Los empleadores de Hong Kong deben cumplir con las obligaciones de declaración anuales y basadas en eventos según la Ordenanza de Impuestos Internos, Cap. 112 (“IRO”). La presentación anual generalmente consiste en la Declaración del Empleador de Remuneraciones y Pensiones, Formulario BIR56A, junto con los registros individuales del Formulario IR56B para los empleados declarables. El Departamento de Impuestos Internos (“IRD”) establece que una empresa que opera en Hong Kong está obligada a presentar el Formulario IR56B para los empleados, independientemente de si los servicios se prestan dentro o fuera de Hong Kong, siempre que el ingreso total del empleado exceda el límite de declaración establecido en las notas e instrucciones del IRD.
La obligación de presentación debe gestionarse a través de controles de nóminas, RR. HH., finanzas e impuestos. Los empleadores deben identificar a los empleados declarables, conciliar la remuneración y los beneficios, revisar los acuerdos de trabajo en el extranjero y de adscripción, declarar los beneficios de vivienda y basados en acciones cuando corresponda, y cumplir con los requisitos de notificación separados para nuevas contrataciones, rescisiones y empleados que abandonan Hong Kong. El IRD también exige a los empleadores que alineen los procesos de presentación electrónica con los Nuevos Portales Fiscales y los acuerdos de envío de archivos de datos IR56.
Base legal y administrativa
La base legal para las obligaciones de declaración del empleador se encuentra en la Ordenanza de Impuestos Internos, Cap. 112. La Sección 52 de la IRO proporciona el marco principal para la declaración de información del empleador al IRD, incluida la declaración relacionada con la remuneración y el estado laboral de los empleados.
La Declaración Anual del Empleador generalmente consiste en:
| Formulario | Función |
|---|---|
| BIR56A | Declaración a nivel de empleador presentada al IRD |
| IR56B | Registro de remuneración y pensión a nivel de empleado |
| IR56E | Notificación de inicio de empleo |
| IR56F | Notificación de cese de empleo o fallecimiento |
| IR56G | Notificación cuando un empleado abandona Hong Kong |
| IR56M / IR6036B | Declaración de pagos a proveedores de servicios locales no constituidos en sociedad, cuando corresponda |
El ciclo de declaración anual sigue el año fiscal de Hong Kong, que va del 1 de abril al 31 de marzo. El IRD generalmente emite la Declaración del Empleador el primer día hábil de abril de cada año. Los empleadores deben completar y devolver el Formulario BIR56A junto con los formularios IR56B relevantes dentro de un mes a partir de la fecha de emisión.
Alcance de la Declaración del Empleador
El Formulario BIR56A funciona como la declaración a nivel de empleador. El Formulario IR56B proporciona detalles a nivel de empleado. Los empleadores deben preparar un IR56B para cada empleado declarable.
El Formulario IR56B requiere información que incluye:
- datos del empleado;
- periodo de empleo;
- capacidad en la que fue empleado el trabajador;
- salarios, sueldos, paga por vacaciones, honorarios, comisiones, bonificaciones y asignaciones;
- beneficios adicionales y otras prestaciones imponibles;
- prestaciones de vivienda;
- pagos de pensiones;
- ganancias por opciones sobre acciones;
- si el empleado fue pagado total o parcialmente por una entidad no de Hong Kong; y
- observaciones relevantes para el empleo o la posición de declaración.
Las Notas e Instrucciones del IRD para el Formulario IR56B establecen que el impuesto sobre los salarios se aplica a los ingresos laborales que surgen o se derivan de Hong Kong, incluidos los ingresos derivados de servicios prestados en Hong Kong y la remuneración pagada bajo ciertos acuerdos de empresas de servicios.
