Na China, os fapiaos, que significam notas fiscais oficiais, desempenham um papel central nas transações comerciais, na contabilidade, na conformidade fiscal e na gestão de reembolsos. Ao contrário das notas fiscais comerciais comuns ou recibos usados em muitas outras jurisdições, os fapiaos são documentos fiscais regulamentados usados para comprovar a venda de mercadorias, a prestação de serviços e outras atividades comerciais.
Para investidores estrangeiros e empresas estrangeiras que operam na China, compreender o sistema de fapiao é essencial. A emissão, coleta, verificação ou armazenamento incorretos de fapiaos pode afetar a dedução fiscal, o tratamento contábil, o reembolso e a conformidade geral.
O sistema de fapiao da China passou por uma transformação digital significativa nos últimos anos. Após a revisão das Medidas Administrativas da República Popular da China sobre Notas Fiscais em 2023, as regras de implementação alteradas em 2024 e a promoção nacional de notas fiscais eletrônicas totalmente digitalizadas a partir de 1º de dezembro de 2024, as empresas agora são cada vez mais obrigadas a gerenciar fapiaos por meio de plataformas digitais e contas fiscais digitais.
Visão geral: O que são fapiaos?
Um fapiao é uma nota fiscal oficial emitida e recebida em atividades comerciais, como a compra e venda de mercadorias, a prestação ou aceitação de serviços e outras transações comerciais. Ele desempenha várias funções importantes.
Em primeiro lugar, os fapiaos funcionam como comprovante de transações comerciais. Os indivíduos geralmente usam fapiaos para apoiar o reembolso de despesas comerciais, enquanto as empresas os usam para registros contábeis, reconhecimento de custos e conformidade fiscal.
Em segundo lugar, os fapiaos estão intimamente ligados à administração do imposto sobre o valor acrescentado (“IVA”). Eles ajudam as autoridades fiscais chinesas a monitorar transações, verificar relatórios fiscais e impedir a evasão fiscal. Para as empresas, os fapiaos obtidos adequadamente são frequentemente necessários para apoiar a dedução do IVA sobre insumos e o reconhecimento legítimo de despesas.
A estrutura atual de notas fiscais da China abrange tanto notas fiscais em papel quanto notas fiscais eletrônicas. As notas fiscais eletrônicas têm o mesmo efeito legal que as notas fiscais em papel, e a China tem promovido ativamente o uso de notas fiscais eletrônicas.
Quem administra os fapiaos?
A Administração Tributária do Estado (“STA”) é responsável pela administração nacional de notas fiscais na China. As autoridades fiscais provinciais administram questões relacionadas a notas fiscais dentro de suas respectivas regiões de acordo com suas atribuições.
A STA também determina ou regula questões-chave, como tipos de notas fiscais, formatos, regras de codificação, padrões de dados, âmbito de uso e acordos de serviços de notas fiscais eletrônicas.
Quem pode emitir fapiaos?
Os fapiaos geralmente podem ser emitidos por contribuintes registrados na China. Para empresas estrangeiras, isso normalmente significa que uma entidade jurídica da China continental, como uma empresa com investimento estrangeiro, deve ser estabelecida antes que os fapiaos possam ser emitidos em seu próprio nome.
Os contribuintes chineses são geralmente classificados em duas categorias para fins de IVA:
Contribuintes de pequena escala
Os contribuintes de pequena escala são geralmente empresas com vendas tributáveis anuais abaixo do limite prescrito pelas regras de IVA da China. Eles estão sujeitos a tratamento simplificado de IVA e, em muitos casos, não podem creditar o IVA sobre insumos contra o IVA sobre produtos da mesma forma que os contribuintes gerais. Sua capacidade de emitir certos tipos de notas fiscais de IVA também pode ser mais limitada.
Contribuintes em geral
Os contribuintes gerais são empresas que excedem o limite de vendas relevante ou se registram voluntariamente como contribuintes gerais. Eles geralmente estão sujeitos a alíquotas padrão de IVA, dependendo da natureza dos bens ou serviços fornecidos. Os contribuintes gerais podem creditar o IVA sobre insumos elegíveis contra o IVA sobre produtos, desde que as notas fiscais relevantes e a documentação de apoio atendam aos requisitos regulamentares.
