Está buscando expandir suas operações para a China? É essencial entender os diferentes tipos e usos dos selos da empresa. Integrados às atividades comerciais cotidianas, os selos da empresa são selos oficiais usados para validar vários documentos e contratos. Na China, o selo de uma empresa tem um peso legal significativo e não deve ser considerado como um mero carimbo.
Neste artigo, exploraremos a importância dos selos da empresa e os diferentes tipos de selos, inclusive os selos eletrônicos. Além disso, ofereceremos orientação sobre a proteção de seus selos para evitar qualquer possível uso indevido ou não autorizado.
Índice
Visão geral: Por que os selos da empresa são importantes?
Por muitos anos, os selos da empresa têm sido amplamente utilizados em todos os tipos de empreendimentos comerciais na China. O selo de uma empresa tem um peso legal significativo como selo oficial. A aposição do símbolo da empresa em um documento tem um efeito juridicamente vinculativo para toda a empresa. Ele serve como evidência convincente da aprovação oficial da empresa e da aceitação do conteúdo nele contido. Em muitos casos, ele substitui efetivamente a necessidade de assinaturas individuais em contratos e outros documentos cruciais. Devido ao seu significado legal, os selos da empresa também servem como uma forma importante de verificação, fornecendo garantia da legitimidade e confiabilidade dos documentos.
O uso do selo da empresa pode ajudar a agilizar as trocas comerciais e outras atividades de negócios, fornecendo um meio alternativo de concessão de aprovação. Isso elimina a necessidade de obter repetidamente a assinatura do representante legal.
Selo principal da empresa
O selo principal da empresa serve como a assinatura oficial da empresa e uma representação vinculativa da empresa. Ter esse selo é um requisito obrigatório para todas as entidades comerciais na China. Depois que a empresa tiver concluído o processo de registro na Administração Estadual de Regulamentação do Mercado local, o selo deverá ser gravado e, posteriormente, aprovado pelo Departamento de Segurança Pública local.
O selo principal da empresa é usado em todas as correspondências, documentos oficiais, contratos, memorandos, certificados etc. que levam o nome da empresa. Além disso, ele pode conferir autoridade legal em questões como abertura de conta bancária, alteração do nome da empresa ou do escopo dos negócios. Com exceção de documentos específicos em que devem ser usados selos específicos, o selo principal da empresa pode cumprir uma ampla gama de funções.
Deve-se observar também que o selo principal da empresa mostra com destaque o nome da empresa em inglês. A prática de exibir nomes comerciais em inglês geralmente não é comum na documentação oficial, pois o chinês é o único idioma reconhecido. Portanto, o selo serve como o único registro formal do nome da empresa em inglês.
Selo financeiro
Além do selo principal da empresa, é obrigatório ter o selo financeiro. No entanto, o selo principal da empresa pode, muitas vezes, ser usado como um substituto para o selo financeiro.
O selo financeiro é normalmente exigido para as seguintes finalidades:
- Abertura de uma conta bancária corporativa
- Atualização das informações da conta
- Retirada de fundos de sua conta bancária corporativa
- Emissão ou depósito de cheques
- Realização de transações bancárias
- Início de transferências eletrônicas
- Autenticação de documentos oficiais da Administração Estadual de Tributação
Como o selo financeiro diz respeito a assuntos e transações financeiras importantes, é aconselhável estabelecer controles internos robustos para minimizar o risco de uso indevido. Ao limitar sua acessibilidade, você pode proteger melhor o selo financeiro e manter a supervisão adequada sobre seu uso.
Selo de representante legal
Como o nome do selo sugere, o representante legal está em posse desse selo. No sistema de governança corporativa da China, é obrigatório nomear um representante legal. O cargo deve ser ocupado pelo presidente do conselho de administração, diretor executivo ou gerente geral da empresa. Semelhante à função de um CEO, o representante legal tem amplos poderes e desempenha muitas funções. Isso inclui a conservação legal dos ativos da empresa, a representação da empresa em questões legais e a execução das procurações em nome da empresa.
Além disso, o representante legal tem autoridade para firmar acordos contratuais em nome da empresa sem a necessidade de apresentar prova de autorização. Isso significa que o representante legal tem autoridade para assumir compromissos juridicamente vinculantes em nome da empresa. Quando o representante legal afixa seu selo, isso traz sérias implicações legais. A ação vincula a empresa e a responsabiliza pelas consequências resultantes da decisão.
Não é comum que o selo do representante legal seja a única assinatura em documentos. Normalmente, são necessários selos adicionais, como os selos da empresa principal ou financeiros. O principal uso do selo é para assuntos relacionados a bancos, como autorização de transações de pagamento, retirada de fundos ou emissão de cheques.
Como o selo está associado a um indivíduo específico, ele tem o nome do representante legal. Portanto, quando o representante legal for substituído, você deverá gravar um novo selo com o nome do sucessor.
