¿Desea ampliar sus operaciones en China? Es esencial conocer los distintos tipos y usos de los sellos de empresa. Integrados en la actividad empresarial diaria, los sellos de empresa son precintos oficiales utilizados para validar diversos documentos y contratos. En China, un sello de empresa tiene un peso legal significativo y no debe considerarse un simple sello.
En este artículo analizaremos la importancia de los sellos de empresa y los distintos tipos de sellos, incluidos los sellos electrónicos. Además, le orientaremos sobre cómo salvaguardar sus sellos para evitar posibles usos indebidos o no autorizados.
Tabla de contenido
Información general: ¿Por qué son importantes los sellos de empresa?
Durante muchos años, los sellos de empresa se han utilizado ampliamente en todo tipo de empresas en China. Los sellos de empresa tienen un peso legal significativo como sello oficial. Colocar el sello de la empresa en un documento tiene un efecto jurídicamente vinculante para toda la empresa. Sirve como prueba fehaciente de la aprobación y aceptación oficial del contenido por parte de la empresa. En muchos casos, sustituye eficazmente la necesidad de firmas individuales en contratos y otros trámites cruciales. Debido a su importancia jurídica, los sellos de empresa también son una forma importante de verificación, ya que garantizan la legitimidad y fiabilidad de los documentos.
El uso del sello de empresa puede ayudar a agilizar los intercambios comerciales y otras actividades empresariales al proporcionar un medio alternativo de concesión de autorizaciones. Elimina la necesidad de obtener repetidamente la firma del representante legal.
El sello principal de la empresa
El sello principal de la empresa sirve como firma oficial y representación vinculante de la empresa. Disponer de este sello es un requisito obligatorio para todas las entidades comerciales de China. Una vez que la empresa ha completado el proceso de registro en la Administración Estatal de Regulación del Mercado local, el sello debe ser tallado y posteriormente aprobado por la Oficina de Seguridad Pública local.
El sello principal de la empresa se utiliza en toda la correspondencia, documentos oficiales, contratos, memorandos, certificados, etc. que lleven el nombre de la empresa. Además, puede conferir autoridad legal en asuntos como la apertura de una cuenta bancaria, el cambio de nombre de la empresa o el ámbito empresarial. A excepción de determinados documentos en los que deben utilizarse sellos específicos, el sello principal de la empresa puede desempeñar una amplia gama de funciones.
También hay que señalar que el sello principal de la empresa muestra de forma destacada el nombre de la empresa en inglés. La práctica de mostrar nombres comerciales en inglés no suele ser habitual en la documentación oficial, ya que el chino es la única lengua reconocida. De ahí que el sello sea el único registro formal del nombre inglés de la empresa.
El sello financiero
Además del sello de empresa principal, es obligatorio tener el sello financiero. Sin embargo, el recorte empresarial primario puede utilizarse a menudo como sustituto del recorte financiero.
El sello financiero suele ser necesario para los siguientes fines:
- Abrir una cuenta bancaria de empresa
- Actualizar la información de la cuenta
- Retirar fondos de su cuenta bancaria de empresa
- Emisión o ingreso de cheques
- Realización de operaciones bancarias
- Iniciar transferencias bancarias
- Autenticación de documentos oficiales de la Administración Tributaria del Estado
Dado que el sello financiero se refiere a asuntos y transacciones financieras importantes, es aconsejable establecer controles internos sólidos para minimizar el riesgo de uso indebido. Al limitar su accesibilidad, puede salvaguardar mejor el sello financiero y mantener una supervisión adecuada sobre su uso.
El sello de representante legal
Como el nombre del sello sugiere, el representante legal está en posesión de este sello. En el sistema de gobierno corporativo de China, es obligatorio nombrar a un representante legal. El cargo debe recaer en el presidente del consejo de administración, el director ejecutivo o el director general de la empresa. Al igual que el director general, el representante legal tiene amplios poderes y desempeña muchas funciones. Entre ellas se incluyen la conservación legal de los activos de la empresa, la representación de la empresa en asuntos legales y la ejecución de los poderes en nombre de la empresa.
Además, el representante legal tiene autoridad para celebrar acuerdos contractuales en nombre de la empresa sin necesidad de aportar pruebas de autorización. Esto significa que el representante legal tiene autoridad para contraer compromisos jurídicamente vinculantes en nombre de la empresa. Cuando el representante legal estampa su sello, ello conlleva graves implicaciones jurídicas. La acción vincula a la empresa y la hace responsable de las consecuencias derivadas de la decisión.
No es frecuente que el sello del representante legal sea la única firma en los documentos. Por lo general, se requieren sellos adicionales, como la empresa principal o sellos financieros. El uso principal del sello es para asuntos relacionados con la banca, como la autorización de operaciones de pago, la retirada de fondos o la emisión de cheques.
Como el sello está asociado a una persona, lleva el nombre del representante legal. Por lo tanto, cuando se sustituye al representante legal, hay que tallar un nuevo sello con el nombre del sucesor.