Principais tipos de fapiaos
Tradicionalmente, as empresas costumam se referir a dois tipos principais de fapiaos de IVA: fapiaos gerais de IVA e fapiaos especiais de IVA.
Fapiao geral do IVA
Um fapiao geral de IVA é comumente usado como comprovante de pagamento ou transação quando um fapiao especial de IVA não é necessário ou não é aplicável. É frequentemente usado em transações envolvendo consumidores ou quando a dedução do IVA sobre insumos não é relevante.
Fapiao especial de IVA
Um fapiao especial de IVA é geralmente usado quando o comprador tem direito a reivindicar a dedução do IVA sobre insumos. Ele contém informações fiscais mais detalhadas e é um documento importante para fins de crédito de IVA.
No sistema de notas fiscais em papel, os fapiaos especiais de IVA tradicionalmente incluíam várias cópias, como a cópia da nota fiscal, a cópia de dedução e a cópia contábil. Com a expansão das notas fiscais eletrônicas e totalmente digitalizadas, a estrutura e o manuseio das notas fiscais estão se tornando cada vez mais digitais e simplificados.
O que são fapiaos eletrônicos digitalizados?
Um grande desenvolvimento no sistema de notas fiscais da China é a promoção nacional de notas fiscais eletrônicas totalmente digitalizadas, comumente referidas em chinês como “数电发票”.
A partir de 1º de dezembro de 2024, a STA promoveu oficialmente a aplicação nacional de notas fiscais eletrônicas digitalizadas. Uma nota fiscal eletrônica digitalizada é um tipo de nota fiscal eletrônica sob as regras de administração de notas fiscais da China. Ela é caracterizada por:
- digitalização completa dos elementos da nota fiscal;
- numeração unificada de notas fiscais em todo o país;
- concessão inteligente de cotas de emissão de notas fiscais;
- fluxo automático de informações entre as autoridades fiscais e os contribuintes por meio de contas fiscais digitais; e
- o mesmo efeito legal que as notas fiscais em papel.
As notas fiscais eletrônicas digitalizadas existem em formato digital e geralmente compreendem uma única cópia eletrônica. Elas não são mais gerenciadas da mesma forma que as notas fiscais em papel tradicionais com várias cópias físicas.
Tipos de notas fiscais eletrônicas digitalizadas
As notas fiscais eletrônicas digitalizadas podem incluir várias categorias, tais como:
- nota fiscal eletrônica, nota fiscal especial de IVA;
- nota fiscal eletrônica, nota fiscal geral;
- nota fiscal eletrônica, bilhete eletrônico de itinerário aéreo;
- nota fiscal eletrônica, bilhete eletrônico ferroviário;
- nota fiscal eletrônica para venda de veículos automotores;
- nota fiscal eletrônica para venda de veículos usados; e
- notas fiscais geradas para atividades comerciais específicas, como serviços de construção, óleo refinado, compras de produtos descartados, transporte de carga, transações de bens imóveis, compras de produtos agrícolas e outros cenários designados.
O formato específico da nota fiscal pode variar dependendo do tipo de transação e da etiqueta comercial aplicável.
Quais informações estão incluídas em uma nota fiscal eletrônica digitalizada?
As informações básicas em uma nota fiscal eletrônica digitalizada geralmente incluem:
- nome da nota fiscal;
- número da nota fiscal;
- data de emissão;
- informações do comprador;
- informações do vendedor;
- nome do item;
- especificação e modelo;
- unidade;
- quantidade;
- preço unitário;
- valor;
- alíquota de imposto ou taxa de cobrança;
- valor do imposto;
- valor total;
- preço total e valor do imposto;
- observações; e
- emissor da nota fiscal.
Os números das notas fiscais eletrônicas digitalizadas têm 20 dígitos. Os dígitos refletem informações como o ano civil, o código da região da autoridade fiscal provincial, o canal de emissão e a numeração sequencial.
