Após estabelecer uma empresa na China continental, a empresa deve concluir várias formalidades fiscais iniciais antes de passar para a conformidade fiscal rotineira. Uma delas é o Arquivamento dos Sistemas Financeiro e Contábil e do Software Contábil, conhecido em chinês como o 财务会计制度及核算软件备案报告.
O arquivamento normalmente é tratado durante o processo inicial de registro fiscal da empresa. Na prática, um contador terceirizado ou a equipe financeira interna da empresa geralmente o prepara e o envia por meio do Bureau Eletrônico de Impostos local.
Para uma empresa simples, isso geralmente é um arquivamento rotineiro. No entanto, as informações reportadas descrevem como a empresa manterá seus registros contábeis estatutários na China. Assim, algumas entradas dependem de decisões sobre normas contábeis, depreciação, custeio de estoque, software contábil e a relação entre a função financeira na China e a matriz no exterior.
A matriz normalmente não precisa gerenciar o envio em si, mas deve entender e confirmar as decisões contábeis e de sistemas por trás dele.
O que é o arquivamento dos sistemas financeiro e contábil e do software contábil?
Empresas envolvidas em produção ou operações comerciais devem reportar seus sistemas financeiro e contábil, métodos de tratamento contábil e software contábil à autoridade fiscal competente.
O arquivamento geralmente abrange:
- as normas financeiras e contábeis aplicadas pela empresa;
- o método de amortização para consumíveis de baixo valor;
- o método de depreciação para ativos imobilizados;
- o método de avaliação de estoque ou de contabilidade de custos;
- o nome e a versão do software contábil; e
- as demonstrações financeiras preparadas pela empresa.
O arquivamento é uma exigência de reporte de informações, e não um pedido para que a autoridade fiscal aprove as políticas contábeis ou o software da empresa. A empresa permanece responsável pela veracidade, legalidade e consistência das informações enviadas.
Quando o arquivamento deve ser concluído?
O arquivamento faz parte de um conjunto mais amplo de obrigações de escrituração e conformidade fiscal que surgem pouco após a incorporação.
Nos termos do Artigo 22 do Regulamento de Implementação da Lei da RPC sobre Arrecadação e Administração Tributária (“Regulamento de Implementação”), um contribuinte envolvido em produção ou operações comerciais deve estabelecer livros contábeis dentro de 15 dias após receber sua licença comercial ou tornar-se sujeito a tributos. Esses livros incluem o razão geral, razões auxiliares, diários e outros livros de apoio.
O Artigo 24 exige ainda que o contribuinte arquive seu sistema financeiro e contábil ou seus métodos de tratamento contábil junto à autoridade fiscal competente dentro de 15 dias após obter sua documentação de registro fiscal. Se a empresa utilizar contabilidade informatizada, informações sobre seu software contábil, instruções de uso e materiais relacionados devem ser arquivadas antes de o sistema ser utilizado.
O sistema integrado de registro empresarial da China significa que uma empresa recém-estabelecida geralmente utiliza seu código unificado de crédito social para fins fiscais, em vez de obter um certificado de registro fiscal separado no formato tradicional. Na prática, o arquivamento normalmente é tratado durante a confirmação das informações fiscais pós-incorporação e o trabalho inicial de registro fiscal da empresa.
A interface eletrônica exata de arquivamento, os documentos de suporte e o procedimento administrativo podem variar entre autoridades fiscais locais. O contador da empresa deve confirmar o prazo e o processo de arquivamento com a autoridade fiscal competente onde a empresa está registrada.
Quem normalmente cuida do arquivamento?
O arquivamento normalmente é tratado por:
- um prestador de serviços contábeis terceirizado;
- uma agência externa de escrituração; ou
- o contador interno da empresa.
Normalmente não se espera que a matriz preencha o formulário ou se comunique diretamente com a autoridade fiscal. O contador local deve estar familiarizado com a interface de arquivamento e com as informações esperadas pela autoridade fiscal competente.
No entanto, o contador não deve ser deixado para tomar decisões em nível de grupo sem confirmação. A matriz pode precisar fornecer informações sobre o modelo de negócios pretendido, sistema contábil, requisitos de reporte do grupo e controles internos.
Uma abordagem sensata é o contador local recomendar as entradas apropriadas, enquanto a gestão na China e a matriz confirmam os fatos subjacentes e os arranjos de reporte.
Quais informações são reportadas?
Sistema financeiro e contábil aplicável
A empresa identifica o sistema contábil ou as normas usadas para suas contas estatutárias na China.
Dependendo da natureza e elegibilidade da empresa, isso pode incluir:
- as Normas Contábeis para Empresas;
- as Normas Contábeis para Pequenas Empresas; ou
- outro sistema contábil aplicável à empresa.
