En los últimos años, cada vez más empresas de China continental han establecido filiales de propiedad absoluta o plataformas de control en Hong Kong a través de la Inversión Directa en el Exterior (ODI), utilizando estas sociedades como plataformas para la expansión de negocios internacionales, compras y ventas en el extranjero, servicios técnicos, acuerdos de inversión y financiación o gestión de sedes regionales. Hong Kong posee ventajas evidentes en su sistema de derecho consuetudinario (Common Law), flujo de divisas, red bancaria internacional, bajos tipos impositivos y conexión con los mercados de capitales, por lo que suele considerarse la primera parada para las empresas chinas que se internacionalizan. Sin embargo, tras completar el registro de la ODI y la constitución de la sociedad en Hong Kong, muchas empresas descubren rápidamente que la sociedad de Hong Kong no es una simple “extensión en el extranjero” de la empresa continental; su tratamiento contable, la colaboración en las auditorías, la conservación de justificantes y la vinculación con los estados financieros del grupo deben gestionarse de forma independiente según los requisitos locales de Hong Kong.
Para las filiales de Hong Kong que acaban de iniciar sus operaciones, si se limitan a seguir el plan de cuentas, los procesos de aprobación y los hábitos de gestión de justificantes de la matriz continental, suelen encontrar problemas en la auditoría anual, las revisiones de cumplimiento bancario, la conciliación de saldos con partes vinculadas, las explicaciones de pagos transfronterizos y la consolidación de cuentas del grupo. Por lo tanto, al desarrollar negocios en Hong Kong, las empresas de China continental deben comprender cuanto antes las diferencias entre Hong Kong y el continente en cuanto a “cómo llevar la contabilidad”, “cómo conservar los justificantes” y “cómo colaborar en la auditoría”, estableciendo un mecanismo de gestión contable transfronteriza sostenible.
Lógica central del tratamiento contable de las sociedades de Hong Kong
Las empresas de China continental suelen estar familiarizadas con las Normas de Contabilidad para Empresas de China, los sistemas de gestión de facturas y un tratamiento contable impulsado por la declaración de impuestos. Muchos profesionales financieros están acostumbrados a utilizar las facturas de IVA, los sistemas de control fiscal, las declaraciones de impuestos y los criterios de las autoridades tributarias como base fundamental para la contabilidad. En Hong Kong es diferente. El tratamiento contable de las sociedades de Hong Kong se basa principalmente en las normas de información financiera, la sustancia económica, las cláusulas contractuales, los extractos bancarios, las facturas, los justificantes de cobro y pago, y otros documentos de respaldo. Aunque las normas de información financiera de China continental y Hong Kong han convergido durante mucho tiempo, convergencia no significa identidad total, especialmente en lo que respecta a desgloses específicos, juicios de auditoría, reconocimiento de ingresos, instrumentos financieros, información sobre partes vinculadas y disposiciones para informes simplificados, que deben ejecutarse según los requisitos locales de Hong Kong.
Las sociedades de Hong Kong deben conservar registros contables suficientes y preparar estados financieros anuales, que normalmente deben ser auditados por un censor jurado de cuentas (CPA) de Hong Kong. Las sociedades privadas de Hong Kong también deben presentar una declaración anual ante el Registro de Sociedades, mientras que el Departamento de Hacienda de Hong Kong (Inland Revenue Department) exigirá a la empresa la presentación de la declaración del impuesto sobre beneficios (Profits Tax Return), los estados financieros auditados y las liquidaciones fiscales, entre otros documentos. El Registro de Sociedades estipula que las sociedades privadas locales deben presentar generalmente la declaración anual en un plazo de 42 días tras el aniversario de la constitución de la sociedad; los datos del Departamento de Hacienda también indican que las corporaciones que realicen actividades comerciales deben presentar la declaración del impuesto sobre beneficios y los formularios suplementarios correspondientes según se les solicite. Para las empresas de China continental, esto significa que la contabilidad de la sociedad de Hong Kong no puede esperar a final de año para “ponerse al día”, sino que debe establecer una cadena de evidencias de justificantes, contratos, bancos, facturas, impuestos y auditoría de forma simultánea a la realización de las operaciones.
