Para las empresas de Hong Kong que aplican las normas contables HKFRS completas, las diferencias de cambio pueden volverse significativas en un breve período, particularmente cuando la empresa comercia internacionalmente, mantiene cuentas bancarias en moneda extranjera, se endeuda en otra divisa o conserva saldos con empresas del grupo en el extranjero. Si dichos saldos permanecen registrados a tipos de cambio históricos, las cuentas de fin de ejercicio pueden presentar incorrectamente el efectivo, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los saldos de financiación aunque las transacciones originales se hayan introducido correctamente.
Conforme a la HKAS 21 Efectos de las variaciones en los tipos de cambio de la moneda extranjera, los equipos financieros deben identificar todas las partidas monetarias materiales en moneda extranjera antes de cerrar los libros, convertirlas utilizando el tipo de cambio de cierre apropiado y registrar las ganancias o pérdidas de cambio resultantes en las cuentas correctas. La revisión también debe distinguir los movimientos genuinos de divisas de los errores de conciliación y de los ajustes de conversión que surgen en la presentación de informes del grupo. Las entidades que aplican HKFRS for Private Entities o SME-FRF & SME-FRS deben confirmar los requisitos de moneda extranjera bajo su propio marco de información en lugar de asumir que todos los requisitos de la HKAS 21 se aplican sin cambios.
Reconvierta las partidas monetarias en la fecha de presentación
Una partida monetaria representa moneda mantenida o un activo o pasivo que se recibirá o pagará en un importe fijo o determinable de moneda. El efectivo en moneda extranjera, las cuentas por cobrar comerciales, las cuentas por pagar comerciales, los préstamos y muchos saldos entre empresas requieren por tanto reconversión a la moneda funcional de la entidad utilizando el tipo de cambio de cierre al final del período de presentación.
El tipo de cambio utilizado cuando la transacción se registró por primera vez sigue siendo relevante para el reconocimiento inicial, pero no preserva la exactitud de un saldo monetario pendiente a medida que los tipos se mueven. A menos que el sistema contable realice una revalorización fiable de fin de ejercicio, el importe en libros puede continuar reflejando un tipo obsoleto y la ganancia o pérdida de cambio relacionada puede no llegar nunca a los estados financieros.
La dirección debe confirmar qué tipo se ha aplicado, de dónde procede y si representa el tipo de cambio de cierre apropiado para la divisa en cuestión. Cuando los tipos de cambio se hayan movido significativamente, el equipo financiero también debe comparar la ganancia o pérdida resultante con la exposición subyacente de la empresa e investigar resultados que parezcan comercialmente inverosímiles.
No aplique el tipo de cambio de cierre a todos los saldos en moneda extranjera
El requisito del tipo de cambio de cierre para las partidas monetarias no significa que todas las cuentas denominadas en moneda extranjera se reconviertan de la misma manera. Una partida no monetaria medida al coste histórico en moneda extranjera generalmente continúa utilizando el tipo de cambio en la fecha de la transacción, mientras que una partida no monetaria medida al valor razonable utiliza el tipo en la fecha en que se midió dicho valor razonable.
Los equipos financieros deben por tanto clasificar cada saldo material antes de registrar un ajuste de cambio generalizado. Aplicar el tipo de cambio de cierre indiscriminadamente puede crear una nueva presentación incorrecta incluso cuando la intención es corregir una antigua, particularmente para inventarios, pagos anticipados, inmuebles u otros activos no monetarios mantenidos sobre una base de coste histórico.
Concilie los saldos entre empresas antes de calcular la diferencia de cambio
Los saldos entre empresas requieren atención particular porque las entidades del grupo pueden utilizar diferentes monedas funcionales, sistemas contables y procedimientos de revalorización. Si una entidad reconvierte su saldo y la contraparte no, o si las entidades utilizan tipos inconsistentes, los saldos recíprocos que previamente concordaban pueden divergir al cierre del ejercicio.
El importe subyacente en la moneda de transacción debe conciliarse antes de que las entidades comparen sus importes en libros en moneda funcional. Una vez que el principal, las facturas, las liquidaciones y otras partidas de conciliación se hayan acordado, cada entidad puede aplicar el tipo de cambio requerido en sus propias cuentas y explicar el efecto de divisa resultante.
Una diferencia no debe etiquetarse como cambio de moneda extranjera meramente porque las contrapartes utilizan diferentes divisas. Una diferencia de cambio genuina debe ser susceptible de cálculo por referencia al importe de divisa relevante, los tipos aplicables y las fechas en que ocurrieron las transacciones o liquidaciones; cualquier saldo residual requiere investigación separada.
Distinga las ganancias y pérdidas de transacción de la conversión de consolidación
Las ganancias y pérdidas de cambio que surgen cuando una entidad reconvierte sus propias partidas monetarias en moneda extranjera son conceptualmente diferentes de los ajustes de conversión que surgen cuando un grupo convierte los estados financieros de una operación extranjera desde su moneda funcional a la moneda de presentación del grupo.
Mezclar ambos puede conducir a asientos de diario y presentación incorrectos, particularmente cuando los equipos financieros locales intentan forzar que los libros en moneda funcional coincidan con los importes de presentación consolidados. La entidad local debe primero contabilizar sus transacciones en moneda extranjera en su moneda funcional, tras lo cual el proceso de presentación de informes del grupo convierte la operación extranjera a la moneda de presentación conforme a los requisitos de consolidación aplicables.
Revise las cuentas que habitualmente conservan tipos históricos
Antes de cerrar los libros, los equipos financieros deben revisar:
- Saldos bancarios y de efectivo en moneda extranjera.
- Cuentas por cobrar comerciales y cuentas por pagar comerciales.
- Importes debidos por o a empresas del grupo y otras partes relacionadas.
- Préstamos, acumulaciones de intereses y otros acuerdos de financiación.
- Gastos acumulados y depósitos denominados en monedas extranjeras.
- Otros activos y pasivos monetarios pendientes de liquidación.
- Transacciones y liquidaciones en moneda extranjera registradas cerca del cierre del ejercicio.
La revisión debe conciliar cada saldo material con los anexos de respaldo, confirmar su divisa y clasificación monetaria o no monetaria, verificar el tipo aplicado y rastrear el asiento de revalorización al libro mayor general. Los importes grandes registrados en ingresos diversos o gastos diversos deben analizarse en lugar de aceptarse como un resultado de cambio neto inexplicado.
Prepare una pista de auditoría para la revalorización de fin de ejercicio
Los auditores pueden comparar los tipos de cambio de cierre con información de mercado independiente, recalcular las revalorizaciones materiales e investigar movimientos que no parezcan coherentes con la exposición de divisa de la empresa. Un documento de trabajo claro debe por tanto mostrar el importe original en moneda extranjera, el importe en libros en moneda funcional antes de la revalorización, el tipo aplicado, el saldo de cierre recalculado y la ganancia o pérdida resultante.
Cuando la empresa utilice múltiples fuentes de tipos de cambio o mantenga divisas sujetas a restricciones, la dirección debe documentar por qué el tipo seleccionado es apropiado. Las diferencias entre empresas también deben respaldarse con conciliaciones de contrapartes que separen los efectos de factura, liquidación, corte y cambio de moneda extranjera.
Complete la revalorización antes de finalizar el cierre
Los saldos en moneda extranjera no permanecen correctos meramente porque la factura o pago inicial se registró con exactitud. Los equipos financieros deben volver a medir las partidas monetarias relevantes en la fecha de presentación, investigar los movimientos resultantes y resolver las diferencias inexplicadas antes de que los estados financieros y los anexos de auditoría se finalicen.