Essa entrada diz respeito às contas estatutárias locais da empresa. Ela não deve ser selecionada apenas copiando a estrutura contábil usada pela controladora no exterior.
Por exemplo, o grupo pode preparar demonstrações financeiras consolidadas sob IFRS, US GAAP ou outra estrutura de reporte no exterior. A subsidiária na China ainda deve manter registros contábeis que cumpram os requisitos contábeis aplicáveis na China continental.
Quando as estruturas local e do grupo diferem, a empresa pode precisar de:
- um pacote de reporte do grupo separado;
- um mapeamento entre os planos de contas local e do grupo;
- ajustes de consolidação; ou
- reconciliações entre números de reporte estatutário e de reporte do grupo.
A empresa deve selecionar um sistema contábil que reflita seu status jurídico, escala, atividades e requisitos regulatórios aplicáveis. O contador local deve explicar a seleção recomendada e seu efeito sobre o reporte financeiro.
Método de amortização para consumíveis de baixo valor
O arquivamento pode perguntar como a empresa contabiliza consumíveis de baixo valor. O formulário de arquivamento prescrito refere-se a métodos como:
- baixa imediata;
- amortização em etapas; e
- o método de amortização 50/50.
A relevância prática depende das atividades da empresa. Uma pequena consultoria pode ter poucos itens nessa categoria, enquanto um fabricante, varejista ou laboratório pode precisar de uma política mais detalhada.
A política deve distinguir consumíveis de baixo valor de ativos imobilizados, estoque e despesas operacionais comuns. O método reportado também deve ser aplicado de forma consistente nos registros contábeis da empresa.
Método de depreciação
A empresa reporta como depreciará seus ativos imobilizados. O método linear é comumente usado, mas o método selecionado deve refletir os requisitos contábeis aplicáveis e o consumo esperado dos benefícios econômicos dos ativos.
A decisão pode afetar:
- o momento do reconhecimento de despesas nas contas estatutárias;
- o registro de ativos imobilizados;
- a configuração do sistema contábil;
- a reconciliação entre depreciação contábil e fiscal;
- ajustes de reporte do grupo; e
- cálculos de imposto diferido, quando aplicável.
O método de depreciação reportado no arquivamento não determina, por si só, se a despesa resultante é dedutível para fins de imposto de renda corporativo. O tratamento contábil e o tratamento fiscal podem diferir, e a empresa pode precisar fazer ajustes fiscais ao preparar suas declarações de imposto de renda corporativo.
Método de contabilidade de custos
A empresa descreve como valorará o estoque ou calculará o custo de produtos acabados e semiacabados.
Para uma empresa comercial, isso pode dizer respeito ao método usado para atribuir custos ao estoque. Para um fabricante, a política pode precisar abordar:
- materiais diretos e mão de obra direta;
- alocação de custos indiretos de produção;
- trabalho em andamento;
- custeio padrão ou real;
- tratamento de custos anormais de produção; e
- reconciliação entre registros operacionais e financeiros.
Uma empresa de serviços sem estoque material ou atividade de produção geralmente terá um arranjo de contabilidade de custos mais simples.
O método reportado deve refletir o modelo de negócios real da empresa. Uma seleção genérica feita no início pode tornar-se inadequada se a empresa posteriormente começar a fabricar, manter estoque substancial ou realizar trabalhos baseados em projetos.
Software contábil
Quando a empresa utiliza contabilidade informatizada, ela reporta o nome e a versão de seu software contábil.
O Artigo 24 do Regulamento de Implementação exige que informações sobre o software e materiais relacionados sejam arquivadas antes de o software ser utilizado. Ele também exige que o sistema de contabilidade informatizada da empresa cumpra as regras pertinentes e contabilize correta e completamente a receita ou renda da empresa.
O sistema pode ser:
- um pacote contábil chinês local;
- o sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) do grupo;
- a plataforma de escrituração de um contador terceirizado; ou
- uma combinação de sistemas locais e do grupo.
Para a matriz, a decisão sobre o software pode ser mais significativa do que o arquivamento em si. A empresa deve considerar se o sistema proposto pode suportar:
- registros contábeis em língua chinesa;
- o plano de contas estatutário aplicável;
- reporte fiscal e financeiro local;
- reconciliações de faturas de IVA e em nível de transação;
- registros de ativos imobilizados e estoque;
- retenção e recuperação de registros contábeis;
- mapeamentos de reporte e consolidação do grupo; e
- controles adequados de acesso e aprovação no sistema.
Um ERP do grupo pode suportar o reporte gerencial e de consolidação, mas pode exigir localização ou configuração adicional para a contabilidade estatutária na China. Por isso, algumas empresas mantêm seus livros estatutários em um sistema contábil local e transferem ou mapeiam os saldos resultantes para o sistema de reporte do grupo.