Otro error común es integrar completamente la contabilidad de la filial de Hong Kong en la gestión de la matriz continental, pensando que basta con que se pueda consolidar a nivel de grupo. De hecho, como entidad jurídica independiente, la sociedad de Hong Kong debe tener libros contables, cuentas bancarias, registros de aprobación de los directores, acuerdos contractuales y bases de asignación de gastos independientes. Especialmente en asuntos como transacciones vinculadas nacionales y extranjeras, gastos de gestión, honorarios por servicios, distribución de dividendos, cobros y pagos por cuenta de terceros y préstamos transfronterizos de fondos, debe formarse un propósito comercial y una base de tratamiento contable claros a nivel de la sociedad de Hong Kong; de lo contrario, es fácil que sean cuestionados en los procesos de auditoría, fiscalidad y cumplimiento bancario.
El tratamiento contable de las transacciones en divisas es también un punto clave que las filiales de Hong Kong deben estandarizar cuanto antes. Las sociedades de Hong Kong suelen utilizar el dólar de Hong Kong (HKD) como moneda de presentación, pero el negocio real puede implicar simultáneamente ventas, compras, financiación y operaciones de grupo en renminbi (RMB), dólares estadounidenses (USD), euros (EUR) u otras monedas. Las empresas deben determinar claramente la moneda funcional y la moneda de presentación, registrar las transacciones en divisas según el tipo de cambio de la fecha de la transacción y realizar una revalorización de los activos y pasivos monetarios al cierre del ejercicio. Las diferencias de cambio deben imputarse a pérdidas y ganancias o a las partidas correspondientes según su naturaleza, y no pueden basarse simplemente en el resultado real del cambio de divisas del banco. Para la matriz continental, si no existe una política coherente entre el tipo de cambio contable de la filial de Hong Kong, el tipo de cambio de consolidación del grupo y el tipo de cambio de liquidación transfronteriza, es fácil que se produzcan fluctuaciones en los beneficios, discrepancias en la conciliación del grupo y dificultades en las explicaciones fiscales.
De “llevar los libros” a “dejar rastro”: puntos clave de la gestión práctica
Al gestionar una filial en Hong Kong, el cambio de mentalidad más necesario para las empresas de China continental es pasar de un enfoque “impulsado por la factura fiscal” a uno “impulsado por la sustancia económica y la cadena de evidencias”. En Hong Kong, las facturas son importantes, pero no son la única prueba. Los contratos, presupuestos, pedidos, resoluciones del consejo de administración, correspondencia por correo electrónico, informes de servicio, registros de entrega, extractos bancarios, documentos logísticos, registros de viajes del personal, actas de reuniones y tablas de asignación de gastos del grupo se convierten en documentos fundamentales para sustentar los juicios contables y fiscales. Especialmente en asuntos relacionados con ingresos offshore, servicios transfronterizos, cargos entre partes vinculadas y movimientos de fondos, si no se organiza la evidencia de forma habitual, el coste suele ser mayor y la dificultad de explicación aumenta al llegar el momento de la declaración de impuestos o la auditoría.
Por ejemplo, si una empresa de China continental recibe pedidos o proyectos de servicios de clientes extranjeros a través de una filial en Hong Kong, esto puede implicar simultáneamente contratos con clientes extranjeros, apoyo del equipo continental, cobros de la sociedad de Hong Kong, asignación de costes nacionales y extranjeros y gastos de gestión interna del grupo. En este punto, la empresa debe responder a una serie de preguntas: ¿Qué funciones y riesgos asume la sociedad de Hong Kong en la transacción? ¿Quién negocia y firma el contrato? ¿Dónde se entregan realmente los servicios o las mercancías? ¿Cuenta la sociedad de Hong Kong con personal, directores o proveedores de servicios externos que participen en la gestión? ¿Cuál es la base de fijación de precios para los cargos que la matriz continental aplica a la sociedad de Hong Kong? ¿Cómo deben contabilizarse los gastos correspondientes en Hong Kong y si es necesario reconocer ingresos y pagar los impuestos correspondientes en el continente? Estas cuestiones no pueden tratarse solo en la auditoría anual, sino que deben considerarse simultáneamente en la fase de diseño de la transacción.
