El inventario suele ser difícil de cerrar y auditar porque un recuento físico responde solo a parte de la cuestión contable. En una empresa de Hong Kong, la dirección debe establecer cuánto inventario existe, si la empresa es titular del mismo, si se han incluido todas las existencias de titularidad de la empresa, si las compras y ventas corresponden al periodo de información correcto y si el inventario sigue siendo recuperable por su importe en libros.
Un recuento de inventario de fin de ejercicio bien planificado debe, por tanto, conectar el recuento físico con los registros de inventario, el corte de compras y ventas, la evidencia de titularidad y la revisión de valoración. Tratar el ejercicio como un mero recuento de almacén puede dejar errores materiales sin resolver incluso cuando cada artículo en el suelo se haya contado con precisión.
Definir los procedimientos de recuento antes de comenzar el conteo
La dirección debe emitir instrucciones escritas de recuento de inventario que identifiquen las ubicaciones y categorías de inventario que se cubrirán, asignen responsabilidades de recuento y supervisión, expliquen cómo se controlarán las hojas de recuento o escáneres y especifiquen cómo se investigarán las diferencias. Las instrucciones también deben abordar los artículos dañados u obsoletos, las existencias de terceros, las mercancías en tránsito y los movimientos de inventario durante el recuento.
Los equipos de recuento deben comprender cómo marcar las áreas completadas, evitar el doble recuento y registrar las unidades de medida de manera coherente. Cuando las cantidades dependan de pesaje, medición o estimación en lugar de piezas individuales, la dirección debe documentar el método utilizado y determinar si se requiere conocimiento especializado o equipos calibrados.
Debe conservarse una secuencia final de hojas de recuento prenumeradas o un informe de recuento electrónico controlado, incluidos los registros no utilizados o cancelados, de modo que los equipos financieros puedan demostrar que los resultados del recuento están completos y no han sido reemplazados selectivamente después del evento.
Controlar los movimientos de inventario durante el recuento
Cuando las operaciones lo permitan, las recepciones, movimientos de producción y despachos deben suspenderse mientras se realiza el recuento. Si la empresa debe continuar operando, cada movimiento durante el recuento debe registrarse y rastrearse tanto en el recuento físico como en el sistema de inventario, con responsabilidad clara para evitar que las mismas mercancías se omitan o se cuenten dos veces.
Los equipos financieros y de almacén deben acordar el último albarán de recepción y documento de despacho utilizados antes del recuento, junto con los primeros documentos utilizados después. Estos puntos de referencia ayudan a establecer qué transacciones pertenecen a los registros de inventario de cierre y proporcionan una base para la posterior verificación de corte.
Verificar el corte de compras y ventas en torno al cierre del ejercicio
Las mercancías recibidas poco antes o después del cierre del ejercicio deben cotejarse con pedidos de compra, registros de recepción de mercancías, facturas de proveedores y las condiciones de entrega pertinentes, de modo que tanto el inventario como el pasivo relacionado se reconozcan en el periodo correcto. Una entrega físicamente presente en el almacén no determina, por sí sola, cuándo se transfirió la titularidad a la empresa.
Las mercancías despachadas en torno al cierre del ejercicio requieren la misma disciplina. Los equipos financieros deben comparar albaranes de despacho, facturas de venta, información de aceptación del cliente y condiciones contractuales de envío, y luego determinar si las mercancías deben permanecer en inventario o si la venta relacionada y el coste de ventas pertenecen al periodo de información.
Los errores de corte a menudo afectan a más de un saldo, porque una recepción o despacho registrados incorrectamente en el tiempo pueden distorsionar el inventario, los ingresos, las compras, las cuentas por cobrar comerciales, las cuentas por pagar comerciales y el beneficio al mismo tiempo.
Separar la ubicación física de la titularidad
El inventario ubicado en las instalaciones de la empresa puede pertenecer a clientes, proveedores u otra entidad del grupo. Las existencias en consignación, los materiales de titularidad del cliente y las mercancías mantenidas para procesamiento o custodia deben identificarse físicamente y excluirse de los registros de inventario de la empresa a menos que las condiciones contractuales pertinentes establezcan la titularidad.
Por el contrario, el inventario de titularidad de la empresa puede estar en almacenes externos, subcontratistas, proveedores logísticos, consignatarios o instalaciones de clientes. La dirección debe obtener registros de inventario o confirmaciones fiables para estas ubicaciones, conciliarlos con el libro mayor y considerar si se necesita un recuento separado u otro procedimiento de verificación.
