Tras establecer una empresa en la China continental, la sociedad debe completar varios trámites fiscales iniciales antes de pasar al cumplimiento tributario rutinario. Uno de ellos es la Presentación de sistemas financieros y contables y software de contabilidad, conocida en chino como 财务会计制度及核算软件备案报告.
La presentación se gestiona normalmente durante el proceso inicial de registro fiscal de la empresa. En la práctica, un contable externo o el equipo financiero interno de la empresa suele prepararla y enviarla a través de la Oficina Electrónica de Impuestos local.
Para una empresa sencilla, se trata generalmente de un trámite rutinario. Sin embargo, la información comunicada describe cómo mantendrá la empresa sus registros contables obligatorios en China. Por lo tanto, algunas entradas dependen de decisiones sobre normas contables, amortización, costes de inventario, software de contabilidad y la relación entre la función financiera en China y la sede central en el extranjero.
La sede central no suele necesitar gestionar la presentación por sí misma, pero debe comprender y confirmar las decisiones contables y de sistemas que la sustentan.
¿Qué es la presentación de sistemas financieros y contables y software de contabilidad?
Las empresas dedicadas a actividades productivas o comerciales deben informar de sus sistemas financieros y contables, métodos de tratamiento contable y software de contabilidad a su autoridad fiscal competente.
La presentación suele cubrir:
- las normas financieras y contables aplicadas por la empresa;
- el método de amortización de consumibles de bajo valor;
- el método de amortización de los activos fijos;
- el método de valoración de inventarios o de contabilidad de costes;
- el nombre y la versión del software de contabilidad; y
- los estados financieros preparados por la empresa.
La presentación es un requisito de información más que una solicitud para que la autoridad fiscal apruebe las políticas contables o el software de la empresa. La empresa sigue siendo responsable de la veracidad, legalidad y coherencia de la información presentada.
¿Cuándo debe completarse la presentación?
La presentación forma parte de un conjunto más amplio de obligaciones de teneduría de libros y cumplimiento fiscal que surgen poco después de la constitución.
En virtud del artículo 22 de las Normas de Aplicación de la Ley de Administración y Recaudación de Impuestos de la RPC («Normas de Aplicación»), un contribuyente dedicado a actividades productivas o comerciales debe establecer libros de contabilidad en un plazo de 15 días tras recibir su licencia comercial o quedar sujeto a impuestos. Estos libros incluyen el libro mayor, los libros auxiliares, los diarios y otros libros de apoyo.
El artículo 24 exige además que el contribuyente presente su sistema financiero y contable o sus métodos de tratamiento contable ante su autoridad fiscal competente en un plazo de 15 días tras obtener su documentación de registro fiscal. Si la empresa utiliza contabilidad informatizada, la información sobre su software de contabilidad, las instrucciones de uso y los materiales relacionados deben presentarse antes de utilizar el sistema.
El sistema integrado de registro de empresas de China significa que una empresa de nueva creación utiliza generalmente su código de crédito social unificado a efectos fiscales en lugar de obtener un certificado de registro fiscal independiente en la forma tradicional. En la práctica, la presentación se aborda normalmente durante la confirmación de la información fiscal posterior a la constitución de la empresa y el trabajo inicial de registro fiscal.
La interfaz electrónica de presentación precisa, los documentos de apoyo y el procedimiento administrativo pueden diferir entre las autoridades fiscales locales. El contable de la empresa debe confirmar el plazo y el proceso de presentación con la autoridad fiscal competente donde esté registrada la empresa.
¿Quién suele encargarse de la presentación?
La presentación suele ser gestionada por:
- un proveedor de servicios contables externo;
- una agencia externa de teneduría de libros; o
- el contable interno de la empresa.
Normalmente no se espera que la sede central cumplimente el formulario ni se comunique directamente con la autoridad fiscal. El contable local debe estar familiarizado con la interfaz de presentación y la información que espera la autoridad fiscal competente.
No obstante, no debe dejarse que el contable tome decisiones a nivel de grupo sin confirmación. Es posible que la sede central deba proporcionar información sobre el modelo de negocio previsto, el sistema contable, los requisitos de información del grupo y los controles internos.
Un enfoque sensato es que el contable local recomiende las entradas adecuadas, mientras que la dirección en China y la sede central confirman los hechos subyacentes y los acuerdos de información.
¿Qué información se comunica?
Sistema financiero y contable aplicable
La empresa identifica el sistema contable o las normas utilizadas para sus cuentas anuales obligatorias en China.
Dependiendo de la naturaleza y elegibilidad de la empresa, esto puede incluir:
- las Normas Contables para Empresas Comerciales;
- las Normas Contables para Pequeñas Empresas; o
- otro sistema contable aplicable a la empresa.
