Os empregadores em Hong Kong são obrigados a cumprir obrigações anuais e baseadas em eventos de reporte nos termos da Inland Revenue Ordinance, Cap. 112 (“IRO”). A entrega anual geralmente consiste na Employer’s Return of Remuneration and Pensions, Form BIR56A, juntamente com registros individuais do Form IR56B para empregados reportáveis. O Inland Revenue Department (“IRD”) afirma que uma empresa que exerce atividades em Hong Kong é obrigada a entregar o Form IR56B para empregados independentemente de os serviços serem prestados dentro ou fora de Hong Kong, desde que a renda total do empregado exceda o limite de reporte estabelecido nas notas e instruções do IRD.
A obrigação de entrega deve ser gerida por meio de controles de folha de pagamento, RH, finanças e tributos. Os empregadores devem identificar empregados reportáveis, reconciliar remuneração e benefícios, revisar arranjos offshore e de secondment, reportar benefícios de moradia e baseados em ações quando aplicável e cumprir requisitos de notificação separados para novas contratações, desligamentos e empregados que deixam Hong Kong. O IRD também exige que os empregadores alinhem os processos de entrega eletrônica aos New Tax Portals e aos arranjos de envio de arquivos de dados do IR56.
Base legal e administrativa
A base legal das obrigações de reporte do empregador está contida na Inland Revenue Ordinance, Cap. 112. A Seção 52 da IRO estabelece o principal arcabouço para o reporte de informações do empregador ao IRD, incluindo o reporte relacionado à remuneração e ao status de emprego dos empregados.
A Employer’s Return anual geralmente consiste em:
| Formulário | Função |
|---|---|
| BIR56A | Declaração em nível de empregador enviada ao IRD |
| IR56B | Registro, em nível de empregado, de remuneração e pensão |
| IR56E | Notificação de início do emprego |
| IR56F | Notificação de cessação do emprego ou falecimento |
| IR56G | Notificação quando um empregado está deixando Hong Kong |
| IR56M / IR6036B | Reporte de pagamentos a prestadores de serviços locais não incorporados, quando aplicável |
O ciclo anual de reporte segue o ano fiscal de Hong Kong, que vai de 1 de abril a 31 de março. Em geral, o IRD emite a Employer’s Return no primeiro dia útil de abril de cada ano. Os empregadores devem preencher e devolver o Form BIR56A juntamente com os formulários IR56B relevantes dentro de um mês a partir da data de emissão.
Escopo da Employer’s Return
O Form BIR56A funciona como a declaração em nível de empregador. O Form IR56B fornece detalhes em nível de empregado. Os empregadores devem preparar um IR56B para cada empregado reportável.
O Form IR56B exige informações que incluem:
- dados do empregado;
- período de emprego;
- função/capacidade em que o empregado foi contratado;
- salários, vencimentos, pagamento de licença, honorários, comissões, bônus e adicionais;
- vantagens e outros benefícios tributáveis;
- benefícios de moradia;
- pagamentos de pensão;
- ganhos com opções de ações;
- se o empregado foi pago total ou parcialmente por uma entidade fora de Hong Kong; e
- observações relevantes para a situação de emprego ou de reporte.
As Notes and Instructions do IRD para o Form IR56B afirmam que o salaries tax incide sobre a renda de emprego que surge em ou é derivada de Hong Kong, incluindo renda derivada de serviços prestados em Hong Kong e remuneração paga sob determinados arranjos de service company.
Empregados que devem ser reportados
Um empregador em Hong Kong deve revisar toda a população de empregados antes de preparar a declaração anual. A análise de reporte deve abranger:
- empregados em tempo integral;
- empregados em tempo parcial;
- diretores;
- empregados designados ou cedidos (seconded) para a empresa de Hong Kong;
- empregados que prestam serviços fora de Hong Kong;
- empregados pagos parcialmente por uma entidade do grupo fora de Hong Kong;
- ex-empregados com benefícios pós-emprego reportáveis; e
- empregados ou diretores que realizem ganhos com arranjos de opção de ações ou concessão de ações (share award).
O IRD afirma que uma empresa em Hong Kong deve entregar o Form IR56B para empregados independentemente de o empregado ter prestado serviços dentro ou fora de Hong Kong, quando a renda exceder o limite de reporte aplicável. O empregador pode fornecer informações adicionais na coluna de observações, incluindo detalhes do arranjo de trabalho no exterior do empregado.
Os empregadores devem separar a obrigação de reporte do empregador da apuração do salaries tax do empregado. O reporte do empregador pode ser exigido mesmo quando parte dos serviços do empregado é realizada fora de Hong Kong. A exposição efetiva do empregado ao salaries tax depende das disposições de incidência, regras de fonte e eventuais isenções aplicáveis nos termos da IRO.