Como são emitidos os fapiaos eletrônicos digitalizados?
As notas fiscais eletrônicas digitalizadas são emitidas por meio da plataforma unificada de serviços de notas fiscais eletrônicas da China. A plataforma fornece serviços gratuitos de emissão e uso de notas fiscais para contribuintes elegíveis.
Ao contrário do processo antigo baseado em papel, as notas fiscais eletrônicas digitalizadas reduzem a dependência de formulários de notas fiscais físicas, dispositivos de controle fiscal e manuseio manual. Os contribuintes podem emitir, entregar, consultar, baixar, imprimir e verificar notas fiscais eletrônicas digitalizadas por meio dos sistemas eletrônicos relevantes.
No entanto, a emissão de notas fiscais eletrônicas digitalizadas está sujeita a verificação de identidade, como autenticação de pessoa real, de acordo com as regras de administração de notas fiscais aplicáveis.
Cotas de notas fiscais no sistema digitalizado
No sistema de notas fiscais eletrônicas digitalizadas, as autoridades fiscais concedem aos contribuintes uma cota total de notas fiscais por meio da plataforma de serviços de notas fiscais eletrônicas. Essa cota representa o valor máximo da nota fiscal, excluindo o IVA, que um contribuinte pode emitir dentro de um mês civil.
A cota é determinada e ajustada dinamicamente com base em fatores como:
- o nível de risco fiscal do contribuinte;
- classificação de crédito fiscal;
- operações comerciais reais; e
- outras informações disponíveis para as autoridades fiscais.
Se as circunstâncias comerciais reais de um contribuinte mudarem e for necessário um ajuste na cota total de notas fiscais, o contribuinte pode solicitar o ajuste, sujeito à confirmação pela autoridade fiscal competente.
Como são entregues os fapiaos eletrônicos digitalizados?
As notas fiscais eletrônicas digitalizadas emitidas podem ser entregues automaticamente por meio da plataforma de serviços de notas fiscais eletrônicas. Os emissores de notas fiscais também podem entregá-las por e-mail, código QR, download, impressão ou outros métodos permitidos.
Se uma nota fiscal for entregue por download e impressão, a face da nota fiscal pode exibir informações como o número de downloads e impressões.
O que os destinatários de notas fiscais devem fazer?
Após receber uma nota fiscal eletrônica digitalizada, o destinatário deve verificar e gerenciar adequadamente a nota fiscal por meio dos sistemas fiscais relevantes.
Quando o destinatário pretender usar a nota fiscal para dedução do IVA sobre insumos, fins de imposto sobre consumo de óleo refinado, reembolso de imposto de exportação, procedimentos de agência de reembolso de impostos ou fins relacionados, o destinatário da nota fiscal deve confirmar o uso da nota fiscal por meio de sua conta fiscal digital.
Entidades e indivíduos também podem usar suas contas fiscais digitais, aplicativo de imposto de renda individual, plataforma de serviços de notas fiscais eletrônicas ou a plataforma nacional de verificação de notas fiscais de IVA para consultar, baixar, imprimir, exportar e verificar notas fiscais eletrônicas digitalizadas.
Fapiaos de letra vermelha
Quando uma nota fiscal já foi emitida, mas ocorre uma devolução de vendas, erro de faturamento, suspensão de serviço, desconto de vendas ou ajuste semelhante, as partes podem precisar emitir uma nota fiscal de letra vermelha.
Para notas fiscais eletrônicas, uma nota fiscal de letra vermelha deve ser emitida de acordo com as regras aplicáveis. No sistema de notas fiscais eletrônicas digitalizadas, se a nota fiscal original de letra azul não tiver sido confirmada para uso ou lançamento contábil, o emissor da nota fiscal geralmente pode iniciar o processo de cancelamento de letra vermelha e emitir a nota fiscal eletrônica digitalizada de letra vermelha diretamente.