Outros selos
Selo da fatura
O selo da fatura é necessário para a emissão de fapiaos. Fapiaos são faturas oficiais que servem como prova de compra e venda de mercadorias e serviços, desempenhando uma função essencial na conformidade fiscal. Eles são usados para o reembolso de despesas comerciais e para solicitar deduções fiscais. Para declarar uma compra como despesa comercial, a fatura deve ser carimbada com o selo da fatura.
Selo de contrato
Ter um selo de contrato não é obrigatório por lei, mas ele pode substituir efetivamente o selo principal da empresa ao lidar com questões contratuais. O selo de contrato confere um grau menor de autoridade em comparação com o selo da empresa principal. É, portanto, uma ferramenta valiosa para delegar e confiar responsabilidades específicas. Por exemplo, é prática comum as empresas fornecerem aos representantes de vendas um selo de contrato, concedendo-lhes autoridade para assinar contratos de vendas com os clientes em nome da empresa.
Selo alfandegário
As empresas que realizam comércio internacional são obrigadas a usar o selo da alfândega ao apresentar declarações sobre importações e exportações.
Selo eletrônico
Nos últimos anos, a China tem adotado gradualmente os selos eletrônicos. Eles servem como contrapartes digitais dos selos tradicionais e recebem o mesmo status legal. Dito isso, os selos eletrônicos vão além de serem meras cópias de seus equivalentes físicos. Neles estão incorporados dados digitais importantes que não apenas identificam o signatário, mas também o consentimento do signatário para o uso do selo.
A Lei de Assinatura Eletrônica, atualizada em 2015, esclareceu a validade legal dos selos eletrônicos. Quando o signatário é o único proprietário e exerce controle sobre os dados de criação de um selo eletrônico no momento da assinatura, o selo eletrônico tem o mesmo peso legal que uma assinatura tradicional em papel picado ou em tinta úmida. Outros requisitos incluem a garantia da rastreabilidade de todas as modificações feitas no selo eletrônico e nos dados associados, bem como a retenção adequada de todos os dados de criação do selo eletrônico.
Os selos eletrônicos são versáteis e têm uma ampla gama de aplicações em várias atividades civis. Eles podem ser usados para diversas finalidades, incluindo a assinatura de acordos, contratos, resoluções e outros documentos relevantes. É necessário que a contraparte envolvida concorde com o uso de selos eletrônicos. No entanto, há casos em que os selos eletrônicos não são adequados, como em documentos relacionados a serviços de utilidade pública e aqueles exigidos por lei ou regulamentos administrativos.
Como proteger seus selos e evitar fraudes
Implementar um mecanismo de controle interno robusto para monitorar e acompanhar o uso
Ao estabelecer controles internos, é possível garantir melhor que o uso de selos seja monitorado, registrado e restrito apenas a determinados indivíduos autorizados. Isso ajuda a evitar fraudes, transações não autorizadas e disputas dispendiosas por ter que renunciar à responsabilidade legal em casos de uso indevido. Os controles internos podem incluir procedimentos para aplicação e armazenamento de selos, manutenção de um livro de registro do uso de selos, realização de auditorias periódicas e segregação de funções para evitar que um único indivíduo tenha controle total sobre o uso de selos.
Adicionar outro fator de autenticação
Para obter um nível adicional de segurança, você pode exigir que todos os selos sejam usados em conjunto com o selo principal da empresa. Os selos geralmente aparecem ao lado da assinatura do indivíduo autorizado.c Essa prática comum vai além do que é normalmente visto em outras partes do mundo, onde a dependência exclusiva de assinaturas é mais predominante.
Conduzir uma due diligence completa da contraparte
Os selos físicos, assim como os selos eletrônicos, são suscetíveis à falsificação. É verdade que os selos eletrônicos fornecem às partes contratantes segurança aprimorada por meio de protocolos de criptografia e autenticação. No entanto, se você deixar de verificar a autenticidade dos dados de criação, estará se expondo a possíveis fraudes.
Em outros casos, o ponto crucial da questão não está tanto na autenticidade dos selos em si, mas na confiabilidade e legitimidade da outra parte envolvida. Para mitigar o risco de fraude, é fundamental realizar uma due diligence abrangente da contraparte para verificar a existência, a identidade e a situação financeira da empresa.
Como a CW pode ajudar você
Dadas as graves consequências legais do fato de os selos da empresa caírem em posse de pessoas não autorizadas, é vital implementar medidas robustas para proteger esses valiosos ativos. Conhecedora das complexidades dos requisitos legais e regulamentares locais, a equipe dedicada de profissionais experientes da nossa empresa pode ajudá-lo a proteger os selos da sua empresa. Desde o tratamento dos vários procedimentos de registro em seu nome até a orientação sobre o uso e o armazenamento adequados de selos, temos o compromisso de garantir a máxima proteção dos seus interesses comerciais.
Entre em contato conosco para saber como podemos ajudá-lo.
