Os atos do representante legal praticados em nome da empresa podem vincular legalmente a empresa.
As funções comuns de um representante legal incluem:
- assinar contratos e outros documentos legais em nome da empresa;
- representar a empresa em tratativas com autoridades governamentais, bancos, clientes e fornecedores;
- autorizar litígios, arbitragens ou representação jurídica em nome da empresa;
- assinar procurações e outros documentos de autorização;
- tratar de assuntos relacionados a carimbos da empresa, contas bancárias e registros regulatórios, dependendo dos arranjos internos da empresa.
Quem pode ser nomeado como representante legal?
Antes da reforma da Lei das Sociedades de 2024, em geral exigia-se que o representante legal de uma empresa fosse o presidente do conselho, o diretor executivo ou o gerente geral. De acordo com a Lei das Sociedades revisada, o cargo pode ser ocupado por um diretor ou gerente que represente a empresa na execução dos assuntos societários, desde que isso esteja previsto nos estatutos sociais da empresa.
Isso dá às empresas mais flexibilidade, mas também torna a redação dos estatutos sociais mais importante. Os estatutos devem declarar claramente:
- quem pode atuar como representante legal;
- como o representante legal é nomeado e substituído;
- qual órgão societário tem autoridade para aprovar a nomeação ou a alteração;
- se é necessária aprovação interna adicional para contratos relevantes, garantias, financiamentos, litígios, alienações de ativos ou outras matérias de alto risco.
Em geral, não há exigências de nacionalidade ou residência para um representante legal, desde que a pessoa seja uma pessoa natural e não esteja impedida de exercer a função nos termos da legislação aplicável.
No entanto, determinadas pessoas não podem atuar como representante legal de uma empresa ou de uma pessoa jurídica empresarial não societária. Entre elas, incluem-se, entre outras:
- uma pessoa sem capacidade civil ou com capacidade civil limitada;
- uma pessoa condenada por corrupção, suborno, apropriação indevida de bens, peculato ou perturbação da ordem econômica do mercado socialista, quando tiverem se passado menos de cinco anos desde o cumprimento da pena;
- uma pessoa privada de direitos políticos em razão de crime, quando tiverem se passado menos de cinco anos desde o cumprimento da pena;
- uma pessoa que atuou como representante legal, diretor, diretor de fábrica ou gerente de uma empresa ou empreendimento que passou por liquidação por falência e que foi pessoalmente responsável, quando tiverem se passado menos de três anos desde a conclusão da liquidação por falência;
- uma pessoa que atuou como representante legal de uma empresa ou empreendimento cuja licença comercial foi revogada ou que foi obrigada a encerrar as atividades por violação legal, e que foi pessoalmente responsável, quando tiverem se passado menos de três anos desde a revogação;
- uma pessoa com um valor relativamente elevado de dívida pessoal vencida e não paga;
- qualquer outra pessoa proibida por leis ou regulamentos administrativos.
Renúncia e substituição do representante legal
A Lei das Sociedades revisada introduziu um esclarecimento útil sobre renúncia. Se um diretor ou gerente que acumula a função de representante legal renunciar ao seu cargo de diretor ou gerente, considera-se que ele renuncia ao cargo de representante legal ao mesmo tempo.
Quando o representante legal renuncia, a empresa deve nomear um novo representante legal dentro de 30 dias a partir da data da renúncia.
Essa regra ajuda a evitar que um representante legal fique vinculado indefinidamente à empresa quando a empresa não nomeia um sucessor. No entanto, na prática, as empresas ainda devem planejar cuidadosamente para evitar uma lacuna de governança, interrupções bancárias, atrasos em registros ou disputas sobre carimbos e licenças da empresa.
Quais responsabilidades a empresa deve observar?
O representante legal tem autoridade estatutária para representar a empresa. De acordo com a Lei das Sociedades revisada, a empresa arca com as consequências legais das atividades civis conduzidas pelo representante legal em nome da empresa.
Isso significa que contratos, compromissos ou outros atos assinados ou praticados pelo representante legal podem vincular a empresa, mesmo que o representante legal exceda a autoridade interna, a menos que a contraparte não esteja agindo de boa-fé ou que se apliquem outros fundamentos legais.
A empresa pode impor restrições internas por meio dos estatutos sociais, resoluções do conselho, resoluções de acionistas/sócios, políticas internas de aprovação ou matrizes de autorização. No entanto, em geral, restrições à autoridade do representante legal não podem ser opostas a um terceiro de boa-fé.