Se a nota fiscal já tiver sido confirmada para uso ou lançamento contábil, o emissor ou o destinatário pode iniciar o processo de cancelamento de letra vermelha, e a contraparte pode precisar confirmar as informações relevantes da nota fiscal de letra vermelha. Se a confirmação não for concluída dentro do prazo prescrito, ela pode ser automaticamente cancelada.
As empresas devem prestar muita atenção aos procedimentos de notas fiscais de letra vermelha, particularmente quando a nota fiscal original já foi usada para dedução de IVA, reembolso de imposto de exportação ou fins contábeis.
Segurança de dados de notas fiscais e conformidade
À medida que o sistema de notas fiscais da China se torna cada vez mais digital, a segurança dos dados de notas fiscais tornou-se uma área importante de conformidade.
As autoridades fiscais são obrigadas a estabelecer sistemas de gestão de segurança de dados de notas fiscais. As empresas e indivíduos que lidam com dados de notas fiscais também devem cumprir os requisitos relevantes da STA e assumir obrigações de proteção de segurança de dados. Eles não devem armazenar dados de notas fiscais além das quantidades permitidas, usar indevidamente dados de notas fiscais, vender ilegalmente dados de notas fiscais ou fornecer ilegalmente dados de notas fiscais a terceiros.
As empresas devem garantir que suas equipes de contabilidade, finanças, impostos e TI tenham controles internos claros para emissão, recebimento, verificação, armazenamento, direitos de acesso e retenção de dados de notas fiscais.
Implicações práticas para empresas com investimento estrangeiro
As empresas com investimento estrangeiro que operam na China devem prestar muita atenção aos seguintes pontos práticos:
- A emissão de fapiao está intimamente ligada à conformidade fiscal. As notas fiscais devem refletir com precisão transações comerciais reais e não devem ser emitidas antes que a atividade comercial relevante ocorra.
- As notas fiscais eletrônicas digitalizadas agora são uma parte central do sistema de notas fiscais da China. As empresas devem garantir que estejam familiarizadas com a plataforma de serviços de notas fiscais eletrônicas e as funções da conta fiscal digital.
- As cotas de notas fiscais podem afetar as operações comerciais. As empresas com volume de vendas crescente devem monitorar sua cota de notas fiscais disponível e solicitar ajuste quando necessário.
- A dedução do IVA sobre insumos depende da gestão adequada de notas fiscais. Os compradores devem verificar as notas fiscais e confirmar o uso pretendido por meio dos sistemas fiscais relevantes, quando necessário.
- Os procedimentos de notas fiscais de letra vermelha devem ser tratados com cuidado. O tratamento incorreto de devoluções de vendas, erros de notas fiscais, descontos ou suspensões de serviços pode criar riscos fiscais e contábeis.
- Os dados de notas fiscais devem ser protegidos. As empresas devem adotar políticas apropriadas para acesso, armazenamento, uso e retenção de dados de notas fiscais.
Como a CW pode ajudar
À medida que o sistema continua a mudar de notas fiscais em papel para notas fiscais eletrônicas totalmente digitalizadas, as empresas precisam garantir que seus processos de finanças, impostos e controle interno permaneçam conformes e eficientes.
A CW pode auxiliar com:
- assessoria sobre requisitos de conformidade de fapiao e IVA;
- apoio em questões de configuração de empresa e registro de contribuintes;
- assistência com emissão de notas fiscais e questões de cota de notas fiscais;
- revisão de procedimentos contábeis e de reembolso;
- assessoria sobre implementação de notas fiscais eletrônicas digitalizadas;
- apoio em processos de dedução de IVA e verificação de notas fiscais;
- assessoria sobre manuseio de notas fiscais de letra vermelha; e
- ajuda às empresas a fortalecer os controles internos sobre dados de notas fiscais e conformidade fiscal.
Com experiência prática no apoio a empresas com investimento estrangeiro na China, a CW pode ajudar as empresas a compreender e gerenciar os requisitos relacionados a fapiao com confiança.
Entre em contato conosco para saber como podemos auxiliar sua empresa na China.