Os preços de transferência não devem ser considerados apenas quando uma autoridade tributária inicia uma investigação. Para grupos multinacionais e transfronteiriços, as transações entre partes relacionadas devem ser revisadas como parte do processo normal de fechamento de exercício, quando as equipes financeiras ainda podem identificar cobranças ausentes, precificação inconsistente e ajustes sem suporte antes que as demonstrações contábeis e as declarações fiscais sejam finalizadas.
A questão central é se as transações entre empresas relacionadas são conduzidas em termos consistentes com aqueles que partes independentes razoavelmente acordariam em circunstâncias comparáveis. Em Hong Kong, este princípio arm’s length está refletido na Inland Revenue Ordinance e se aplica a transações entre pessoas associadas, sujeito às regras e isenções relevantes.
Identifique e reconcilie todas as transações entre partes relacionadas
A administração deve primeiro confirmar que todas as transações materiais entre partes relacionadas foram identificadas e registradas com precisão. Estas podem incluir compras e vendas de mercadorias, taxas de administração, cobranças de serviços, royalties, empréstimos, juros, garantias, comissões, acordos de compartilhamento de custos e alocações de despesas centrais.
Os valores registrados por cada contraparte devem estar de acordo, enquanto as descrições das transações, moedas e períodos contábeis devem ser consistentes. Diferenças podem indicar uma fatura omitida, uma provisão não registrada, uma questão de taxa de câmbio ou uma divergência sobre a base da cobrança, cada uma das quais deve ser resolvida antes do fechamento.
Verifique se a base de precificação é comercialmente sustentável
Uma vez que as transações tenham sido reconciliadas, a administração deve considerar se os métodos de precificação e alocação refletem o que as partes realmente fizeram. Se uma empresa controladora cobra taxas de administração de subsidiárias, a revisão de final de exercício deve estabelecer quais serviços foram prestados, como a taxa foi calculada e se cada destinatário obteve um benefício comercial genuíno.
Uma alocação de custos da matriz baseada em receita pode ser conveniente, mas a conveniência por si só não demonstra que o método é apropriado. A chave de alocação deve ter uma relação razoável com os serviços ou benefícios em questão e deve ser aplicada de forma consistente, a menos que os fatos justifiquem uma abordagem diferente.
Revise os acordos de financiamento intercompanhias
Os empréstimos intercompanhias devem ser revisados quanto às suas taxas de juros, condições de pagamento, moedas e justificativa comercial. As equipes financeiras devem confirmar que os juros foram calculados usando o principal, a taxa e o período corretos, que o tratamento contábil está de acordo entre o credor e o devedor e que os termos escritos permanecem consistentes com a forma como o acordo opera na prática.
Uma taxa de juros mantida de um ano anterior pode não mais refletir a política pretendida ou as circunstâncias atuais. Qualquer alteração, renúncia ou saldo incomum deve, portanto, ser compreendido e sustentado, em vez de corrigido por meio de um lançamento de final de exercício sem explicação.
Compare os resultados reais com a política de preços de transferência
O fechamento de exercício frequentemente expõe inconsistências que se desenvolveram durante o ano. Uma subsidiária pode ter sido cobrada com uma margem de lucro enquanto outra não foi; uma taxa de administração pode ter sido provisionada a partir de um orçamento, mas nunca ajustada ao valor real; os juros podem ter sido calculados usando uma taxa desatualizada; ou uma entidade que executa funções rotineiras pode ter incorrido em prejuízos persistentes.
Margens de lucro inesperadas ou prejuízos contínuos não significam automaticamente que os preços de transferência estão errados, embora desvios significativos da política do grupo devam ser compreendidos e documentados. A administração deve comparar os resultados reais de final de exercício com o acordo pretendido e investigar diferenças materiais antes de decidir se um ajuste é necessário.
Considere os efeitos mais amplos dos ajustes de final de exercício
Um ajuste de final de exercício pode às vezes ser apropriado para alinhar os resultados reais com o acordo de preços de transferência, mas não deve ser lançado mecanicamente. A administração deve considerar as consequências fiscais locais, aduaneiras, de impostos indiretos, de imposto retido na fonte e legais em cada jurisdição afetada, bem como se as contrapartes podem registrar lançamentos correspondentes.
A descrição do lançamento deve indicar a natureza e a base do ajuste. Um lançamento grande descrito apenas como taxa de administração ou repasse de grupo, sem um acordo, cálculo ou análise de suporte, pode criar questões desnecessárias durante a auditoria ou uma revisão fiscal subsequente.
Mantenha a documentação alinhada com os registros contábeis
As equipes financeiras devem reter acordos intercompanhias, cálculos de cobranças de serviços, chaves de alocação, contratos de empréstimo, evidências de serviços prestados e quaisquer estudos de preços de transferência ou análises de benchmarking. Os documentos devem descrever a mesma transação que aparece no razão geral e devem sustentar tanto o valor cobrado quanto a base comercial para ele.
Os registros de preços de transferência também devem estar reconciliados com as divulgações de partes relacionadas nas demonstrações financeiras e com as declarações fiscais relevantes. As entidades de Hong Kong que são obrigadas a preparar um arquivo mestre e um arquivo local sob as regras aplicáveis devem garantir que esses documentos sejam consistentes com os valores finais de final de exercício; as entidades que se enquadram em uma isenção ainda devem reter registros suficientes para sustentar o tratamento adotado.
Complete a revisão de preços de transferência de final de exercício
Antes de fechar os livros, as equipes financeiras devem perguntar:
- Todas as transações entre partes relacionadas foram registradas e acordadas entre as contrapartes?
- Os acordos intercompanhias estão atualizados e consistentes com as transações registradas?
- Os métodos de precificação, chaves de alocação, taxas de juros e margens de lucro são sustentáveis?
- Os serviços prestados e os benefícios recebidos estão adequadamente documentados?
- As diferenças materiais entre os resultados reais e a política de preços de transferência foram investigadas?
- Os efeitos fiscais, aduaneiros, de imposto retido na fonte e legais de qualquer ajuste de final de exercício foram considerados?
- Os registros de preços de transferência estão consistentes com as demonstrações financeiras e as declarações fiscais?
Faça com que os registros reflitam a substância econômica
Os preços de transferência devem refletir a substância econômica do que as empresas do grupo realmente fazem. Uma revisão de final de exercício dá à administração a oportunidade de identificar cobranças inconsistentes, premissas desatualizadas e suporte ausente enquanto as transações subjacentes ainda podem ser investigadas e corrigidas, em vez de esperar que se tornem questões durante uma auditoria ou exame fiscal.