En China, los fapiaos, es decir, las facturas oficiales, desempeñan un papel central en las transacciones comerciales, la contabilidad, el cumplimiento fiscal y la gestión de reembolsos. A diferencia de las facturas comerciales ordinarias o los recibos utilizados en muchas otras jurisdicciones, los fapiaos son documentos fiscales regulados que se utilizan para acreditar la venta de bienes, la prestación de servicios y otras actividades comerciales.
Para los inversores extranjeros y las empresas de ultramar que operan en China, comprender el sistema fapiao es esencial. La emisión, recopilación, verificación o almacenamiento incorrectos de fapiaos pueden afectar la deducción de impuestos, el tratamiento contable, el reembolso y el cumplimiento general.
El sistema fapiao de China ha experimentado una importante transformación digital en los últimos años. Tras las Medidas Administrativas de la República Popular China sobre Facturas revisadas en 2023, las normas de aplicación modificadas en 2024 y la promoción a nivel nacional de las facturas electrónicas totalmente digitalizadas a partir del 1 de diciembre de 2024, se espera cada vez más que las empresas gestionen los fapiaos a través de plataformas digitales y cuentas fiscales digitales.
Panorama general: ¿Qué son los fapiaos?
Un fapiao es una factura oficial emitida y recibida en actividades comerciales como la compra y venta de bienes, la prestación o aceptación de servicios y otras transacciones comerciales. Cumple varias funciones importantes.
En primer lugar, los fapiaos actúan como prueba de las transacciones comerciales. Las personas suelen utilizar los fapiaos para respaldar el reembolso de gastos empresariales, mientras que las empresas los utilizan para registros contables, reconocimiento de costes y cumplimiento fiscal.
En segundo lugar, los fapiaos están estrechamente relacionados con la administración del impuesto sobre el valor añadido («IVA»). Ayudan a las autoridades fiscales chinas a supervisar las transacciones, verificar la declaración de impuestos y disuadir la evasión fiscal. Para las empresas, los fapiaos obtenidos correctamente suelen ser necesarios para respaldar la deducción del IVA soportado y el reconocimiento legítimo de gastos.
El marco actual de facturación de China abarca tanto las facturas en papel como las facturas electrónicas. Las facturas electrónicas tienen el mismo efecto legal que las facturas en papel, y China ha estado promoviendo activamente el uso de las facturas electrónicas.
¿Quién administra los fapiaos?
La Administración Estatal de Impuestos («STA») es responsable de la administración a nivel nacional de las facturas en China. Las autoridades fiscales provinciales administran los asuntos de facturación dentro de sus respectivas regiones de acuerdo con sus funciones.
La STA también determina o regula asuntos clave como los tipos de factura, formatos, reglas de codificación, estándares de datos, alcance de uso y acuerdos de servicio de facturación electrónica.
¿Quién puede emitir fapiaos?
Los fapiaos pueden ser emitidos generalmente por contribuyentes registrados en China. Para las empresas de ultramar, esto suele significar que debe establecerse una entidad legal en China continental, como una empresa con inversión extranjera, antes de que los fapiaos puedan emitirse a su propio nombre.
Los contribuyentes chinos se clasifican generalmente en dos categorías a efectos del IVA:
Pequeños contribuyentes
Los pequeños contribuyentes son generalmente empresas con ventas imponibles anuales por debajo del umbral prescrito por las normas del IVA de China. Están sujetos a un tratamiento simplificado del IVA y, en muchos casos, no pueden compensar el IVA soportado con el IVA repercutido de la misma manera que los contribuyentes generales. Su capacidad para emitir ciertos tipos de facturas de IVA también puede ser más limitada.
Contribuyentes en general
Los contribuyentes generales son empresas que superan el umbral de ventas relevante o se registran voluntariamente como contribuyentes generales. Generalmente están sujetos a las tasas de IVA estándar según la naturaleza de los bienes o servicios prestados. Los contribuyentes generales pueden compensar el IVA soportado elegible con el IVA repercutido, siempre que las facturas relevantes y la documentación de respaldo cumplan con los requisitos reglamentarios.
Principales tipos de fapiaos
Tradicionalmente, las empresas suelen referirse a dos tipos principales de fapiaos de IVA: fapiaos de IVA generales y fapiaos de IVA especiales.
IVA general fapiao
Un fapiao de IVA general se utiliza comúnmente como prueba de pago o transacción cuando no se requiere o no es aplicable un fapiao de IVA especial. A menudo se utiliza en transacciones que involucran a consumidores o donde la deducción del IVA soportado no es relevante.
IVA especial fapiao
Un fapiao de IVA especial se utiliza generalmente cuando el comprador tiene derecho a reclamar la deducción del IVA soportado. Contiene información fiscal más detallada y es un documento importante para fines de crédito de IVA.
Bajo el sistema de facturas en papel, los fapiaos de IVA especiales tradicionalmente incluían múltiples copias, como la copia de la factura, la copia de deducción y la copia contable. Con la expansión de las facturas electrónicas y las facturas electrónicas totalmente digitalizadas, la estructura y el manejo de las facturas se están volviendo cada vez más digitales y simplificados.
