在中国，发票（即官方账单）在商业交易、会计核算、税务合规和报销管理中发挥着核心作用。与许多其他司法管辖区使用的普通商业发票或收据不同，发票是受监管的税务凭证，用于证明货物销售、劳务提供和其他经营活动。
对于在华经营的外国投资者和海外公司而言，了解发票制度至关重要。发票的开具、收取、查验或存储不当，可能会影响税前扣除、会计处理、报销以及整体合规性。
近年来，中国的发票制度经历了显著的数字化转型。继 2023 年修订《中华人民共和国发票管理办法》、2024 年修订其实施细则，以及自 2024 年 12 月 1 日起在全国范围内推广全数字化电子发票后，现在越来越多地要求企业通过数字化平台和税务数字账户来管理发票。
概述：什么是发票？
发票是在购销货物、提供或接受服务以及其他经营活动等商业活动中开具和收取的官方凭证。它具有多项重要功能。
首先，发票作为商业交易的证明。个人通常使用发票来支持业务支出报销，而公司则将其用于会计记录、成本确认和税务合规。
其次，发票与增值税（“VAT”）管理紧密相连。它们帮助中国税务机关监控交易、核实税务申报并遏制偷逃税行为。对于企业而言，合法取得的发票通常是支持进项税额抵扣和合法成本确认的必要条件。
中国目前的发票框架涵盖纸质发票和电子发票。电子发票与纸质发票具有同等法律效力，中国一直在积极推广电子发票的使用。
谁负责管理发票？
国家税务总局（“STA”）负责中国全国范围内的发票管理工作。省税务机关按照各自职责，负责本行政区域内的发票管理事项。
国家税务总局还确定或规范发票种类、格式、编码规则、数据标准、使用范围和电子发票服务安排等关键事项。
谁可以开具发票？
发票通常可由在华注册的纳税人开具。对于海外公司而言，这通常意味着必须先在华设立中国大陆法人实体（如外商投资企业），才能以自身名义开具发票。
就增值税而言，中国纳税人通常分为两类：
小规模纳税人
小规模纳税人通常是指年应税销售额低于中国增值税规则规定标准的业务。他们适用简易计税方法，在许多情况下，不能像一般纳税人那样将进项税额抵扣销项税额。他们开具某些类型增值税发票的能力也可能受到更多限制。
一般纳税人
一般纳税人是指销售额超过相关标准或自愿登记为一般纳税人的企业。根据所提供货物或服务的性质，他们通常适用标准增值税税率。只要相关发票和证明文件符合监管要求，一般纳税人可以用符合条件的进项税额抵扣销项税额。
发票的主要类型
传统上，企业通常提到两类主要的增值税发票：增值税普通发票和增值税专用发票。
增值税普通发票
增值税普通发票通常在不需要或不适用增值税专用发票的情况下，用作付款或交易证明。它常用于涉及消费者的交易，或不涉及进项税额抵扣的场合。
增值税专用发票
增值税专用发票通常用于购买方有权申请进项税额抵扣的情况。它包含更详细的税务信息，是增值税抵扣的重要凭证。
在纸质发票制度下，增值税专用发票传统上包括多个联次，如发票联、抵扣联和记账联。随着电子发票和全数字化电子发票的推广，发票的结构和处理正变得日益数字化和简化。
什么是全数字化电子发票？
中国发票制度的一项重大进展是在全国范围内推广全数字化电子发票，中文通常简称为“数电发票”。
自 2024 年 12 月 1 日起，国家税务总局正式推广数电发票的全国应用。数电发票是中国发票管理规则下的一种电子发票，其特点包括：
- 发票要素全数字化；
- 全国统一赋码；
- 智能授予开票限额；
- 通过税务数字账户实现税务机关与纳税人之间的信息自动流转；以及
- 与纸质发票具有同等法律效力。
数电发票以数字形式存在，通常由单一电子副本组成。它们不再像具有多个物理联次的传统纸质发票那样进行管理。
数电发票的类型
数电发票可能包括多个类别，例如：
- 电子发票（增值税专用发票）；
- 电子发票（普通发票）；
- 电子发票（航空运输电子客票行程单）；
- 电子发票（铁路电子客票）；
- 机动车销售统一发票（电子）；
- 二手车销售统一发票（电子）；以及
- 针对特定经营活动生成的发票，如建筑服务、成品油、报废产品收购、货运、不动产交易、农产品收购及其他指定场景。
具体的发票格式可能因交易类型和适用的业务标签而异。
数电发票包含哪些信息？
数电发票的基本信息通常包括：
- 发票名称；
- 发票号码；
- 开票日期；
- 购买方信息；
- 销售方信息；
- 项目名称；
- 规格型号；
- 单位；
- 数量；
- 单价；
- 金额；