Esse arranjo pode funcionar, desde que a empresa reconcilie regularmente os sistemas e controle ajustes manuais.
Demonstrações financeiras
O arquivamento identifica as demonstrações financeiras que a empresa espera preparar. Elas podem incluir:
- balanço patrimonial;
- demonstração do resultado;
- demonstração do fluxo de caixa; e
- quadros de apoio relevantes.
Os formatos aplicáveis e os requisitos de reporte dependerão do sistema financeiro e contábil selecionado.
A seleção deve ser feita com cuidado, pois o sistema contábil registrado junto à autoridade fiscal pode afetar como a empresa posteriormente enviará suas demonstrações financeiras por meio do sistema fiscal local.
Requisitos de idioma e retenção de registros
Nos termos do Artigo 27 do Regulamento de Implementação, livros contábeis, comprovantes contábeis e demonstrações financeiras devem ser preparados em chinês.
Uma empresa com investimento estrangeiro ou uma empresa estrangeira pode usar um idioma estrangeiro além do chinês, mas o idioma estrangeiro não substitui os registros em chinês.
A matriz pode, portanto, solicitar um pacote de reporte em inglês ou bilíngue para uso interno, enquanto a empresa na China mantém seus registros contábeis oficiais em chinês.
Esse requisito deve ser considerado ao selecionar o software contábil. Um sistema projetado apenas para um grupo no exterior pode não ser adequado para a contabilidade estatutária na China, a menos que consiga produzir os registros e relatórios necessários em língua chinesa.
O Artigo 29 do Regulamento de Implementação prevê um período geral de retenção de dez anos para livros contábeis, comprovantes, demonstrações, documentos de pagamento de tributos, faturas, documentos de exportação e outros materiais relacionados a tributos, salvo disposição em contrário em outra lei ou regulamento administrativo.
Para registros contábeis essenciais, as Medidas para a Administração de Arquivos Contábeis impõem períodos mínimos mais longos. Os períodos aplicáveis incluem:
| Registro contábil | Período mínimo de retenção |
|---|---|
| Comprovantes originais e comprovantes contábeis | 30 anos |
| Razões gerais, razões auxiliares, diários e outros livros contábeis principais | 30 anos |
| Relatórios financeiros mensais, trimestrais e semestrais | 10 anos |
| Relatórios financeiros anuais | Permanente |
| Extratos bancários e demonstrativos de conciliação bancária | 10 anos |
| Declarações fiscais | 10 anos |
O período de retenção geralmente começa no primeiro dia após o fim do ano contábil relevante. Esses são períodos mínimos, e não datas automáticas de destruição.
Registros ligados a dívidas não liquidadas, assuntos pendentes ou outras obrigações contínuas podem precisar ser mantidos além do período prescrito. Os registros só devem ser destruídos após a conclusão dos procedimentos de avaliação e aprovação exigidos.
A empresa deve, portanto, aplicar o período de retenção prescrito para cada categoria de arquivo contábil, em vez de adotar dez anos como uma política geral de retenção.
Registros eletrônicos exigem controles apropriados
As Medidas para a Administração de Arquivos Contábeis (“Medidas”) reconhecem arquivos contábeis eletrônicos, sujeitos a condições especificadas.
Entre outros requisitos, os sistemas relevantes devem ser capazes de receber, ler e exportar informações contábeis completas. A empresa também deve estabelecer controles para:
- preservar a precisão e a integridade dos registros;
- evitar alteração não autorizada;
- manter conexões entre registros contábeis relacionados;
- estabelecer arranjos eficazes de backup;
- proteger os registros contra acidentes e interferência humana; e
- garantir que os registros eletrônicos permaneçam acessíveis durante todo o período de retenção aplicável.
A decisão sobre o software deve, portanto, considerar o período completo de retenção de cada registro, incluindo retenção permanente quando exigida. Isso é particularmente relevante quando:
- trocar contadores terceirizados;
- substituir o software contábil;
- migrar dados para um ERP do grupo;
- reestruturar a empresa na China; ou
- encerrar e dar baixa no registro da empresa.
Se um contador terceirizado mantiver os registros da empresa, a empresa não deve presumir que o prestador de serviços reterá automaticamente todos os registros pelo período estatutário completo.
O Artigo 26 das Medidas exige que uma empresa que utilize uma agência externa de escrituração trate dos requisitos e responsabilidades de gestão de arquivos contábeis em seu contrato escrito de prestação de serviços. O contrato deve esclarecer responsabilidades de propriedade, acesso, armazenamento, backup, transferência e preservação.
Por que a matriz deve se envolver?
O contador terceirizado ou a equipe financeira local normalmente consegue concluir o arquivamento com pouca contribuição administrativa. Ainda assim, a matriz deve confirmar as decisões que afetam o ambiente de reporte e controle do grupo.