¿Qué son los fapiaos electrónicos digitalizados?
Un desarrollo importante en el sistema de facturación de China es la promoción a nivel nacional de las facturas electrónicas totalmente digitalizadas, comúnmente denominadas en chino “数电发票”.
A partir del 1 de diciembre de 2024, la STA promovió oficialmente la aplicación a nivel nacional de las facturas electrónicas digitalizadas. Una factura electrónica digitalizada es un tipo de factura electrónica según las normas de administración de facturas de China. Se caracteriza por:
- digitalización completa de los elementos de la factura;
- numeración de facturas unificada a nivel nacional;
- concesión inteligente de cuotas de emisión de facturas;
- flujo automático de información entre las autoridades fiscales y los contribuyentes a través de cuentas fiscales digitales; y
- el mismo efecto legal que las facturas en papel.
Las facturas electrónicas digitalizadas existen en formato digital y generalmente comprenden una única copia electrónica. Ya no se gestionan de la misma manera que las facturas tradicionales en papel con múltiples copias físicas.
Tipos de fapiaos electrónicos digitalizados
Los fapiaos electrónicos digitalizados pueden incluir varias categorías, como:
- factura electrónica, factura de IVA especial;
- factura electrónica, factura general;
- factura electrónica, billete electrónico de avión de itinerario;
- factura electrónica, billete electrónico de tren;
- factura electrónica para la venta de vehículos a motor;
- factura electrónica para la venta de vehículos usados; y
- facturas generadas para actividades comerciales específicas, como servicios de construcción, petróleo refinado, compras de productos desechados, transporte de mercancías, transacciones de bienes inmuebles, compras de productos agrícolas y otros escenarios designados.
El formato específico de la factura puede variar según el tipo de transacción y la etiqueta comercial aplicable.
¿Qué información se incluye en una factura electrónica digitalizada?
La información básica de una factura electrónica digitalizada generalmente incluye:
- nombre de la factura;
- número de factura;
- fecha de emisión;
- información del comprador;
- información del vendedor;
- nombre del artículo;
- especificación y modelo;
- unidad;
- cantidad;
- precio unitario;
- importe;
- tipo impositivo o tasa de gravamen;
- importe del impuesto;
- importe total;
- precio total e importe del impuesto;
- observaciones; y
- emisor de la factura.
Los números de factura electrónica digitalizada tienen 20 dígitos. Los dígitos reflejan información como el año natural, el código de región de la autoridad fiscal provincial, el canal de emisión y la numeración secuencial.
¿Cómo se emiten los fapiaos electrónicos digitalizados?
Las facturas electrónicas digitalizadas se emiten a través de la plataforma unificada de servicios de facturación electrónica de China. La plataforma proporciona servicios gratuitos de emisión y uso de facturas para los contribuyentes elegibles.
A diferencia del proceso anterior basado en papel, las facturas electrónicas digitalizadas reducen la dependencia de los formularios de factura físicos, los dispositivos de control fiscal y el manejo manual. Los contribuyentes pueden emitir, entregar, consultar, descargar, imprimir y verificar facturas electrónicas digitalizadas a través de los sistemas electrónicos pertinentes.
Sin embargo, la emisión de facturas electrónicas digitalizadas está sujeta a verificación de identidad, como la autenticación de persona real, de acuerdo con las normas de administración de facturas aplicables.
Cuotas de factura en el sistema digitalizado
Bajo el sistema de factura electrónica digitalizada, las autoridades fiscales otorgan a los contribuyentes una cuota total de factura a través de la plataforma de servicios de factura electrónica. Esta cuota representa el importe máximo de factura, excluido el IVA, que un contribuyente puede emitir dentro de un mes natural.
La cuota se determina y ajusta dinámicamente en función de factores como:
- el nivel de riesgo fiscal del contribuyente;
- calificación crediticia fiscal;
- operaciones comerciales reales; y
- otra información disponible para las autoridades fiscales.
Si las circunstancias comerciales reales de un contribuyente cambian y se necesita un ajuste de la cuota total de factura, el contribuyente puede solicitar el ajuste, sujeto a la confirmación de la autoridad fiscal competente.
¿Cómo se entregan los fapiaos electrónicos digitalizados?
Las facturas electrónicas digitalizadas emitidas pueden entregarse automáticamente a través de la plataforma de servicios de facturación electrónica. Los emisores de facturas también pueden entregarlas por correo electrónico, código QR, descarga, impresión u otros métodos permitidos.
Si una factura se entrega mediante descarga e impresión, la cara de la factura puede mostrar información como el número de descargas e impresiones.
¿Qué deben hacer los receptores de facturas?
Después de recibir una factura electrónica digitalizada, el receptor debe verificar y gestionar correctamente la factura a través de los sistemas fiscales pertinentes.