MPF y seguridad social continental: el tratamiento contable de las nóminas no puede copiarse
Si la filial de Hong Kong contrata personal localmente, el tratamiento contable de las nóminas también debe gestionar los acuerdos del Fondo de Previsión Obligatorio (MPF). El MPF de Hong Kong es, en esencia, un sistema de aportaciones para la jubilación basado en cuentas individuales de los empleados; los empleadores y los empleados suelen realizar aportaciones obligatorias según un porcentaje designado de los ingresos pertinentes del empleado, sujetos a niveles mínimos y máximos de ingresos. La parte del empleador debe contabilizarse como coste laboral, mientras que la parte del empleado se deduce del salario y se paga en su nombre; los registros de aportaciones, los estados de liquidación de pagos, los datos de alta y baja de empleados, los certificados de exención y los documentos del fiduciario deben incluirse en la contabilidad mensual de salarios y en la lista de documentación para la auditoría.
Por otro lado, la seguridad social y el fondo de previsión para la vivienda de China continental pertenecen a otro sistema, que suele incluir seguros sociales de pensiones, médico, desempleo, accidentes laborales y maternidad, además del fondo de vivienda; el empleador y el empleado asumen las aportaciones según la base y el porcentaje de cotización estipulados localmente. Los límites superior e inferior de la base de cotización, los porcentajes, los criterios de declaración y los tiempos de ajuste pueden variar según la ciudad, y suelen estar vinculados a la declaración de salarios, la retención del impuesto sobre la renta de las personas físicas y la gestión laboral. Para la matriz continental, no se pueden aplicar directamente los conceptos contables, los porcentajes de provisión y los hábitos de declaración de la “seguridad social y fondo de vivienda” del continente a la sociedad de Hong Kong, ni se puede entender el MPF de Hong Kong simplemente como una versión extranjera de la seguridad social continental.
En cuanto a la gestión contable, la filial de Hong Kong debe establecer nóminas independientes, detalles de aportaciones al MPF, mecanismos de provisión de costes del empleador y conciliación de deducciones de los empleados, manteniendo la coherencia con los pagos bancarios, los contratos de trabajo, las notificaciones de ajuste salarial y los datos anuales de declaración de impuestos del empleador. Si existen casos de personal desplazado transfronterizamente, empleados que cobran de la sociedad de Hong Kong pero trabajan en el continente, empleados continentales que actúan simultáneamente como directores en Hong Kong o empleados de Hong Kong que participan en proyectos continentales, también deben distinguirse los criterios respectivos del MPF de Hong Kong, la seguridad social y fondo de vivienda del continente, el impuesto sobre salarios (Salaries Tax), el impuesto sobre la renta de las personas físicas y la asignación de costes del grupo, para evitar problemas como la duplicidad en el registro de costes salariales, la omisión de aportaciones del empleador, discrepancias entre las deducciones de los empleados y los pagos reales, o la imposibilidad de explicar la atribución de los costes de personal durante la auditoría.
Las empresas deben establecer mecanismos de gestión contable para sus filiales en Hong Kong
Para las empresas de China continental que se expanden a través de Hong Kong, se recomienda establecer al menos cuatro mecanismos de gestión contable. Primero, establecer una contabilidad independiente y un proceso de cierre mensual para la sociedad de Hong Kong, garantizando que los ingresos, costes, bancos, cuentas a cobrar y a pagar, operaciones con partes vinculadas, salarios, aportaciones al MPF y reembolsos de gastos se contabilicen puntualmente. Segundo, establecer una lista de aprobación y conservación de documentos para transacciones transfronterizas y costes salariales, definiendo claramente los contratos, precios, tratamiento contable, rutas de pago y documentos de respaldo para honorarios por servicios, gastos de gestión, compras y ventas, movimientos de fondos, distribución de dividendos, desplazamiento de personal, pago de salarios y aportaciones de beneficios antes de que se produzcan los acuerdos. Tercero, establecer un mecanismo de conciliación entre los libros de Hong Kong y los estados financieros del grupo de la matriz continental para evitar discrepancias prolongadas entre la contabilidad de Hong Kong, la consolidación del grupo, los costes salariales y las liquidaciones transfronterizas. Cuarto, establecer un calendario de cumplimiento anual y mensual que cubra la declaración anual de Hong Kong, la renovación del registro comercial, la auditoría, la declaración de impuestos del empleador, las aportaciones al MPF, los informes de seguimiento de la ODI en el continente y la entrega de datos para los estados financieros consolidados del grupo.