Portanto, as empresas não devem depender apenas de políticas internas. Elas também devem manter controles práticos, incluindo:
- regras claras de autoridade de assinatura;
- controle duplo sobre carimbos da empresa e autorizações bancárias;
- limites de aprovação para contratos, garantias, empréstimos e transferências de ativos;
- atualizações imediatas a bancos, clientes, fornecedores e autoridades após a alteração do representante legal;
- registro tempestivo junto à autoridade de regulação do mercado.
Quais responsabilidades o representante legal deve observar?
Um representante legal pode enfrentar exposição civil, administrativa ou, em casos graves, criminal, dependendo dos fatos e das leis aplicáveis.
De acordo com a Lei das Sociedades revisada, quando o representante legal causar danos a terceiros no desempenho de suas funções, a empresa assume a responsabilidade civil. Após assumir a responsabilidade civil, a empresa pode exigir indenização do representante legal culpado, de acordo com a lei ou com os estatutos sociais da empresa.
O representante legal também pode enfrentar consequências administrativas se a empresa se envolver em operações ilegais, registro falso, não conclusão de registros estatutários, não conformidade fiscal, não conformidade trabalhista, violações aduaneiras, violações ambientais ou outras atividades reguladas.
Em casos graves, o representante legal pode estar sujeito a restrições, incluindo restrições para atuar como representante legal de outras entidades, restrições de viagem, restrições de crédito ou responsabilidade pessoal, dependendo da legislação aplicável e do contexto de fiscalização.
Portanto, empresas e candidatos devem evitar nomear um representante legal “ausente” apenas por conveniência. A pessoa deve compreender as operações da empresa, o perfil de risco e os arranjos internos de governança.
Como mitigar o risco ao nomear um novo representante legal
1. Revisar e atualizar os estatutos sociais
Os estatutos sociais devem ser revisados antes de alterar o representante legal. Eles devem estabelecer claramente:
o(s) cargo(s) elegível(is) a partir do(s) qual(is) o representante legal pode ser selecionado;
o método de nomeação e substituição;
o órgão aprovador e o quórum de votação;
a autoridade do representante legal e as obrigações de reporte;
como são administrados os carimbos da empresa, licenças, tokens bancários e certificados digitais;
requisitos internos de aprovação para matérias de alto risco.
Se os estatutos sociais não refletirem a Lei das Sociedades revisada ou a estrutura de governança pretendida pela empresa, eles devem ser alterados antes ou juntamente com a alteração do representante legal.
2. Adotar regras internas claras de aprovação
A empresa deve estabelecer uma matriz interna de autoridade que abranja contratos, pagamentos, empréstimos, garantias, litígios, questões trabalhistas, transferências de ativos e outras decisões relevantes.
Embora restrições internas possam não afastar os direitos de um terceiro de boa-fé, elas continuam sendo importantes para a governança interna, responsabilização de diretores e administração, seguros, arranjos de indenização e recuperação posterior.
3. Utilizar um instrumento escrito de nomeação ou de prestação de serviços
Quando apropriado, a empresa pode firmar uma carta de nomeação, contrato de trabalho ou contrato de prestação de serviços por escrito com o representante legal. O documento pode abranger:
deveres e autoridade;
obrigações de reporte;
obrigação de cumprir as políticas da empresa;
obrigações de confidencialidade e de conflito de interesses;
obrigação de cooperar com futuros procedimentos de renúncia ou substituição;
devolução de carimbos, licenças, dispositivos bancários e registros da empresa;
indenização e alocação de responsabilidade, sujeitas à legislação aplicável.
4. Considerar arranjos de indenização
Dada a potencial exposição enfrentada por um representante legal, pode-se considerar um arranjo de indenização. Isso pode ser incluído em um contrato de trabalho, contrato de prestação de serviços ou em um acordo de indenização separado.
No entanto, indenizações não eliminam todo o risco pessoal. Elas não podem isentar responsabilidade decorrente de fraude, conduta dolosa, negligência grave ou responsabilidades legais que não possam ser renunciadas nos termos da legislação da RPC. O escopo e a exequibilidade devem ser avaliados caso a caso.
