在中国内地设立公司后，公司必须在进入常规税务合规阶段之前完成若干初始税务手续。其中之一是财务会计制度及核算软件备案，其中文全称为财务会计制度及核算软件备案报告。
该备案通常在公司初始税务登记过程中办理。在实践中，通常由外包会计师或公司的内部财务团队准备，并通过当地电子税务局提交。
对于业务简单的公司而言，这通常是一项常规备案。然而，报告的信息描述了公司将如何在中国维护其法定会计记录。因此，某些条目取决于有关会计准则、折旧、存货计价、核算软件以及中国财务职能与境外总部之间关系的决策。
总部通常不需要亲自管理提交过程，但应了解并确认其背后的会计和系统决策。
什么是财务会计制度及核算软件备案？
从事生产经营的单位和个人，应当将其财务、会计制度，财务、会计处理办法和会计核算软件报送主管税务机关备案。
备案通常涵盖：
- 公司采用的财务会计准则；
- 低值易耗品的摊销方法；
- 固定资产的折旧方法；
- 存货计价或成本核算方法；
- 核算软件的名称及版本；以及
- 公司编制的财务报表。
该备案是一项信息报告要求，而非要求税务机关批准公司的会计政策或软件。公司仍需对所提交信息的真实性、合法性和一致性负责。
备案应在何时完成？
备案是公司成立后不久产生的一系列簿记和税务合规义务的一部分。
根据《中华人民共和国税收征收管理法实施细则》（简称“实施细则”）第二十二条，从事生产、经营的纳税人应当自领取营业执照或者发生纳税义务之日起 15 日内设置账簿。这些账簿包括总账、明细账、日记账以及其他辅助性账簿。
第二十四条进一步要求，纳税人应当自领取税务登记证件之日起 15 日内，将其财务、会计制度或者财务、会计处理办法报送主管税务机关备案。纳税人使用计算机记账的，应当在使用前将其会计核算软件、使用说明书及有关资料报送主管税务机关备案。
中国的商事登记制度改革意味着，新设立的公司通常使用其统一社会信用代码办理税务事项，而不再领取传统形式的独立税务登记证。在实践中，备案通常在公司成立后的税务信息确认和初始税务登记工作中处理。
具体的电子备案界面、证明文件和行政程序在不同地方税务机关之间可能存在差异。公司的会计人员应向公司注册地的主管税务机关确认截止日期和备案流程。
通常由谁处理备案？
备案通常由以下人员处理：
- 外包会计服务提供商；
- 外部代账机构；或
- 公司的内部会计人员。
总部通常不需要填写表格或直接与税务机关沟通。当地会计人员应熟悉备案界面以及主管税务机关要求的信息。
然而，不应让会计人员在未经确认的情况下做出集团层面的决策。总部可能需要提供有关预期业务模式、会计系统、集团报告要求和内部控制的信息。
明智的做法是由当地会计人员建议合适的条目，同时由中国管理层和总部确认基本事实和报告安排。
报告哪些信息？
适用的财务会计制度
公司需确定其在中国法定账目中使用的会计制度或准则。
根据公司的性质和资格，这可能包括：
- 《企业会计准则》；
- 《小企业会计准则》；或
- 适用于公司的其他会计制度。
此条目涉及公司的当地法定账目。不应仅仅通过复制境外母公司使用的会计框架来选择。
例如，集团可能根据 IFRS、US GAAP 或其他境外报告框架编制合并财务报表。但中国子公司仍必须维护符合中国内地适用会计要求的会计记录。
如果当地框架与集团框架存在差异，公司可能需要：
- 一套独立的集团报告包；
- 当地会计科目表与集团会计科目表之间的映射；
- 合并调整；或
- 法定报告数据与集团报告数据之间的调节。
公司应选择反映其法律地位、规模、活动和适用监管要求的会计制度。当地会计人员应解释推荐的选择及其对财务报告的影响。
低值易耗品的摊销方法
备案可能会询问公司如何核算低值易耗品。规定的备案表格提到的方法包括：
- 一次转销法；
- 分期摊销法；以及
- 五五摊销法。
实际相关性取决于公司的活动。小型咨询公司在此类别下的项目可能很少，而制造商、零售商或实验室可能需要更详细的政策。
该政策应将低值易耗品与固定资产、存货和普通经营费用区分开来。报告的方法也应在公司的会计记录中保持一致应用。
折旧方法