Esta entrada se refiere a las cuentas anuales locales de la empresa. No debe seleccionarse simplemente copiando el marco contable utilizado por la matriz en el extranjero.
Por ejemplo, el grupo puede preparar estados financieros consolidados bajo las NIIF, los US GAAP u otro marco de información extranjero. La filial en China debe seguir manteniendo registros contables que cumplan con los requisitos contables aplicables en la China continental.
Cuando los marcos local y del grupo difieran, la empresa puede necesitar:
- un paquete de informes de grupo independiente;
- un mapeo entre los planes de cuentas local y del grupo;
- ajustes de consolidación; o
- conciliaciones entre las cifras de los informes obligatorios y los del grupo.
La empresa debe seleccionar un sistema contable que refleje su estatus legal, escala, actividades y requisitos regulatorios aplicables. El contable local debe explicar la selección recomendada y su efecto en la información financiera.
Método de amortización de consumibles de bajo valor
La presentación puede preguntar cómo contabiliza la empresa los consumibles de bajo valor. El formulario de presentación prescrito se refiere a métodos como:
- amortización inmediata;
- amortización por etapas; y
- el método de amortización 50/50.
La relevancia práctica depende de las actividades de la empresa. Una pequeña empresa de consultoría puede tener pocos elementos en esta categoría, mientras que un fabricante, minorista o laboratorio puede necesitar una política más detallada.
La política debe distinguir los consumibles de bajo valor de los activos fijos, el inventario y los gastos operativos ordinarios. El método comunicado también debe aplicarse de forma coherente en los registros contables de la empresa.
Método de amortización
La empresa informa sobre cómo amortizará sus activos fijos. El método lineal es el más utilizado, pero el método seleccionado debe reflejar los requisitos contables aplicables y el consumo previsto de los beneficios económicos de los activos.
La decisión puede afectar a:
- el calendario de gastos en las cuentas anuales;
- el registro de activos fijos;
- la configuración del sistema contable;
- la conciliación entre la amortización contable y la fiscal;
- los ajustes de los informes del grupo; y
- los cálculos del impuesto diferido, cuando proceda.
El método de amortización comunicado en la presentación no determina por sí mismo si el gasto resultante es deducible a efectos del impuesto sobre sociedades. El tratamiento contable y el tratamiento fiscal pueden diferir, y es posible que la empresa deba realizar ajustes fiscales al preparar sus declaraciones del impuesto sobre sociedades.
Método de contabilidad de costes
La empresa describe cómo valorará las existencias o calculará el coste de los productos acabados y semiacabados.
Para una empresa comercial, esto puede referirse al método utilizado para asignar costes a las existencias. Para un fabricante, la política puede tener que abordar:
- materiales directos y mano de obra directa;
- asignación de gastos generales de producción;
- trabajos en curso;
- costes estándar o reales;
- tratamiento de los costes de producción anormales; y
- conciliación entre los registros operativos y financieros.
Una empresa de servicios sin inventario material ni actividad de producción tendrá generalmente un sistema de contabilidad de costes más sencillo.
El método comunicado debe reflejar el modelo de negocio real de la empresa. Una selección genérica realizada al principio puede resultar inadecuada si la empresa empieza más tarde a fabricar, a mantener existencias sustanciales o a realizar trabajos por proyectos.
Software de contabilidad
Cuando la empresa utiliza contabilidad informatizada, comunica el nombre y la versión de su software de contabilidad.
El artículo 24 de las Normas de Aplicación exige que la información sobre el software y los materiales relacionados se presente antes de que se utilice el software. También exige que el sistema de contabilidad informatizado de la empresa cumpla las normas pertinentes y contabilice de forma correcta y completa los ingresos de la empresa.
El sistema puede ser:
- un paquete contable chino local;
- el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) del grupo;
- la plataforma de contabilidad de un contable externo; o
- una combinación de sistemas locales y del grupo.
Para la sede central, la decisión sobre el software puede ser más significativa que la propia presentación. La empresa debe considerar si el sistema propuesto puede soportar:
- registros contables en lengua china;
- el plan de cuentas oficial aplicable;
- la información fiscal y financiera local;
- la factura del IVA y las conciliaciones a nivel de transacción;
- registros de activos fijos e inventarios;
- conservación y recuperación de registros contables;
- mapeos de consolidación e informes de grupo; y
- controles adecuados de acceso al sistema y de aprobación.
Un ERP de grupo puede dar soporte a los informes de gestión y consolidación, pero puede requerir una localización o configuración adicional para la contabilidad obligatoria en China. Por ello, algunas empresas mantienen sus libros oficiales en un sistema contable local y transfieren o mapean los saldos resultantes al sistema de información del grupo.
Esta disposición puede funcionar, siempre que la empresa concilie regularmente los sistemas y controle los ajustes manuales.