Trabalho offshore, secondments e folha de pagamento dividida
Arranjos de emprego transfronteiriços exigem uma revisão mais cuidadosa. Áreas comuns de risco incluem secondments, funções regionais, trabalho remoto fora de Hong Kong e remuneração paga por entidades do grupo no exterior.
A DIPN No. 10 explica a abordagem do IRD para o salaries tax nos termos da seção 8(1) da IRO. A incidência básica se aplica à renda “que surge em ou é derivada de Hong Kong” de qualquer cargo ou emprego remunerado. O IRD afirma que, para determinar a fonte da renda de emprego, é necessário identificar onde o emprego está localizado. Fatores relevantes incluem o contrato de trabalho, as partes do contrato, onde o contrato foi negociado e concluído, a residência do empregador e o local de pagamento da remuneração.
Para os empregadores, a revisão prática de reporte deve abranger:
- o empregador contratual;
- a entidade empregadora indicada no contrato de trabalho;
- se o empregado é cedido (seconded) para ou por uma entidade fora de Hong Kong;
- se a remuneração é suportada por uma entidade de Hong Kong ou fora de Hong Kong;
- se a folha de pagamento é dividida entre jurisdições;
- se os serviços offshore estão documentados;
- se os dias de serviço em Hong Kong são acompanhados; e
- se a seção de observações do IR56B deve incluir informações explicativas adicionais.
Quando um empregado é pago total ou parcialmente por uma entidade fora de Hong Kong, o empregador deve revisar os campos de divulgação relevantes do IR56B e os registros de folha de pagamento de suporte. A orientação do IRD para empregadores trata expressamente de empregados designados para trabalhar no exterior ou em Hong Kong e exige a entrega quando as condições de reporte relevantes são atendidas.
Remuneração e benefícios reportáveis
Os empregadores devem reportar remuneração e benefícios de acordo com as instruções dos formulários do IRD e os registros de folha de pagamento. Itens reportáveis comumente incluem:
- salário e vencimentos;
- comissões;
- bônus;
- pagamento de licença;
- honorários de diretor;
- adicionais;
- vantagens;
- pagamentos de planos de aposentadoria;
- ganhos com opções de ações;
- share awards;
- benefícios de moradia; e
- outros benefícios relacionados ao emprego.
Em geral, os valores devem ser reportados antes das deduções em nível de empregado. Os empregadores devem reconciliar registros de folha de pagamento, razão contábil, provisões de bônus e registros de benefícios antes do envio.
Quando a remuneração é paga em uma moeda diferente do dólar de Hong Kong, o empregador deve aplicar uma abordagem consistente de conversão para dólar de Hong Kong, suportada por registros de folha de pagamento. O IRD fornece taxas de câmbio médias para fins de salaries tax como parte de seus recursos de informação para empregadores.
Benefícios de moradia
Os benefícios de moradia devem ser revisados separadamente porque o tratamento de reporte depende do arranjo entre empregador, empregado e locador.
A análise de reporte deve abranger:
- acomodação fornecida diretamente pelo empregador;
- aluguel pago pelo empregador ao locador;
- aluguel pago pelo empregado e reembolsado pelo empregador;
- aluguel pago pelo empregado ao empregador;
- adicionais em dinheiro para moradia;
- documentação do contrato de locação; e
- tratamento do benefício na folha de pagamento.
O IRD fornece orientação específica e exemplos para empregadores sobre benefícios de moradia, incluindo o preenchimento do item relevante no Form IR56B. Os exemplos tratam de imóveis alugados pelo empregador, devoluções de aluguel e contribuições de aluguel do empregado.
Os empregadores devem manter contratos de locação, recibos de aluguel, registros de reembolso, lançamentos de folha de pagamento e aprovações internas. Esses registros sustentam a classificação e o reporte do benefício de moradia.
Opções de ações e share awards
A remuneração baseada em ações exige revisão específica, especialmente para empregados seniores, expatriados, secondees e ex-empregados. A DIPN No. 38 explica o tratamento de salaries tax de benefícios derivados de share awards de empregados e de planos de opções de ações de empregados. O IRD observa que a IRO contém disposições específicas para a tributação de benefícios de opções de ações de empregados desde 1971.
Os empregadores devem revisar se é necessário reportar:
- concessões de opções de ações;
- exercício, cessão ou renúncia de opções de ações;
- restricted stock units;
- share awards;
- benefícios de planos de compra de ações por empregados;
- planos de ações offshore administrados por uma empresa controladora;
- exercícios após o desligamento; e
- empregados com mobilidade internacional.