Empleados que deben ser declarados
Un empleador de Hong Kong debe revisar la población total de empleados antes de preparar la declaración anual. El análisis de declaración debe cubrir:
- empleados a tiempo completo;
- empleados a tiempo parcial;
- directores;
- empleados asignados o adscritos a la empresa de Hong Kong;
- empleados que prestan servicios fuera de Hong Kong;
- empleados pagados parcialmente por una entidad del grupo no de Hong Kong;
- antiguos empleados con beneficios post-empleo declarables; y
- empleados o directores que obtienen ganancias de acuerdos de opciones sobre acciones o adjudicaciones de acciones.
El IRD establece que una empresa de Hong Kong debe presentar el Formulario IR56B para los empleados, independientemente de si el empleado prestó servicios dentro o fuera de Hong Kong, cuando los ingresos exceden el umbral de declaración aplicable. El empleador puede proporcionar información adicional en la columna de observaciones, incluidos los detalles del acuerdo de trabajo en el extranjero del empleado.
Los empleadores deben separar la obligación de declaración del empleador de la evaluación del impuesto sobre los salarios del empleado. La declaración del empleador puede ser requerida incluso cuando parte de los servicios del empleado se realizan fuera de Hong Kong. La exposición real del empleado al impuesto sobre los salarios depende de las disposiciones de gravamen, las reglas de origen y cualquier exención aplicable bajo la IRO.
Trabajo en el extranjero, adscripciones y nómina dividida
Los acuerdos de empleo transfronterizos requieren una revisión más exhaustiva. Las áreas de riesgo comunes incluyen las adscripciones, los roles regionales, el trabajo remoto fuera de Hong Kong y la compensación pagada a través de entidades del grupo en el extranjero.
La DIPN n.º 10 explica el enfoque del IRD sobre el impuesto sobre los salarios según la sección 8(1) de la IRO. El cargo básico se aplica a los ingresos “que surgen o se derivan de Hong Kong” de cualquier cargo o empleo con fines de lucro. El IRD establece que determinar la fuente de los ingresos laborales requiere identificar dónde se encuentra el empleo. Los factores relevantes incluyen el contrato de trabajo, las partes del contrato, dónde se negoció y concluyó el contrato, la residencia del empleador y el lugar de pago de la remuneración.
Para los empleadores, la revisión práctica de la declaración debe cubrir:
- el empleador contractual;
- la entidad empleadora que figura en el contrato de trabajo;
- si el empleado está adscrito a o de una entidad no de Hong Kong;
- si la remuneración es asumida por una entidad de Hong Kong o no de Hong Kong;
- si la nómina está dividida entre jurisdicciones;
- si los servicios en el extranjero están documentados;
- si se registran los días de servicio en Hong Kong; y
- si la sección de observaciones del IR56B debe incluir información explicativa adicional.
Cuando un empleado es pagado total o parcialmente por una entidad no de Hong Kong, el empleador debe revisar los campos de divulgación relevantes del IR56B y los registros de nómina de respaldo. La guía del empleador del IRD aborda expresamente a los empleados asignados para trabajar en el extranjero o en Hong Kong y exige la presentación cuando se cumplen las condiciones de declaración relevantes.
Remuneración y beneficios declarables
Los empleadores deben declarar la remuneración y los beneficios de acuerdo con las instrucciones del formulario del IRD y los registros de nómina. Los elementos declarables comúnmente incluyen:
- salario y sueldos;
- comisiones;
- bonificaciones;
- paga por vacaciones;
- honorarios de director;
- asignaciones;
- beneficios adicionales;
- pagos de planes de jubilación;
- ganancias por opciones sobre acciones;
- adjudicaciones de acciones;
- prestaciones de vivienda; y
- otros beneficios relacionados con el empleo.
Los importes generalmente deben declararse antes de las deducciones a nivel de empleado. Los empleadores deben conciliar los registros de nómina, los libros contables, las provisiones de bonificaciones y los registros de beneficios antes de la presentación.
Cuando la remuneración se paga en una moneda que no sea el dólar de Hong Kong, el empleador debe aplicar un enfoque de conversión a dólares de Hong Kong consistente respaldado por los registros de nómina. El IRD proporciona tipos de cambio promedio para fines de impuesto sobre los salarios como parte de sus recursos de información para empleadores.