5. Reforçar o controle sobre carimbos da empresa e acesso bancário
Na China, os carimbos da empresa continuam sendo altamente importantes na prática comercial e administrativa. Antes de alterar o representante legal, a empresa deve confirmar a localização e a custódia de:
carimbo da empresa;
carimbo financeiro;
carimbo de contrato;
carimbo do representante legal, se houver;
original e cópias da licença comercial;
documentos da conta bancária;
tokens e senhas de internet banking;
dispositivos de controle fiscal e certificados digitais;
acesso à licença comercial eletrônica;
contratos importantes e registros societários.
Se o representante legal que está saindo puder ser não cooperativo, a empresa deve adotar medidas preventivas antes de anunciar ou implementar a alteração.
Etapas práticas para alterar o representante legal
Embora a prática local possa variar, o processo típico envolve as seguintes etapas:
Etapa 1: Revisar os estatutos sociais
Confirme se o novo representante legal proposto é elegível de acordo com os estatutos sociais atuais. Caso contrário, altere os estatutos primeiro ou ao mesmo tempo.
Etapa 2: Verificar a elegibilidade do candidato
A empresa deve confirmar que o candidato proposto não está impedido de atuar como representante legal. Isso deve incluir verificações internas e, quando apropriado, confirmações do candidato.
Etapa 3: Aprovar a alteração internamente
O órgão societário competente deve aprovar a alteração de acordo com os estatutos sociais e a legislação aplicável. Isso pode exigir uma resolução de acionistas/sócios, resolução do conselho ou outra decisão por escrito, dependendo da estrutura da empresa.
Etapa 4: Preparar os documentos de registro
A empresa deve preparar os documentos de solicitação exigidos para a autoridade de regulação do mercado. Os documentos exatos podem variar conforme a localidade e o tipo de empresa.
Etapa 5: Protocolar o registro da alteração
A alteração do representante legal é uma alteração de informações registradas. A empresa deve solicitar o registro da alteração junto à autoridade competente de regulação do mercado dentro de 30 dias a partir da data da resolução, decisão ou evento estatutário de alteração relevante.
Quando a alteração afetar itens registrados na licença comercial, a autoridade de registro emitirá uma licença comercial atualizada após concluir o registro da alteração.
Etapa 6: Atualizar autoridades e contrapartes relacionadas
Após a conclusão do registro, a empresa deve atualizar as partes e sistemas relevantes, incluindo:
- bancos;
- sistemas da repartição fiscal;
- contas de alfândega, câmbio, seguro social e fundo habitacional, se aplicável;
- portais on-line de serviços governamentais;
- clientes, fornecedores e locadores, quando necessário;
- autoridades licenciadoras de setores regulados;
- sistemas internos de aprovação e modelos de documentos.
Etapa 7: Transição e controle de acesso
O representante legal que está saindo deve devolver toda a propriedade da empresa, carimbos, licenças, senhas, certificados digitais, tokens bancários e registros. A empresa deve alterar senhas, atualizar códigos de autorização e revisar imediatamente os mandatos bancários.
Consequências de não concluir o registro ou protocolo
Uma empresa que não concluir o registro de alteração exigido pode ser intimada a corrigir. Se se recusar a corrigir, poderá enfrentar penalidades administrativas. Em casos graves, a licença comercial pode ser revogada.
Uma empresa que apresente materiais falsos ou oculte fatos importantes no registro pode enfrentar penalidades mais severas, e o pessoal diretamente responsável também pode ser responsabilizado. De acordo com as medidas de implementação de registro societário de 2025, as autoridades de registro podem recusar ou revogar o registro ou protocolo quando houver evidências de que uma empresa está abusando do status independente da empresa ou da responsabilidade limitada dos acionistas/sócios ao alterar o representante legal, acionistas/sócios, capital registrado ou ao cancelar o registro da empresa, com o objetivo de transferir ativos de forma maliciosa, evadir dívidas ou evitar penalidades administrativas, quando interesses públicos possam ser prejudicados.
Conclusão
Alterar um representante legal na China é mais do que um protocolo procedimental. O representante legal tem autoridade estatutária para vincular a empresa em relações externas, e a empresa pode ser responsável por atividades civis conduzidas pelo representante legal em nome da empresa.
Antes de realizar a alteração, as empresas devem revisar seus estatutos sociais, confirmar a elegibilidade do candidato, aprovar a alteração adequadamente, concluir o registro dentro do prazo legal e administrar questões práticas de transição envolvendo carimbos, licenças, acesso bancário e credenciais digitais.
Uma transição bem planejada pode reduzir o risco de disputas, compromissos não autorizados, interrupções bancárias e não conformidade regulatória.