Cuando el receptor tenga la intención de utilizar la factura para la deducción del IVA soportado, fines del impuesto sobre el consumo de petróleo refinado, reembolso de impuestos a la exportación, procedimientos de agencia de reembolso de impuestos o fines relacionados, el receptor de la factura debe confirmar el uso de la factura a través de su cuenta fiscal digital.
Las entidades y personas también pueden utilizar sus cuentas fiscales digitales, la aplicación de impuestos sobre la renta individual, la plataforma de servicios de facturación electrónica o la plataforma nacional de verificación de facturas de IVA para consultar, descargar, imprimir, exportar y verificar facturas electrónicas digitalizadas.
Fapiaos de carta roja
Cuando ya se ha emitido una factura, pero se produce una devolución de ventas, un error de facturación, una suspensión del servicio, una bonificación por ventas o un ajuste similar, las partes pueden necesitar emitir una factura de carta roja.
Para las facturas electrónicas, se debe emitir una factura de carta roja de acuerdo con las normas aplicables. Bajo el sistema de factura electrónica digitalizada, si la factura original de carta azul no ha sido confirmada para su uso o asiento contable, el emisor de la factura puede generalmente iniciar el proceso de anulación de carta roja y emitir directamente la factura electrónica digitalizada de carta roja.
Si la factura ya ha sido confirmada para su uso o asiento contable, el emisor o el receptor pueden iniciar el proceso de anulación de carta roja, y la contraparte puede necesitar confirmar la información relevante de la factura de carta roja. Si la confirmación no se completa dentro del período prescrito, puede cancelarse automáticamente.
Las empresas deben prestar mucha atención a los procedimientos de las facturas de carta roja, particularmente cuando la factura original ya se ha utilizado para la deducción del IVA, el reembolso de impuestos a la exportación o fines contables.
Seguridad y cumplimiento de los datos de la factura
A medida que el sistema de facturación de China se vuelve cada vez más digital, la seguridad de los datos de la factura se ha convertido en un área importante de cumplimiento.
Las autoridades fiscales deben establecer sistemas de gestión de la seguridad de los datos de la factura. Las empresas y los particulares que manejan datos de facturas también deben cumplir con los requisitos pertinentes de la STA y asumir las obligaciones de protección de la seguridad de los datos. No deben almacenar datos de facturas más allá de las cantidades permitidas, hacer un uso indebido de los datos de facturas, vender ilegalmente datos de facturas o proporcionar ilegalmente datos de facturas a terceros.
Las empresas deben asegurarse de que sus equipos de contabilidad, finanzas, impuestos y TI tengan controles internos claros para la emisión, recepción, verificación, almacenamiento, derechos de acceso y retención de datos de las facturas.
Implicaciones prácticas para las empresas con inversión extranjera
Las empresas con inversión extranjera que operan en China deben prestar mucha atención a los siguientes puntos prácticos:
- La emisión de fapiaos está estrechamente vinculada al cumplimiento fiscal. Las facturas deben reflejar con precisión las transacciones comerciales reales y no deben emitirse antes de que ocurra la actividad comercial relevante.
- Las facturas electrónicas digitalizadas son ahora una parte fundamental del sistema de facturación de China. Las empresas deben asegurarse de estar familiarizadas con la plataforma de servicios de facturación electrónica y las funciones de la cuenta fiscal digital.
- Las cuotas de factura pueden afectar las operaciones comerciales. Las empresas con un volumen de ventas creciente deben monitorear su cuota de factura disponible y solicitar un ajuste cuando sea necesario.
- La deducción del IVA soportado depende de una gestión adecuada de las facturas. Los compradores deben verificar las facturas y confirmar el uso previsto a través de los sistemas fiscales pertinentes cuando sea necesario.
- Los procedimientos de las facturas de carta roja deben manejarse con cuidado. El tratamiento incorrecto de las devoluciones de ventas, los errores de facturación, los descuentos o las suspensiones de servicios puede generar riesgos fiscales y contables.
- Los datos de la factura deben protegerse. Las empresas deben adoptar políticas adecuadas para el acceso, almacenamiento, uso y retención de los datos de la factura.
¿Cómo puede ayudar CW?
A medida que el sistema continúa pasando de las facturas en papel a las facturas electrónicas totalmente digitalizadas, las empresas deben asegurarse de que sus procesos financieros, fiscales y de control interno sigan siendo conformes y eficientes.
CW puede ayudar con:
- asesoramiento sobre los requisitos de cumplimiento de fapiao y IVA;
- apoyo en la creación de empresas y asuntos de registro de contribuyentes;
- asistencia en la emisión de facturas y asuntos de cuotas de facturación;
- revisión de los procedimientos contables y de reembolso;
- asesoramiento sobre la implementación de facturas electrónicas digitalizadas;
- apoyo en la deducción del IVA y los procesos de verificación de facturas;
- asesoramiento sobre el manejo de facturas de carta roja; y
- ayudar a las empresas a fortalecer los controles internos sobre los datos de las facturas y el cumplimiento fiscal.
Con experiencia práctica apoyando a empresas con inversión extranjera en China, CW puede ayudar a las empresas a comprender y gestionar los requisitos relacionados con los fapiaos con confianza.
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