Prestaciones de vivienda
Las prestaciones de vivienda deben revisarse por separado porque el tratamiento de declaración depende del acuerdo entre el empleador, el empleado y el propietario.
El análisis de declaración debe cubrir:
- alojamiento proporcionado directamente por el empleador;
- alquiler pagado por el empleador al propietario;
- alquiler pagado por el empleado y reembolsado por el empleador;
- alquiler pagado por el empleado al empleador;
- subsidios en efectivo para vivienda;
- documentación del contrato de arrendamiento; y
- tratamiento en nómina del beneficio.
El IRD proporciona orientación y ejemplos específicos para empleadores sobre las prestaciones de vivienda, incluida la cumplimentación del elemento relevante en el Formulario IR56B. Los ejemplos abordan las propiedades alquiladas por el empleador, los reembolsos de alquiler y las contribuciones de alquiler de los empleados.
Los empleadores deben conservar los contratos de arrendamiento, los recibos de alquiler, los registros de reembolso, las entradas de nómina y las aprobaciones internas. Estos registros respaldan la clasificación y declaración de la prestación de vivienda.
Opciones sobre acciones y adjudicaciones de acciones
La compensación basada en acciones requiere una revisión específica, particularmente para empleados de alto nivel, expatriados, adscritos y antiguos empleados. La DIPN n.º 38 explica el tratamiento fiscal de los salarios de los beneficios derivados de las adjudicaciones de acciones a empleados y los planes de opciones sobre acciones a empleados. El IRD señala que la IRO ha contenido disposiciones específicas para la tributación de los beneficios de las opciones sobre acciones a empleados desde 1971.
Los empleadores deben revisar si se requiere la declaración para:
- concesiones de opciones sobre acciones;
- ejercicio, asignación o liberación de opciones sobre acciones;
- unidades de acciones restringidas;
- adjudicaciones de acciones;
- beneficios del plan de compra de acciones para empleados;
- planes de capital en el extranjero administrados por una empresa matriz;
- ejercicios posteriores a la rescisión; y
- empleados con movilidad internacional.
La DIPN n.º 38 aborda cuestiones como el empleo en Hong Kong, el empleo fuera de Hong Kong y el prorrateo cuando un empleado cambia de ubicación de empleo durante el período de adquisición de derechos.
Los empleadores deben coordinarse con la empresa matriz o el administrador del plan cuando las adjudicaciones de capital se gestionan fuera de Hong Kong. Los equipos de nóminas deben obtener datos de adquisición de derechos, ejercicio y valor de mercado antes de finalizar el Formulario IR56B.
Nuevos empleados, rescisiones y salidas de Hong Kong
La Declaración Anual del Empleador debe coordinarse con las obligaciones de presentación basadas en eventos. El IRD identifica las obligaciones del empleador para nuevos empleos, empleo continuo, cese de empleo y empleados que abandonan Hong Kong de forma permanente o por un período sustancial.
Los formularios de notificación clave incluyen:
| Evento | Formulario | Requisito general de presentación |
|---|---|---|
| Nuevo empleado probablemente sujeto al impuesto sobre los salarios | IR56E | Presentar dentro de los tres meses siguientes al inicio |
| Empleado continuo durante el ciclo de declaración anual | IR56B | Presentar con la Declaración Anual del Empleador |
| Cese de empleo o fallecimiento | IR56F | Presentar antes del cese cuando sea necesario |
| Empleado que abandona Hong Kong de forma permanente o por un período sustancial | IR56G | Presentar antes de la salida prevista cuando sea necesario |
Cuando un empleado está a punto de abandonar Hong Kong, los empleadores deben revisar si se aplica el Formulario IR56G. El proceso de salida también puede requerir que el empleador retenga los importes pagaderos al empleado hasta que el IRD emita una carta de liberación.
Los empleadores deben mantener un calendario de presentación que registre las fechas de inicio, las fechas de finalización, las fechas de salida previstas y los plazos de la declaración anual. Este calendario debe estar vinculado a los procedimientos de cierre de nómina.