A DIPN No. 38 aborda questões incluindo emprego em Hong Kong, emprego fora de Hong Kong e rateio quando um empregado muda o local de emprego durante o período de vesting.
Os empregadores devem coordenar com a empresa controladora ou o administrador do plano quando as concessões de ações são geridas fora de Hong Kong. As equipes de folha de pagamento devem obter dados de vesting, exercício e valor de mercado antes de finalizar o Form IR56B.
Novos empregados, desligamentos e saídas de Hong Kong
A Employer’s Return anual deve ser coordenada com as obrigações de entrega baseadas em eventos. O IRD identifica obrigações do empregador para novo emprego, emprego contínuo, cessação do emprego e empregados que deixam Hong Kong definitivamente ou por um período substancial.
Os principais formulários de notificação incluem:
| Evento | Formulário | Requisito geral de entrega |
|---|---|---|
| Novo empregado com probabilidade de estar sujeito ao salaries tax | IR56E | Entregar dentro de três meses do início |
| Empregado contínuo durante o ciclo anual de reporte | IR56B | Entregar com a Employer’s Return anual |
| Desligamento do emprego ou falecimento | IR56F | Entregar antes da cessação quando exigido |
| Empregado deixando Hong Kong definitivamente ou por um período substancial | IR56G | Entregar antes da saída prevista quando exigido |
Quando um empregado está prestes a deixar Hong Kong, os empregadores devem revisar se o Form IR56G se aplica. O processo de saída também pode exigir que o empregador retenha valores pagáveis ao empregado até que o IRD emita uma carta de liberação.
Os empregadores devem manter um calendário de entregas que registre datas de início, datas de desligamento, datas previstas de saída e prazos da declaração anual. Esse calendário deve estar vinculado aos procedimentos de fechamento da folha de pagamento.
Pagamentos a freelancers, consultores e outros não empregados
Os empregadores devem distinguir a remuneração de empregados dos pagamentos feitos a prestadores de serviços locais não incorporados. A remuneração de empregados é reportada por meio do Form IR56B. Pagamentos a determinados prestadores de serviços locais não incorporados são reportados por meio do Form IR56M, enviado sob a capa do Form IR6036B.
A orientação do IRD afirma que o Form IR56M se aplica quando os pagamentos anuais excedem limites especificados. Estes incluem taxas de subcontratação superiores a HKD 200,000 e taxas, comissões, royalties ou pagamentos similares a consultores, agentes, corretores, artistas freelancers, entertainers, esportistas, escritores e prestadores de serviços similares superiores a HKD 25,000.
Empresas que utilizam freelancers, consultores, agentes, empresários individuais ou prestadores de serviços em parceria devem manter:
- contratos de prestação de serviços;
- faturas;
- registros de pagamento;
- dados de registro comercial, quando disponíveis;
- evidências que sustentem a classificação como não empregado; e
- resumos anuais de pagamentos.
A classificação deve ser revisada antes do ciclo anual de reporte. Uma classificação incorreta pode criar lacunas de reporte e risco de imposto sobre folha de pagamento.
Canais de envio e New Tax Portals
O IRD atualizou os processos de entrega do empregador por meio dos New Tax Portals. Empregadores que não são obrigados a entregar anualmente o Form IR56B ou IR56M podem enviar o Form BIR56A ou o Form IR6036B online pelos New Tax Portals. Outros empregadores podem preparar arquivos de dados do IR56 usando a IR56 Forms Preparation Tool do IRD ou software próprio do empregador aprovado, e então fazer o upload do arquivo de dados pelos New Tax Portals.
O IRD afirma que o simples upload de um arquivo de dados, sem o envio do Form BIR56A ou IR6036B devidamente assinado e da Control List quando aplicável, não satisfará as obrigações do empregador nos termos da IRO.
Os empregadores devem estabelecer controles sobre:
- preparação de arquivos de dados do IR56;
- revisão de informações de folha de pagamento e benefícios;
- autorização do signatário;
- envio da Control List;
- retenção dos arquivos de dados enviados;
- fornecimento de cópias aos empregados; e
- entrega de formulários de substituição ou adicionais quando erros forem identificados.
Para empregadores maiores, o processo anual deve incluir testes de sistema antes do envio, validação de identificadores de empregados e revisão de relatórios de exceção.
Manutenção de registros de folha de pagamento
A manutenção de registros de folha de pagamento sustenta a precisão da Employer’s Return e dos formulários de notificação relacionados. O IRD identifica a manutenção de registros de folha de pagamento como parte das obrigações fiscais do empregador.
