存货通常难以结账和审计，因为实地盘点仅解决了部分会计问题。对于香港公司而言，管理层必须确定存货的现存数量、公司是否拥有其所有权、是否已包含所有公司拥有的库存、采购和销售是否归入正确的报告期，以及存货是否仍能按其账面价值收回。
因此，一份规划良好的年终库存盘点应将实地盘点与存货记录、购销截止、所有权证据和估值审查联系起来。仅将其视为仓库清点可能会导致重大错误无法解决，即使现场的每一件物品都已被准确清点。
在盘点开始前确定盘点程序
管理层应发布书面盘点指令，明确涵盖的地点和存货类别，分配盘点和监督职责，说明如何控制盘点表或扫描仪，并规定如何调查差异。指令还应涉及损坏或过时物品、第三方库存、在途货物以及盘点期间的存货移动。
盘点小组应了解如何标记已完成区域、避免重复盘点并保持计量单位记录的一致性。如果数量取决于称重、测量或估算而非单件清点，管理层应记录所使用的方法，并确定是否需要专业知识或经过校准的设备。
应保留最终的预先编号盘点表序列或受控的电子盘点报告，包括未使用或作废的记录，以便财务团队能够证明盘点结果是完整的，并且在事后未被选择性地替换。
在库存盘点期间控制存货移动
在业务允许的情况下，应在盘点期间暂停收货、生产移动和发货。如果业务必须继续运行，盘点期间的每一次移动都应予以记录，并追踪至实地盘点和存货系统，并明确防止同一货物被遗漏或重复盘点的责任。
财务和仓库团队应商定盘点前使用的最后一份收货单和发货单，以及盘点后使用的第一份单据。这些参考点有助于确定哪些交易属于期末存货记录，并为随后的截止测试提供基础。
测试年终前后的采购和销售截止
在年终前不久或之后收到的货物应与采购订单、收货记录、供应商发票和相关交付条款相匹配，以便存货和相关负债都能在正确的期间内确认。仅凭仓库中实际存在的交付物并不能决定所有权何时转移给公司。
年终前后发出的货物也需要同样的规范。财务团队应核对发货单、销售发票、客户验收信息和合同运输条款，然后确定货物应保留在存货中，还是相关的销售和销售成本属于该报告期。
截止错误通常会影响多个余额，因为错误计时的收货或发货可能同时导致存货、收入、采购、应收账款、应付账款和利润的错报。
将物理位置与所有权区分开来
位于公司场所内的存货可能属于客户、供应商或其他集团实体。寄售库存、客户拥有的材料以及为加工或保管而持有的货物应进行实物识别，并排除在公司的存货记录之外，除非相关合同条款确立了所有权。
相反，公司拥有的存货可能存放在外部仓库、分包商、物流供应商、受托人或客户场所。管理层应从这些地点获取可靠的存货记录或确认书，将其与总账进行核对，并考虑是否需要单独的盘点或其他核实程序。
利用盘点识别损坏和过时的存货
实地盘点提供了一个检查存货是否仍可使用和销售的机会，而不仅仅是确认数量。损坏、生锈、过期、滞销或技术过时的物品应在盘点期间贴上标签，并报告给财务部门进行估值审查。
对于应用全套《香港财务报告准则》（HKFRS）会计准则的实体，《香港会计准则第 2 号——存货》（HKAS 2 Inventories）要求存货按成本与可变现净值孰低者计量。因此，某种数量的存货可能在实物上存在且被正确清点，但由于损坏、过时、售价下跌或预计会产生更高的完工或销售成本，仍需要进行减值拨备。
评估应反映存货的性质和用途。对于过期的消费品，过时可能显而易见，但对于工业材料、备件或专业组件，过时可能较难察觉，管理层必须考虑这些物品是否仍可使用、是否存在持续需求，以及其预期的回收价值是否支持记录的成本。应用其他香港报告框架的实体应确认其适用的存货计量要求。
在过账调整前调查盘点差异
在过账调整之前，应将实物数量与账面记录之间的差异追踪至收货、生产、调拨和发货记录。不明原因的核销虽然可能使账簿与盘点结果一致，但可能会掩盖采购、仓库安全、生产报告或销售截止方面的弱点。
管理层应评估差异是孤立的还是表明存在更广泛的控制失效，特别是当同一产品、地点或交易类型重复出现差异时。重大调整应附带书面说明、审查证据和适当的批准。
规划存放在多个地点或在其他日期盘点的库存
完整的年终存货状况可能涉及多个仓库和第三方地点，因此管理层应将每个地点与存货分类账进行核对，并确保站点之间的调拨在正确的地点和期间内记录一次。
如果实地盘点发生在报告日期之前或之后，财务团队必须核对盘点日与年终之间的变动。在该间隔期间的采购、销售、生产、调拨、退货和调整应有记录支持，以便可靠地对年终数量进行向前或向后回溯。
了解审计师出席时管理层的角色
当存货具有重大性时，审计师可能会出席实地盘点，以观察管理层是否遵循其指令、检查存货、进行抽盘并获取有关盘点程序可靠性的证据。他们的出席并不意味着将盘点责任转移给审计团队。
管理层仍负责设计和操作盘点、确定可靠的数量、调查差异并准备最终的存货记录。财务团队应协调审计出席所需的时间表和信息，而不应将审计师的抽盘视为公司自身程序的替代品。
保留完整的年终库存盘点档案
年终档案通常应包括：
- 最终批准的盘点指令和地点清单。
- 完成的盘点表或受控的电子盘点报告。
- 盘点期间的收货、发货和其他移动记录。
- 用于截止测试的最后一份和第一份单据编号。
- 实物数量、存货记录与总账之间的核对表。
- 重大盘点差异和调整的说明及批准。
- 识别滞销、损坏、过期或过时存货的报告。
- 支持由第三方持有或代表第三方持有的存货的证据。
- 可变现净值评估及任何由此产生的减值拨备。
在结转存货前完成盘点审查
年终库存盘点应提供有关数量、所有权、完整性、状况、截止以及基础存货记录可靠性的证据。财务团队应在仓库记录、支持文件和相关人员仍可联系时解决重大差异和估值问题，而不是等待审计揭露结账过程中的漏洞。