O reporte estatutário local e o reporte do grupo devem ser distinguidos
Os livros estatutários da empresa na China atendem a fins locais de contabilidade, tributos, auditoria e regulação. Eles podem não seguir exatamente as mesmas regras de reconhecimento, classificação ou apresentação que as contas do grupo.
A matriz deve decidir como as diferenças serão gerenciadas. Abordagens comuns incluem:
- manter contas estatutárias locais e preparar um pacote de reporte do grupo separado;
- configurar o ERP do grupo para suportar requisitos de reporte locais e do grupo; ou
- manter livros locais em um sistema contábil da China e mapeá-los para o plano de contas do grupo.
A abordagem selecionada deve permitir que o grupo reconcilie números estatutários locais com números de consolidação sem perder o histórico de transações subjacente.
As políticas contábeis devem refletir o negócio planejado
Uma empresa recém-estabelecida pode inicialmente ter poucas transações, funcionários ou ativos. Suas operações podem posteriormente se expandir para incluir estoque, manufatura, importação e exportação, serviços intercompany, pesquisa e desenvolvimento ou vendas domésticas.
As políticas contábeis iniciais devem refletir o modelo operacional razoavelmente esperado da empresa. Se o negócio mudar de forma material, a empresa deve revisar suas políticas contábeis, a configuração do software e as informações arquivadas.
A decisão sobre o software afeta os controles internos
Selecionar software contábil também é uma decisão de controle financeiro. O sistema determina quem pode inserir, aprovar, modificar e extrair dados contábeis.
A matriz e a equipe financeira na China devem concordar sobre:
- propriedade do sistema e acesso de administrador;
- funções de usuário e autoridade de aprovação;
- procedimentos de fechamento e prazos de reporte;
- controles sobre lançamentos manuais;
- requisitos de documentos de suporte;
- conciliações bancárias, de faturas e de razão;
- arranjos de backup e retenção de dados; e
- mapeamento para o plano de contas do grupo.
Esses arranjos geralmente têm um efeito de longo prazo maior do que o próprio formulário de arquivamento.
As informações arquivadas devem corresponder à prática real
A empresa deve manter uma cópia do arquivamento e compará-la periodicamente com seus arranjos contábeis reais.
Se a empresa reportar um sistema contábil, método de depreciação ou software contábil, mas usar outro na prática, podem surgir inconsistências durante o reporte financeiro, auditoria estatutária, revisão fiscal ou testes de controle interno.
O contador deve revisar o arquivamento quando a empresa:
- mudar seu sistema contábil estatutário;
- substituir ou atualizar materialmente seu software contábil;
- começar a manter estoque ou fabricar;
- adotar um método de custeio materialmente diferente; ou
- de outra forma alterar os arranjos contábeis previamente reportados.
A empresa deve buscar confirmação com seu contador local sobre se é necessário um arquivamento atualizado.
Perguntas que a matriz deve confirmar
Antes de o arquivamento ser concluído, a matriz deve confirmar:
- Quais atividades a empresa na China realizará em sua fase inicial?
- Ela manterá estoque, fabricará produtos ou usará custeio baseado em projetos?
- Quais ativos imobilizados ela espera adquirir?
- Quais normas contábeis se aplicarão às contas estatutárias na China?
- Qual software manterá os livros estatutários?
- A empresa usará o ERP do grupo, um sistema local ou ambos?
- Como as contas locais serão mapeadas para o plano de contas do grupo?
- Qual pacote de reporte a empresa na China deve fornecer à matriz?
- Quem aprovará lançamentos e alterações nos registros contábeis?
- Como a empresa preservará seus registros contábeis em chinês e documentos de suporte?
- Quais responsabilidades de arquivos contábeis serão atribuídas ao contador terceirizado?
- Quem revisará se o arquivamento precisa ser atualizado quando o negócio ou os sistemas mudarem?
Um arquivamento rotineiro dentro de uma estrutura contábil mais ampla
O Arquivamento dos Sistemas Financeiro e Contábil e do Software Contábil é uma parte rotineira do processo inicial de registro fiscal. Normalmente é preparado e enviado pelo contador terceirizado da empresa ou pela equipe financeira interna.
A matriz não precisa tratá-lo como um grande exercício de implementação. No entanto, deve entender o que o contador local pretende reportar e confirmar que as respostas são consistentes com as operações planejadas da empresa, suas obrigações contábeis estatutárias e o modelo de reporte do grupo.
Uma breve revisão no início pode ajudar a empresa a estabelecer registros contábeis que permaneçam adequados para conformidade fiscal, auditoria estatutária, reporte gerencial e consolidação do grupo à medida que seus negócios na China continental se desenvolvem.