Os empregadores devem manter registros que abranjam:
- nomes dos empregados e dados pessoais;
- dados do Hong Kong identity card ou passaporte;
- endereços e estado civil, quando relevante para o reporte;
- contratos de trabalho e alterações;
- período de emprego;
- cargo e função/capacidade;
- status de tempo integral ou parcial;
- registros de salários e vencimentos;
- bônus, comissões e adicionais;
- benefícios em espécie;
- registros de benefício de moradia;
- contribuições para planos de aposentadoria;
- registros de opções de ações e share awards;
- informações de folha de pagamento offshore;
- contratos de secondment e registros de recharge;
- registros de saída e desligamento; e
- cópias dos formulários IR56 entregues.
A retenção de registros deve ser integrada aos sistemas de RH e folha de pagamento. Empresas com investimento estrangeiro devem prestar atenção especial à folha de pagamento dividida, aos planos de ações em nível de grupo e aos benefícios de expatriados, porque a documentação de suporte pode estar fora de Hong Kong.
Penalidades e risco de conformidade
O IRD afirma que o descumprimento das obrigações de reporte do empregador é uma infração grave e pode resultar em multa de HKD 10,000.
Riscos comuns de conformidade incluem:
- entrega em atraso do Form BIR56A ou IR56B;
- omissão de empregados reportáveis;
- reporte incompleto de remuneração paga offshore;
- tratamento incorreto de empregados cedidos (seconded);
- falha em reportar benefícios de moradia;
- falha em reportar ganhos com opções de ações ou share awards;
- entrega em atraso de IR56E, IR56F ou IR56G;
- uso incorreto de IR56F quando IR56G é exigido;
- omissão do reporte IR56M para prestadores de serviços locais não incorporados;
- registros de suporte incompletos; e
- inconsistência entre folha de pagamento, registros contábeis e formulários entregues.
Os empregadores devem realizar uma revisão pré-entrega a cada ano. A revisão deve comparar dados de folha de pagamento, razão contábil, registros-mestre de empregados, cronogramas de benefícios, relatórios de remuneração em ações e informações de folha de pagamento no exterior.
Estrutura prática de conformidade
Os empregadores devem gerenciar a Employer’s Return por meio de um processo anual documentado. O processo deve atribuir responsabilidades claras a profissionais de RH, folha de pagamento, finanças e tributos.
| Área de conformidade | Ação necessária | Principais registros / controles |
|---|---|---|
| Revisão da população de empregados | Identificar todos os empregados, diretores, secondees, funcionários em tempo parcial, ex-empregados com benefícios baseados em ações e empregados pagos por entidades fora de Hong Kong. | Arquivo-mestre de empregados, contratos de trabalho, registros de diretores, registros de secondment, registros de folha de pagamento no exterior |
| Reconciliação de remuneração | Reconciliar salários, vencimentos, bônus, comissões, adicionais, pensões e outros pagamentos com os registros de folha de pagamento e contabilidade. | Registro de folha de pagamento, razão contábil, cronogramas de bônus, registros de pagamento, registros de pensão |
| Revisão de benefícios | Revisar moradia, educação, realocação, viagens, contribuições para planos de aposentadoria, share awards e opções de ações. | Cronogramas de benefícios, contratos de locação, registros de reembolso, registros de MPF, relatórios de concessões de ações |
| Revisão de emprego transfronteiriço | Avaliar arranjos de trabalho offshore, folha de pagamento dividida, secondments, dias de serviço em Hong Kong e remuneração paga no exterior. | Contratos de secondment, registros de dias de viagem, acordos de recharge, relatórios de folha de pagamento no exterior, observações do IR56B |
| Revisão de contratados e prestadores de serviços | Identificar pagamentos a prestadores de serviços locais não incorporados e avaliar se os limites de IR56M e IR6036B são atendidos. | Contratos de prestação de serviços, faturas, resumos anuais de pagamentos, registros de registro comercial |
| Revisão de entregas baseadas em eventos | Confirmar se os formulários IR56E, IR56F ou IR56G foram exigidos ou entregues durante o ano. Reconciliar essas entregas com os registros anuais do IR56B. | Calendário de entregas, notificações de início, registros de desligamento, registros de saída, cópias dos formulários entregues |
| Controle de envio | Confirmar o canal de envio apropriado, preparar o arquivo de dados do IR56 quando exigido, obter aprovação autorizada e enviar a Control List quando aplicável. | Arquivo de dados do IR56, registro de envio nos New Tax Portals, BIR56A assinado, Control List, registro de autorização |
| Retenção de registros | Reter registros de folha de pagamento, emprego, benefícios e envio em um formato que possa sustentar consultas do IRD. | Arquivo centralizado de folha de pagamento, registros de RH, arquivo de entregas fiscais, índice de documentação de suporte |