Al mismo tiempo, las empresas deben impartir formación específica a sus equipos financieros, de recursos humanos, de negocio y legales. La formación no debe limitarse a una presentación de normativas, sino que debe combinar escenarios de negocio reales y debatir casos prácticos sobre cuestiones como “cómo prepara la sociedad de Hong Kong la documentación de auditoría”, “cómo se asigna este coste continental a la sociedad de Hong Kong”, “qué documentos de respaldo se necesitan para los pagos transfronterizos”, “cómo se contabilizan las transacciones en divisas y su revalorización al cierre”, “cómo contabilizar y conciliar por separado el MPF de Hong Kong y la seguridad social del continente” o “cómo conciliar y archivar las operaciones con partes vinculadas”. Solo si el personal de negocio y el equipo de recursos humanos comprenden también la lógica contable y de cadena de evidencias de Hong Kong, podrá la empresa reducir riesgos posteriores en cada fase de firma de contratos, organización de personal, ejecución de proyectos, pago de salarios, cobros y pagos, y archivo de documentos.
El valor de la formación profesional y el apoyo de consultoría continua
Para las empresas de China continental que acaban de completar la ODI e iniciar sus actividades en Hong Kong, lo más eficaz es invitar desde el principio a instituciones profesionales familiarizadas con las normativas de ambas regiones para realizar formación y diagnósticos. La formación puede ayudar a la dirección y a los equipos financiero y de recursos humanos a comprender rápidamente los requisitos básicos de contabilidad en Hong Kong, colaboración en auditorías, declaración de impuestos del empleador, aportaciones al MPF, diferencias con la seguridad social continental, registro de transacciones vinculadas, tratamiento de transacciones en divisas y preparación de documentos para pagos transfronterizos; mientras que un servicio de consultoría continua puede asistir en la determinación del tratamiento contable, el registro de salarios y beneficios, la preparación de documentos, la colaboración en auditorías y la identificación de puntos de riesgo cuando la empresa se enfrente a transacciones o acuerdos de personal específicos. En comparación con las medidas correctivas a posteriori, establecer procesos y cadenas de evidencias correctos en la fase inicial suele ahorrar costes y favorece una expansión internacional sólida de la empresa.
CW CPA puede ofrecer formación personalizada, optimización de procesos de transacción, análisis de diferencias contables, diseño de listas de documentación de auditoría, asesoramiento en el tratamiento contable de salarios y MPF, recomendaciones sobre documentos de transacciones vinculadas transfronterizas y planificación de calendarios de cumplimiento anual, adaptándose al modelo de negocio real de las filiales de Hong Kong de las empresas continentales. Para las empresas que presentan problemas prácticos de forma ocasional, también se puede optar por un servicio de consultoría anual que proporcione apoyo puntual sobre contabilidad diaria, colaboración en auditorías, organización de documentación contable, registro de aportaciones salariales y de beneficios, y registro de transacciones transfronterizas dentro de un número de horas de servicio acordado.
Hong Kong es una plataforma vital para la internacionalización de las empresas de China continental, pero el valor de esta plataforma solo puede aprovecharse plenamente sobre la base de una gestión contable estandarizada, transparente y sostenible. Comprender las diferencias en el tratamiento contable y los requisitos de auditoría entre Hong Kong y el continente no es solo una cuestión técnica del departamento financiero, sino que forma parte de la capacidad de gobernanza de la empresa en su expansión internacional. Quien logre establecer antes un sistema claro de contabilidad y gestión documental, podrá avanzar con mayor firmeza y llegar más lejos en su expansión comercial transfronteriza.