Estados financieros
La presentación identifica los estados financieros que la empresa espera preparar. Estos pueden incluir:
- balance de situación;
- cuenta de resultados;
- estado de flujos de efectivo; y
- anexos de apoyo pertinentes.
Los formatos y requisitos de información aplicables dependerán del sistema financiero y contable seleccionado.
La selección debe hacerse con cuidado porque el sistema contable registrado ante la autoridad fiscal puede afectar a la forma en que la empresa presente posteriormente sus estados financieros a través del sistema fiscal local.
Requisitos de idioma y conservación de registros
Según el artículo 27 de las Normas de Aplicación, los libros de contabilidad, los justificantes contables y los estados financieros deben prepararse en chino.
Una empresa con inversión extranjera o una empresa extranjera puede utilizar un idioma extranjero además del chino, pero el idioma extranjero no sustituye a los registros en chino.
Por lo tanto, la sede central puede solicitar un paquete de informes en inglés o bilingüe para uso interno, mientras que la empresa en China mantiene sus registros contables oficiales en chino.
Este requisito debe tenerse en cuenta al seleccionar el software de contabilidad. Un sistema diseñado exclusivamente para un grupo extranjero puede no ser adecuado para la contabilidad obligatoria en China a menos que pueda producir los registros e informes necesarios en lengua china.
El artículo 29 de las Normas de Aplicación establece un periodo general de conservación de diez años para los libros de contabilidad, justificantes, estados, documentos de pago de impuestos, facturas, documentos de exportación y otros materiales relacionados con los impuestos, a menos que otra ley o reglamento administrativo disponga lo contrario.
Para los registros contables básicos, las Medidas para la Administración de Archivos Contables, más específicas, imponen periodos mínimos más largos. Los periodos aplicables incluyen:
| Registro contable | Periodo mínimo de conservación |
|---|---|
| Justificantes originales y justificantes contables | 30 años |
| Libros mayores, libros auxiliares, diarios y otros libros contables principales | 30 años |
| Informes financieros mensuales, trimestrales y semestrales | 10 años |
| Informes financieros anuales | Permanente |
| Extractos bancarios y estados de conciliación bancaria | 10 años |
| Declaraciones de impuestos | 10 años |
El periodo de conservación comienza generalmente el primer día siguiente al cierre del ejercicio contable correspondiente. Se trata de periodos mínimos y no de fechas de destrucción automática.
Es posible que los registros relacionados con deudas no liquidadas, asuntos pendientes u otras obligaciones continuas deban conservarse más allá del periodo prescrito. Los registros solo deben destruirse una vez completados los procedimientos de evaluación y aprobación requeridos.
Por lo tanto, la empresa debe aplicar el periodo de conservación prescrito para cada categoría de archivo contable en lugar de adoptar diez años como política general de conservación.
Los registros electrónicos requieren controles adecuados
Las Medidas para la Administración de Archivos Contables («Medidas») reconocen los archivos contables electrónicos, sujetos a condiciones específicas.
Entre otros requisitos, los sistemas pertinentes deben ser capaces de recibir, leer y exportar información contable completa. La empresa también debe establecer controles para:
- preservar la exactitud e integridad de los registros;
- evitar alteraciones no autorizadas;
- mantener las conexiones entre los registros contables relacionados;
- establecer sistemas de copia de seguridad eficaces;
- proteger los registros contra accidentes e interferencias humanas; y
- garantizar que los registros electrónicos sigan siendo accesibles durante todo el periodo de conservación aplicable.
Por lo tanto, la decisión sobre el software debe tener en cuenta el periodo de conservación completo de cada registro, incluida la conservación permanente cuando sea necesaria. Esto es especialmente relevante cuando:
- se cambia de contable externo;
- se sustituye el software de contabilidad;
- se migran datos a un ERP de grupo;
- se reestructura la empresa en China; o
- se cierra y se da de baja la empresa.
Si un contable externo mantiene los registros de la empresa, esta no debe asumir que el proveedor de servicios conservará automáticamente todos los registros durante el periodo legal completo.
El artículo 26 de las Medidas exige que una empresa que utilice una agencia de contabilidad externa aborde los requisitos y responsabilidades de gestión de archivos contables en su contrato de prestación de servicios por escrito. El acuerdo debe aclarar las responsabilidades de propiedad, acceso, almacenamiento, copia de seguridad, transferencia y conservación.
¿Por qué debe participar la sede central?
El contable externo o el equipo financiero local pueden completar normalmente la presentación con una aportación administrativa limitada. No obstante, la sede central debe confirmar las decisiones que afectan a los informes del grupo y al entorno de control.