公司需报告其固定资产的折旧方式。年限平均法（直线法）较为常用，但所选方法应反映适用的会计要求以及资产经济利益的预期消耗方式。
该决策可能会影响：
- 法定账目中费用的确认时点；
- 固定资产登记簿；
- 会计系统的配置；
- 会计折旧与税务折旧之间的调节；
- 集团报告调整；以及
- 递延所得税计算（如适用）。
备案中报告的折旧方法本身并不决定由此产生的费用是否可以在企业所得税前扣除。会计处理和税务处理可能存在差异，公司在编制企业所得税申报表时可能需要进行纳税调整。
成本核算方法
公司需描述其如何对存货进行计价或计算产成品和半成品的成本。
对于贸易公司，这可能涉及为存货分配成本的方法。对于制造商，该政策可能需要解决：
- 直接材料和直接人工；
- 制造费用的分配；
- 在产品；
- 标准成本法或实际成本法；
- 非正常生产成本的处理；以及
- 业务记录与财务记录之间的调节。
没有实质性存货或生产活动的服务型公司，其成本核算安排通常较为简单。
报告的方法应反映公司的实际业务模式。如果公司后来开始制造、持有大量存货或从事基于项目的业务，最初做出的通用选择可能会变得不再适用。
核算软件
如果公司使用计算机记账，则需报告其核算软件的名称和版本。
《实施细则》第二十四条要求，在软件使用前应报送软件及相关资料备案。同时要求公司的计算机核算系统符合相关规定，并能正确、完整地核算公司的收入或所得。
该系统可以是：
- 当地的中国会计软件；
- 集团的企业资源计划（ERP）系统；
- 外包会计师的记账平台；或
- 当地系统与集团系统的组合。
对于总部而言，软件决策可能比备案本身更重要。公司应考虑拟议的系统是否支持：
- 中文会计记录；
- 适用的法定会计科目表；
- 当地税务和财务报告；
- 增值税发票与交易级数据的调节；
- 固定资产和存货记录；
- 会计记录的保存和检索；
- 集团报告和合并映射；以及
- 合适的系统访问和审批控制。
集团 ERP 可能支持管理和合并报告，但可能需要针对中国法定会计进行本地化或额外配置。因此，一些公司在当地会计系统中维护其法定账簿，并将产生的余额传输或映射到集团报告系统中。
只要公司定期调节系统并控制手动调整，这种安排是可行的。
财务报表
备案需确定公司预期编制的财务报表。这些可能包括：
- 资产负债表；
- 利润表；
- 现金流量表；以及
- 相关的附表。
适用的格式和报告要求将取决于所选的财务会计制度。
应谨慎做出选择，因为在税务机关记录的会计制度可能会影响公司随后通过当地税务系统提交财务报表的方式。
语言和记录保存要求
根据《实施细则》第二十七条，会计账簿、会计凭证和财务报告应当使用中文编制。
外商投资企业或者外国企业可以同时使用一种外国文字，但外国文字记录不能代替中文记录。
因此，总部可以要求一套英文或双语报告包供内部使用，而中国公司则以中文维护其官方会计记录。
在选择核算软件时应考虑这一要求。仅为境外集团设计的系统可能不适合中国法定会计，除非它能生成必要的中文记录和报告。
《实施细则》第二十九条规定，账簿、凭证、报表、完税凭证、发票、出口单证以及其他有关涉税资料应当保存 10 年，但法律、行政法规另有规定的除外。
对于核心会计记录，更具体的《会计档案管理办法》规定了更长的最低保存期限。适用期限包括：
| 会计记录 | 最低保存期限 |
|---|---|
| 原始凭证和会计凭证 | 30 年 |
| 总账、明细账、日记账和其他主要会计账簿 | 30 年 |
| 月度、季度、半年度财务报告 | 10 年 |
| 年度财务报告 | 永久 |
| 银行对账单和银行存款余额调节表 | 10 年 |
| 纳税申报表 | 10 年 |
保存期限通常从相关会计年度结束后的第一天算起。这些是最低期限，而非自动销毁日期。
与未结清债权债务、未决事项或其他持续义务相关的记录，可能需要保存至规定期限之后。记录只有在完成所需的鉴定和审批程序后方可销毁。
因此，公司应针对每类会计档案应用规定的保存期限，而非将 10 年作为通用的保存政策。
电子记录需要适当的控制
《会计档案管理办法》（简称“办法”）承认电子会计档案，但需满足特定条件。