Utilizar el recuento para identificar inventario dañado y obsoleto
El recuento físico ofrece una oportunidad para examinar si el inventario sigue siendo utilizable y vendible, en lugar de confirmar solo la cantidad. Los artículos dañados, oxidados, caducados, de lento movimiento o tecnológicamente obsoletos deben etiquetarse durante el recuento e informarse al departamento financiero para su revisión de valoración.
Para las entidades que aplican las Normas Contables HKFRS completas, la HKAS 2 Inventarios requiere que el inventario se mida al menor entre el coste y el valor neto realizable. Una cantidad puede, por tanto, estar físicamente presente y contada correctamente mientras aún requiere un ajuste a la baja porque está dañada, obsoleta, sujeta a precios de venta decrecientes o se espera que incurra en mayores costes de finalización o venta.
La evaluación debe reflejar la naturaleza y el propósito del inventario. La obsolescencia puede ser obvia para bienes de consumo caducados pero menos visible para materiales industriales, piezas de repuesto o componentes especializados, donde la dirección debe considerar si los artículos siguen siendo utilizables, si existe demanda continua y si su recuperación esperada respalda el coste registrado. Las entidades que apliquen otro marco de información de Hong Kong deben confirmar sus requisitos aplicables de medición de inventario.
Investigar las diferencias de recuento antes de registrar ajustes
Las diferencias entre las cantidades físicas y los registros contables deben rastrearse en los registros de recepción, producción, transferencia y despacho antes de registrar un ajuste. Una baja inexplicada puede hacer que el libro mayor concuerde con el recuento mientras oculta debilidades en las compras, la seguridad del almacén, la información de producción o el corte de ventas.
La dirección debe evaluar si las diferencias son aisladas o indican un fallo de control más amplio, particularmente cuando el mismo producto, ubicación o tipo de transacción produce variaciones repetidas. Los ajustes materiales deben llevar una explicación documentada, evidencia de revisión y aprobación apropiada.
Planificar las existencias mantenidas en múltiples ubicaciones o contadas en otra fecha
Una posición de inventario completa de fin de ejercicio puede involucrar varios almacenes y ubicaciones de terceros, por lo que la dirección debe conciliar cada ubicación con el libro mayor de inventario y asegurar que las transferencias entre sitios se registren una vez, en la ubicación y periodo correctos.
Si el recuento físico se produce antes o después de la fecha de información, los equipos financieros deben conciliar los movimientos entre la fecha de recuento y el cierre del ejercicio. Las compras, ventas, producción, transferencias, devoluciones y ajustes durante ese intervalo deben estar respaldados por registros que permitan proyectar o retroceder la cantidad de fin de ejercicio de manera fiable.
Comprender el papel de la dirección cuando asisten los auditores
Cuando el inventario es material, los auditores pueden asistir al recuento físico para observar si la dirección sigue sus instrucciones, inspeccionar el inventario, realizar recuentos de prueba y obtener evidencia sobre la fiabilidad de los procedimientos de recuento. Su asistencia no transfiere la responsabilidad del recuento al equipo de auditoría.
La dirección sigue siendo responsable de diseñar y operar el recuento, establecer cantidades fiables, investigar variaciones y preparar los registros finales de inventario. Los equipos financieros deben coordinar el calendario y la información requeridos para la asistencia de auditoría sin tratar los recuentos de prueba del auditor como un sustituto de los procedimientos propios de la empresa.
Conservar un archivo completo de recuento de inventario de fin de ejercicio
El archivo de fin de ejercicio debe incluir normalmente:
- Las instrucciones finales aprobadas de recuento de inventario y la lista de ubicaciones.
- Hojas de recuento completadas o informes de recuento electrónico controlados.
- Registros de recepciones, despachos y otros movimientos durante el recuento.
- Los números de documento último y primero utilizados para la verificación de corte.
- Conciliaciones entre cantidades físicas, registros de inventario y el libro mayor.
- Explicaciones y aprobaciones para diferencias de recuento materiales y ajustes.
- Informes que identifican inventario de lento movimiento, dañado, caducado u obsoleto.
- Evidencia que respalda el inventario mantenido por o en nombre de terceros.
- La evaluación del valor neto realizable y cualquier ajuste a la baja resultante.
Completar la revisión del recuento antes de cerrar el inventario
Un recuento de inventario de fin de ejercicio debe proporcionar evidencia de cantidad, titularidad, integridad, condición, corte y la fiabilidad de los registros de inventario subyacentes. Los equipos financieros deben resolver variaciones materiales y preocupaciones de valoración mientras los registros de almacén, documentos de respaldo y personal pertinente permanezcan disponibles, en lugar de esperar a que la auditoría exponga lagunas en el proceso de cierre.