Deben distinguirse los informes obligatorios locales de los del grupo
Los libros oficiales de la empresa en China sirven para fines contables, fiscales, de auditoría y regulatorios locales. Es posible que no sigan exactamente las mismas reglas de reconocimiento, clasificación o presentación que las cuentas del grupo.
La sede central debe decidir cómo se gestionarán las diferencias. Los enfoques habituales incluyen:
- mantener las cuentas anuales locales y preparar un paquete de informes de grupo independiente;
- configurar el ERP del grupo para que admita tanto los requisitos de información locales como los del grupo; o
- mantener los libros locales en un sistema contable de China y mapearlos al plan de cuentas del grupo.
El enfoque seleccionado debe permitir al grupo conciliar las cifras obligatorias locales con las cifras de consolidación sin perder el historial de transacciones subyacente.
Las políticas contables deben reflejar el negocio previsto
Una empresa de nueva creación puede tener inicialmente pocas transacciones, empleados o activos. Sus operaciones pueden ampliarse posteriormente para incluir inventario, fabricación, importación y exportación, servicios interempresariales, investigación y desarrollo o ventas nacionales.
Las políticas contables iniciales deben reflejar el modelo operativo razonablemente previsto de la empresa. Si el negocio cambia sustancialmente, la empresa debe revisar sus políticas contables, la configuración del software y la información presentada.
La decisión sobre el software afecta a los controles internos
La selección del software de contabilidad es también una decisión de control financiero. El sistema determina quién puede introducir, aprobar, modificar y extraer datos contables.
La sede central y el equipo financiero de China deben ponerse de acuerdo sobre:
- la propiedad del sistema y el acceso del administrador;
- los roles de usuario y la autoridad de aprobación;
- los procedimientos de cierre y los plazos de presentación de informes;
- los controles sobre los asientos manuales en el diario;
- los requisitos de los documentos justificativos;
- las conciliaciones bancarias, de facturas y de libros mayores;
- los sistemas de copia de seguridad y conservación de datos; y
- el mapeo al plan de cuentas del grupo.
Estos acuerdos suelen tener un efecto a largo plazo mayor que el propio formulario de presentación.
La información presentada debe coincidir con la práctica real
La empresa debe conservar una copia de la presentación y compararla periódicamente con sus sistemas contables reales.
Si la empresa comunica un sistema contable, un método de amortización o un software de contabilidad pero utiliza otro en la práctica, pueden surgir incoherencias durante la información financiera, la auditoría obligatoria, la revisión fiscal o las pruebas de control interno.
El contable debe revisar la presentación cuando la empresa:
- cambie su sistema contable oficial;
- sustituya o actualice sustancialmente su software de contabilidad;
- comience a mantener existencias o a fabricar;
- adopte un método de costes sustancialmente diferente; o
- cambie de cualquier otro modo los acuerdos contables comunicados anteriormente.
La empresa debe solicitar confirmación a su contable local sobre si es necesaria una presentación actualizada.
Preguntas que la sede central debe confirmar
Antes de completar la presentación, la sede central debe confirmar:
- ¿Qué actividades llevará a cabo la empresa en China durante su etapa inicial?
- ¿Mantendrá existencias, fabricará productos o utilizará una contabilidad de costes por proyectos?
- ¿Qué activos fijos espera adquirir?
- ¿Qué normas contables se aplicarán a sus cuentas anuales en China?
- ¿Qué software mantendrá los libros oficiales?
- ¿Utilizará la empresa el ERP del grupo, un sistema local o ambos?
- ¿Cómo se mapearán las cuentas locales al plan de cuentas del grupo?
- ¿Qué paquete de informes debe proporcionar la empresa en China a la sede central?
- ¿Quién aprobará los asientos del diario y los cambios en los registros contables?
- ¿Cómo preservará la empresa sus registros contables chinos y los documentos justificativos?
- ¿Qué responsabilidades de archivo contable se asignarán al contable externo?
- ¿Quién revisará si es necesario actualizar la presentación cuando cambien el negocio o los sistemas?
Un trámite rutinario dentro de un marco contable más amplio
La Presentación de sistemas financieros y contables y software de contabilidad es una parte rutinaria del proceso inicial de registro fiscal. Normalmente la prepara y presenta el contable externo de la empresa o el equipo financiero interno.
La sede central no necesita tratarlo como un ejercicio de implementación de gran envergadura. No obstante, debe comprender qué pretende comunicar el contable local y confirmar que las respuestas son coherentes con las operaciones previstas de la empresa, las obligaciones contables obligatorias y el modelo de información del grupo.
Una breve revisión al principio puede ayudar a la empresa a establecer registros contables que sigan siendo adecuados para el cumplimiento fiscal, la auditoría obligatoria, los informes de gestión y la consolidación del grupo a medida que se desarrolla su negocio en la China continental.