除其他要求外，相关系统必须能够接收、读取和输出完整的会计信息。公司还必须建立控制措施以：
- 保持记录的准确性和完整性；
- 防止未经授权的篡改；
- 保持相关会计记录之间的关联；
- 建立有效的备份安排；
- 保护记录免受意外和人为干扰；以及
- 确保电子记录在整个适用保存期限内保持可访问性。
因此，软件决策应考虑每项记录的完整保存期限，包括必要时的永久保存。这在以下情况下尤为重要：
- 更换外包会计师；
- 更换核算软件；
- 将数据迁移至集团 ERP；
- 重组中国公司；或
- 关闭并注销公司。
如果由外包会计师维护公司记录，公司不应假设服务提供商会自动在整个法定期间内保留所有记录。
《办法》第二十六条要求，使用外部代账机构的公司应在书面委托合同中明确会计档案管理要求及责任。合同应阐明所有权、访问、存储、备份、移交和保存责任。
为什么总部应该参与？
外包会计师或当地财务团队通常只需极少的行政投入即可完成备案。尽管如此，总部仍应确认影响集团报告和控制环境的决策。
必须区分当地法定报告与集团报告
中国公司的法定账簿用于当地会计、税务、审计和监管目的。它们可能不会完全遵循与集团账目相同的确认、分类或列报规则。
总部应决定如何管理这些差异。常见方法包括：
- 维护当地法定账目并准备一套独立的集团报告包；
- 配置集团 ERP 以同时支持当地和集团报告要求；或
- 在中国的会计系统中维护当地账簿，并将其映射到集团会计科目表。
所选方法应允许集团在不丢失底层交易历史的情况下，将当地法定数据调节为合并数据。
会计政策应反映计划中的业务
新设立的公司最初可能只有很少的交易、员工或资产。其业务随后可能会扩展，包括存货、制造、进出口、公司间服务、研发或国内销售。
初始会计政策应反映公司合理预期的经营模式。如果业务发生重大变化，公司应审查其会计政策、软件配置和备案信息。
软件决策影响内部控制
选择核算软件也是一项财务控制决策。系统决定了谁可以输入、审批、修改和提取会计数据。
总部和中国财务团队应就以下事项达成一致：
- 系统所有权和管理员访问权限；
- 用户角色和审批权限；
- 结账程序和报告截止日期；
- 对手动记账凭证的控制；
- 证明文件要求；
- 银行、发票和账簿调节；
- 备份和数据保存安排；以及
- 与集团会计科目表的映射。
这些安排通常比备案表格本身具有更深远的长期影响。
备案信息应与实际操作相符
公司应保留备案副本，并定期将其与实际会计安排进行比较。
如果公司报告的是一种会计制度、折旧方法或核算软件，但在实践中使用了另一种，则在财务报告、法定审计、税务检查或内部控制测试期间可能会出现不一致。
会计人员应在公司发生以下情况时审查备案：
- 更改其法定会计制度；
- 更换或重大升级其核算软件；
- 开始持有存货或进行生产；
- 采用截然不同的成本核算方法；或
- 以其他方式更改先前报告的会计安排。
公司应寻求当地会计师的确认，以确定是否需要更新备案。
总部应确认的问题
在完成备案之前，总部应确认：
- 中国公司在初始阶段将开展哪些活动？
- 是否会持有存货、制造产品或使用基于项目的成本核算？
- 预期购置哪些固定资产？
- 哪些会计准则将适用于其中国法定账目？
- 将使用哪种软件维护法定账簿？
- 公司将使用集团 ERP、当地系统还是两者兼有？
- 当地账目如何映射到集团会计科目表？
- 中国公司必须向总部提供什么样的报告包？
- 谁将审批记账凭证和会计记录的更改？
- 公司将如何保存其中文会计记录和证明文件？
- 将向外包会计师分配哪些会计档案管理责任？
- 当业务或系统发生变化时，谁将审查是否需要更新备案？
更广泛会计框架内的常规备案
财务会计制度及核算软件备案是初始税务登记过程中的常规环节。通常由公司的外包会计师或内部财务团队准备并提交。
总部无需将其视为一项重大的执行任务。然而，总部应了解当地会计师打算报告的内容，并确认答案与公司的计划运营、法定会计义务和集团报告模式保持一致。
在开始时进行简要审查，有助于公司建立合适的会计记录，从而在其中国内地业务发展过程中，持续满足税务合规、法定审计、管理报告和集团合并的要求。