Otros sellos
El sello de facturación
El sello de la factura es necesario para la emisión de fapiaos. Los fapiaos son facturas oficiales que sirven como prueba de la compraventa de bienes y servicios, cumpliendo una función esencial en el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Se utilizan para el reembolso de gastos empresariales y para solicitar deducciones fiscales. Para reclamar una compra como gasto de empresa, la factura debe llevar el sello de factura.
El sello para contratos
La ley no obliga a contar con un departamento de contratos, pero puede sustituir eficazmente al departamento principal de la empresa a la hora de tratar asuntos contractuales. El sello de contrato confiere un menor grado de autoridad en comparación con el sello de empresa principal. Es, por tanto, una valiosa herramienta para delegar y encomendar responsabilidades específicas. Por ejemplo, es habitual que las empresas proporcionen a los representantes de ventas un sello que les autoriza a firmar contratos de venta con los clientes en nombre de la empresa.
El sello de asuntos aduaneros
Las empresas que realizan comercio transfronterizo están obligadas a utilizar el sello aduanero al presentar las declaraciones de importación y exportación.
Sellos electrónicos
En los últimos años, China ha ido adoptando gradualmente los sellos electrónicos. Son los equivalentes digitales de los sellos tradicionales y tienen el mismo valor jurídico. Dicho esto, los sellos electrónicos van más allá de ser meras copias de sus equivalentes físicos. En ellos se incrustan importantes datos digitales que no sólo identifican al firmante, sino también su consentimiento para el uso del sello.
La Ley de Firma Electrónica, actualizada en 2015, aportó claridad sobre la validez jurídica de los sellos electrónicos. Cuando el firmante es el único propietario y ejerce el control sobre los datos de creación de un sello electrónico en el momento de la firma, un sello electrónico tiene el mismo valor jurídico que un sello tradicional o una firma con tinta húmeda. Otros requisitos son garantizar la trazabilidad de cualquier modificación realizada en el sello electrónico y los datos asociados, así como la conservación adecuada de todos los datos de creación de sellos electrónicos.
Los sellos electrónicos son versátiles y tienen una amplia gama de aplicaciones en diversas actividades civiles. Pueden utilizarse para diversos fines, como la firma de acuerdos, contratos, resoluciones y otros documentos pertinentes. Es necesario que la contraparte implicada acepte el uso de sellos electrónicos. Sin embargo, hay casos en los que los sellos electrónicos no son adecuados, como en los documentos relacionados con servicios de utilidad pública y los exigidos por ley o reglamentos administrativos.
Cómo proteger sus sellos y evitar el fraude
Implantar un sólido mecanismo de control interno para supervisar y hacer un seguimiento del uso
Al establecer controles internos, puede garantizar mejor que el uso de sellos se supervisa, se registra y se restringe únicamente a determinadas personas autorizadas. Esto ayuda a evitar fraudes, transacciones no autorizadas y costosos litigios por tener que eximir de responsabilidad legal en casos de uso indebido. Los controles internos pueden incluir procedimientos de aplicación y almacenamiento de sellos, mantenimiento de un libro de registro del uso de sellos, realización de auditorías periódicas y separación de funciones para evitar que una sola persona tenga el control total del uso de sellos.
Añada otro factor de autenticación
Para un nivel adicional de seguridad, puede exigir que todos los sellos se utilicen junto con el sello principal de la empresa. Los sellos suelen aparecer junto a la firma de la persona autorizada. Esta práctica común va más allá de lo que suele verse en otras partes del mundo, donde es más frecuente recurrir únicamente a la firma.
Llevar a cabo una diligencia debida de la contraparte
Tanto los sellos físicos como los electrónicos son susceptibles de falsificación. Es cierto que los sellos electrónicos ofrecen a las partes contratantes una mayor seguridad mediante protocolos de encriptación y autenticación. Sin embargo, si no verifica la autenticidad de los datos de creación, se expone a un posible fraude.
En otros casos, el quid de la cuestión no reside tanto en la autenticidad de los sellos en sí, sino en la fiabilidad y legitimidad de la otra parte implicada. Para mitigar el riesgo de fraude, es crucial llevar a cabo una diligencia debida exhaustiva de la contraparte para determinar la existencia de la empresa, su identidad y su situación financiera.
Cómo puede ayudarle CW
Dadas las graves consecuencias legales de que los sellos de una empresa caigan en manos de personas no autorizadas, es vital establecer medidas sólidas para proteger estos valiosos activos. Conocedores de la complejidad de los requisitos legales y reglamentarios locales, el equipo de profesionales de nuestra empresa puede ayudarle a proteger los sellos de su empresa. Desde la gestión de los diversos procedimientos de registro en su nombre hasta el asesoramiento sobre el uso y almacenamiento adecuados de los sellos, nos comprometemos a garantizar la máxima protección de sus intereses comerciales.
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