Un conjunto de herramientas prácticas de gobernanza para los consejos de administración de las ONG de Hong Kong
Este conjunto de herramientas resume las prácticas de gobernanza básicas que los consejos de administración de las ONG de Hong Kong deben tener implementadas para respaldar la supervisión eficaz, el cumplimiento y la sostenibilidad a largo plazo.
Cómo utilizar este conjunto de herramientas
- Los consejos de administración pueden tratar este conjunto de herramientas como una referencia de gobernanza continua, revisándolo anualmente y adaptando su aplicación al tamaño, el perfil de financiación y la exposición al riesgo de la organización.
- Las organizaciones que busquen apoyo práctico para fortalecer la gobernanza, la supervisión financiera o los marcos de garantía en el contexto de las ONG de Hong Kong pueden ponerse en contacto con nosotros.
1. Carta constitutiva del consejo y estructura de los comités
- Carta constitutiva del consejo clara que defina las funciones, responsabilidades y delegaciones
- Comités con términos de referencia escritos, que normalmente incluyen:
- Auditoría / Finanzas
- Riesgo
- Gobernanza / Nombramientos
- Remuneración (cuando corresponda)
- Calendarios anuales del consejo de administración y de los comités con análisis en profundidad previstos sobre:
- Cumplimiento de subvenciones y financiación
- Controles de recaudación de fondos
- Conflictos de intereses
- Riesgo cibernético y de datos
2. Supervisión financiera y sostenibilidad
- Cuadros de mando mensuales que cubren:
- Financiación con subvención frente a financiación sin subvención
- Saldos de fondos restringidos y designados
- Disponibilidad de efectivo y liquidez
- Calendarios de subvenciones
- Antigüedad de los saldos pendientes de cobro e indicadores clave de riesgo
- Política de reservas aprobada, observando:
- Límites de reserva de la subvención a tanto alzado y normas de recuperación (cuando corresponda)
- Metodologías de reparto de costes defendibles para evitar la subvención cruzada inapropiada
3. Gobernanza de la recaudación de fondos y el patrocinio
- Implementación de una guía de buenas prácticas de recaudación de fondos reconocida
- Controles internos sobre los ingresos y gastos de la recaudación de fondos
- Análisis ético de patrocinadores y donantes
- Divulgación clara de los acuerdos y condiciones de patrocinio
4. Gestión de conflictos de intereses
- Adopción de códigos de conducta de muestra de la ICAC
- Mecanismos formales de declaración y registro de intereses
- Procedimientos de inhibición documentados y registros de decisiones
- Formación periódica y revisiones de cumplimiento para el consejo de administración y el personal
5. Auditoría y garantía
- Planificación temprana de auditorías externas con enfoque en áreas de alto riesgo
- Auditoría interna o revisiones independientes proporcionales al tamaño de la organización
- Seguimiento de la subsanación de deficiencias informado periódicamente al consejo de administración
- Preparación para auditorías e inspecciones de subvenciones
6. Datos, resultados e impacto
- Marcos de seguimiento y evaluación (M&E) con indicadores definidos
- Comprobaciones de la calidad y la validación de los datos
- Políticas éticas de gestión de datos y privacidad alineadas con la guía cibernética
7. Gobernanza tecnológica y cibernética
- Marcos de gobernanza de TI y de respuesta a incidentes aprobados por el consejo de administración
- Informes periódicos sobre indicadores cibernéticos clave, que incluyen:
- Adopción de la autenticación multifactor (MFA)
- Pruebas de integridad de las copias de seguridad y de recuperación
- Resultados de las pruebas y la concienciación sobre el phishing
- Cláusulas de proveedores y terceros que cubren la protección de datos y la notificación de infracciones
8. Comunicación con las partes interesadas y transparencia
- Informes anuales transparentes, que incluyen:
- Estados financieros auditados
- Estructuras de gobernanza
- Divulgación de la remuneración (para las ONG subvencionadas)
- Informes de impacto y resultados
- Divulgación clara de las fuentes de financiación y los principales patrocinadores
Este conjunto de herramientas se proporciona únicamente con fines de información general y debate sobre la gobernanza. No constituye asesoramiento legal, fiscal o profesional. Los requisitos y las prácticas de gobernanza pueden variar en función de la forma jurídica, las actividades y los acuerdos de financiación de una organización. Las organizaciones deben tener en cuenta sus circunstancias específicas y buscar asesoramiento profesional adecuado cuando sea necesario.