Pagos a autónomos, consultores y otros no empleados
Los empleadores deben distinguir la remuneración de los empleados de los pagos realizados a proveedores de servicios locales no constituidos en sociedad. La remuneración de los empleados se declara a través del Formulario IR56B. Los pagos a ciertos proveedores de servicios locales no constituidos en sociedad se declaran a través del Formulario IR56M, presentado bajo la cubierta del Formulario IR6036B.
La guía del IRD establece que el Formulario IR56M se aplica cuando los pagos anuales exceden los umbrales especificados. Estos incluyen honorarios de subcontratación que exceden los 200.000 HKD y honorarios, comisiones, regalías o pagos similares a consultores, agentes, corredores, artistas autónomos, artistas, deportistas, escritores y proveedores de servicios similares que exceden los 25.000 HKD.
Las empresas que utilizan autónomos, consultores, agentes, empresarios individuales o proveedores de servicios asociados deben mantener:
- acuerdos de servicio;
- facturas;
- registros de pago;
- detalles de registro comercial, cuando estén disponibles;
- evidencia que respalde la clasificación de no empleado; y
- resúmenes de pagos anuales.
La clasificación debe revisarse antes del ciclo de declaración anual. Una clasificación incorrecta puede crear lagunas en la declaración y riesgo de impuestos sobre la nómina.
Canales de presentación y Nuevos Portales Fiscales
El IRD ha actualizado los procesos de presentación del empleador a través de los Nuevos Portales Fiscales. Los empleadores que no están obligados a presentar anualmente el Formulario IR56B o IR56M pueden presentar el Formulario BIR56A o el Formulario IR6036B en línea a través de los Nuevos Portales Fiscales. Otros empleadores pueden preparar archivos de datos IR56 utilizando la Herramienta de Preparación de Formularios IR56 del IRD o software aprobado desarrollado por el propio empleador, y luego cargar el archivo de datos a través de los Nuevos Portales Fiscales.
El IRD establece que la mera carga de un archivo de datos, sin la presentación del Formulario BIR56A o IR6036B debidamente firmado y la Lista de Control cuando corresponda, no satisfará las obligaciones del empleador según la IRO.
Los empleadores deben establecer controles sobre:
- preparación de archivos de datos IR56;
- revisión de la información de nómina y beneficios;
- autorización del firmante;
- presentación de la Lista de Control;
- retención de archivos de datos cargados;
- provisión de copias a los empleados; y
- presentación de formularios de reemplazo o adicionales cuando se identifiquen errores.
Para empleadores más grandes, el proceso anual debe incluir pruebas del sistema antes de la presentación, validación de identificadores de empleados y revisión de informes de excepciones.
Mantenimiento de registros de nómina
El mantenimiento de registros de nómina respalda la exactitud de la Declaración del Empleador y los formularios de notificación relacionados. El IRD identifica el mantenimiento de registros de nómina como parte de las obligaciones fiscales del empleador.
Los empleadores deben mantener registros que cubran:
- nombres y datos personales de los empleados;
- detalles de la tarjeta de identidad de Hong Kong o pasaporte;
- direcciones y estado civil, cuando sea relevante para la declaración;
- contratos de trabajo y modificaciones;
- periodo de empleo;
- puesto de trabajo y capacidad;
- estado de tiempo completo o parcial;
- registros de salarios y sueldos;
- bonificaciones, comisiones y asignaciones;
- beneficios en especie;
- registros de prestaciones de vivienda;
- contribuciones a planes de jubilación;
- registros de opciones sobre acciones y adjudicaciones de acciones;
- información de nómina en el extranjero;
- acuerdos de adscripción y registros de recarga;
- registros de salida y rescisión; y
- copias de los formularios IR56 presentados.
La retención de registros debe integrarse con los sistemas de RR. HH. y nómina. Las empresas con inversión extranjera deben prestar especial atención a la nómina dividida, los planes de capital a nivel de grupo y los beneficios para expatriados, ya que la documentación de respaldo puede estar en poder de entidades fuera de Hong Kong.