- 税率或征收率；
- 税额；
- 合计金额；
- 价税合计；
- 备注；以及
- 开票人。
数电发票号码为 20 位。这些数字反映了日历年份、省级税务机关区域代码、开票渠道和顺序编号等信息。
数电发票如何开具？
数电发票通过中国统一的电子发票服务平台开具。该平台为符合条件的纳税人提供免费的发票开具和使用服务。
与旧的纸质流程不同，数电发票减少了对物理发票形式、税控设备和人工处理的依赖。纳税人可以通过相关电子系统进行数电发票的开具、交付、查询、下载、打印和查验。
然而，根据适用的发票管理规则，数电发票的开具需经过身份验证，如实人认证。
数字化系统下的发票额度
在数电发票制度下，税务机关通过电子发票服务平台授予纳税人总开票限额。该限额代表纳税人在一个日历月内可以开具的最高发票金额（不含增值税）。
该限额根据以下因素确定并动态调整：
- 纳税人的税收风险等级；
- 纳税信用级别；
- 实际经营情况；以及
- 税务机关掌握的其他信息。
如果纳税人的实际经营情况发生变化，需要调整总开票限额，纳税人可以申请调整，由主管税务机关确认。
数电发票如何交付？
开具的数电发票可通过电子发票服务平台自动交付。发票开具方也可通过电子邮件、二维码、下载、打印或其他允许的方式进行交付。
如果发票通过下载并打印方式交付，发票票面可能会显示下载和打印次数等信息。
发票接收方应该做什么？
收到数电发票后，接收方应通过相关税务系统妥善查验和管理发票。
如果接收方打算将发票用于增值税进项税额抵扣、成品油消费税用途、出口退税、代办退税或相关用途，发票接收方应通过其税务数字账户确认发票用途。
单位和个人也可以利用其税务数字账户、个人所得税 App、电子发票服务平台或全国增值税发票查验平台，对数电发票进行查询、下载、打印、导出和查验。
红字发票
如果发票已经开具，但发生了销货退回、开票有误、服务中止、销售折让或类似的调整，当事人可能需要开具红字发票。
对于电子发票，应按照适用规则开具红字发票。在数电发票制度下，如果原始蓝字发票尚未确认用途或入账，开票人通常可以直接发起红字冲销流程并开具红字数电发票。
如果发票已经确认用途或入账，开票方或接收方均可发起红字冲销流程，且对方可能需要确认相关的红字发票信息。如果未在规定期限内完成确认，该流程可能会自动撤销。
企业应密切关注红字发票程序，特别是当原始发票已用于增值税抵扣、出口退税或会计核算时。
发票数据安全与合规
随着中国发票制度日益数字化，发票数据安全已成为一个重要的合规领域。
税务机关被要求建立发票数据安全管理制度。处理发票数据的企业和个人也必须遵守国家税务总局的相关要求，并承担数据安全保护义务。不得超量存储发票数据，不得滥用、非法出售或非法向他人提供发票数据。
公司应确保其会计、财务、税务和 IT 团队在发票开具、接收、查验、存储、访问权限和数据保留方面拥有明确的内部控制。
对外商投资企业的实际影响
在华经营的外商投资企业应密切关注以下实际要点：
- 发票开具与税务合规紧密相连。 发票应准确反映真实的商业交易，不应在相关业务活动发生前开具。
- 数电发票现已成为中国发票制度的核心部分。 企业应确保熟悉电子发票服务平台和税务数字账户的功能。
- 发票限额可能会影响业务运营。 销售额增长的公司应监控其可用发票限额，并在必要时申请调整。
- 增值税进项税额抵扣取决于妥善的发票管理。 购买方应查验发票，并在需要时通过相关税务系统确认预期用途。
- 红字发票程序应谨慎处理。 对销货退回、发票错误、折扣或服务中止的处理不当，可能会产生税务和会计风险。
- 发票数据应受到保护。 企业应针对发票数据的访问、存储、使用和保留采取适当的政策。
华德如何提供帮助
随着制度持续从纸质发票转向全数字化电子发票，公司需要确保其财务、税务和内部控制流程保持合规且高效。
华德可以协助：
- 就发票和增值税合规要求提供建议；
- 支持公司设立和纳税人登记事项；
- 协助处理发票开具和发票限额事项；
- 审查会计和报销程序；
- 就数电发票的实施提供建议；
- 支持增值税抵扣和发票查验流程；
- 就红字发票处理提供建议；以及
- 帮助企业加强对发票数据和税务合规的内部控制。
凭借支持在华外商投资企业的实践经验，华德可以帮助企业充满信心地理解和管理发票相关要求。
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