Sanciones y riesgo de cumplimiento
El IRD establece que el incumplimiento de las obligaciones de declaración del empleador es una infracción grave y puede resultar en una multa de 10.000 HKD.
Los riesgos comunes de cumplimiento incluyen:
- presentación tardía del Formulario BIR56A o IR56B;
- omisión de empleados declarables;
- declaración incompleta de la remuneración pagada en el extranjero;
- tratamiento incorrecto de los empleados adscritos;
- no declarar las prestaciones de vivienda;
- no declarar las ganancias por opciones sobre acciones o las adjudicaciones de acciones;
- presentación tardía de IR56E, IR56F o IR56G;
- uso incorrecto de IR56F cuando se requiere IR56G;
- omisión de la declaración IR56M para proveedores de servicios locales no constituidos en sociedad;
- registros de respaldo incompletos; y
- inconsistencia entre la nómina, los registros contables y los formularios presentados.
Los empleadores deben realizar una revisión previa a la presentación cada año. La revisión debe comparar los datos de nómina, los libros contables, los registros maestros de empleados, los programas de beneficios, los informes de compensación de capital y la información de nómina en el extranjero.
Marco práctico de cumplimiento
Los empleadores deben gestionar la Declaración del Empleador a través de un proceso anual documentado. El proceso debe asignar responsabilidades claras al personal de RR. HH., nómina, finanzas e impuestos.
| Área de cumplimiento | Acción requerida | Registros / controles clave |
|---|---|---|
| Revisión de la población de empleados | Identificar a todos los empleados, directores, adscritos, personal a tiempo parcial, antiguos empleados con beneficios basados en acciones y empleados pagados por entidades no de Hong Kong. | Archivo maestro de empleados, contratos de trabajo, registros de directores, registros de adscripción, registros de nómina en el extranjero |
| Conciliación de remuneraciones | Conciliar salarios, sueldos, bonificaciones, comisiones, asignaciones, pensiones y otros pagos con los registros de nómina y contabilidad. | Registro de nómina, libro mayor, programas de bonificaciones, registros de pago, registros de pensiones |
| Revisión de beneficios | Revisar vivienda, educación, reubicación, viajes, contribuciones a planes de jubilación, adjudicaciones de acciones y opciones sobre acciones. | Programas de beneficios, contratos de arrendamiento, registros de reembolso, registros de MPF, informes de adjudicación de capital |
| Revisión de empleo transfronterizo | Evaluar acuerdos de trabajo en el extranjero, nómina dividida, adscripciones, días de servicio en Hong Kong y compensación pagada en el extranjero. | Acuerdos de adscripción, registros de días de viaje, acuerdos de recarga, informes de nómina extranjera, observaciones del IR56B |
| Revisión de contratistas y proveedores de servicios | Identificar pagos a proveedores de servicios locales no constituidos en sociedad y evaluar si se cumplen los umbrales de IR56M e IR6036B. | Acuerdos de servicio, facturas, resúmenes de pagos anuales, registros de registro comercial |
| Revisión de presentación basada en eventos | Confirmar si se requirieron o presentaron los formularios IR56E, IR56F o IR56G durante el año. Conciliar estas presentaciones con los registros anuales del IR56B. | Calendario de presentación, avisos de inicio, registros de rescisión, registros de salida, copias de los formularios presentados |
| Control de presentación | Confirmar el canal de presentación adecuado, preparar el archivo de datos IR56 cuando sea necesario, obtener la firma autorizada y presentar la Lista de Control cuando corresponda. | Archivo de datos IR56, registro de presentación de Nuevos Portales Fiscales, BIR56A firmado, Lista de Control, registro de autorización |
| Retención de registros | Retener registros de nómina, empleo, beneficios y presentación en un formato que pueda respaldar las consultas del IRD. | Archivo centralizado de nómina, registros de RR. HH., archivo de presentación de impuestos, índice de documentación de respaldo |