转让定价不应仅在税务机关开始调查时才被考虑。对于跨国及跨境集团而言，关联方交易应作为正常年终结账流程的一部分进行审查；此时，财务团队仍能在账目和税务申报定稿前，识别出遗漏的收费、不一致的定价以及缺乏支持的调整。
核心问题在于，关联公司之间的交易条款是否与独立第三方在类似情况下合理达成的条款一致。在香港，这一“独立交易原则”已体现在《税务条例》中，并适用于关联人士之间的交易，但须遵守相关规则和豁免条款。
识别并核对所有关联方交易
管理层应首先确认所有重大的关联方交易均已识别并准确记录。这些交易可能包括货物买卖、管理费、服务费、特许权使用费、贷款、利息、担保、佣金、成本分摊安排以及总部管理费的分摊。
各交易方记录的金额应当一致，同时交易描述、币种和会计期间也应保持一致。差异可能意味着遗漏发票、未记录的应计项目、汇率问题或对收费依据存在分歧，每一项都应在结账前予以解决。
检查定价依据在商业上是否合理
在核对交易后，管理层应考虑定价和分配方法是否反映了各方的实际行为。如果母公司向子公司收取管理费，年终审查应确定提供了哪些服务、费用是如何计算的，以及每个接收方是否获得了真实的商业利益。
基于收入分摊总部成本可能很方便，但仅凭方便并不能证明该方法是恰当的。分摊标准应与相关服务或利益具有合理的关联性，并且除非事实证明需要采用不同方法，否则应保持一致应用。
审查公司间融资安排
应审查公司间贷款的利率、还款条款、币种和商业合理性。财务团队应确认利息计算是否使用了正确的本金、利率和期间，贷方与借方之间的会计处理是否一致，以及书面条款是否与该安排的实际运作方式保持一致。
从往年延续下来的利率可能已不再反映预期的政策或当前情况。因此，任何变动、豁免或异常余额都应得到理解和支持，而不是通过未经解释的年终分录进行修正。
将实际结果与转让定价政策进行比较
年终结账往往会暴露年中产生的不一致情况。例如：一家子公司被收取了加成，而另一家则没有；管理费可能是根据预算计提的，但从未根据实际金额进行调整；利息可能是使用过时的利率计算的；或者执行常规职能的实体发生了持续亏损。
意料之外的利润率或持续亏损并不自动意味着转让定价有误，但若与集团政策存在重大偏离，则应予以理解并记录在案。管理层应将实际年终结果与预期安排进行比较，并在决定是否需要调整前调查重大差异。
考虑年终调整的广泛影响
年终调整有时对于使实际结果与转让定价安排保持一致是必要的，但不应机械地进行过账。管理层应考虑每个受影响司法管辖区的当地税务、海关、间接税、预扣税和法律后果，以及交易对手是否能记录相应的分录。
分录描述应说明调整的性质和依据。如果一笔大额分录仅描述为管理费或集团分摊，而没有协议、计算或支持性分析，可能会在审计或随后的税务审查中引发不必要的疑问。
保持文档记录与会计记录一致
财务团队应保留公司间协议、服务费计算、分摊标准、贷款协议、所提供服务的证据以及任何转让定价研究或基准分析。这些文件应描述与总账中显示的相同的交易，并支持所收取的金额及其商业依据。
转让定价记录还应与财务报表中的关联方披露以及相关的税务申报相核对。根据适用规则需要准备主体文件（Master File）和本地文件（Local File）的香港实体，应确保这些文件与最终的年终数据一致；属于豁免范围的实体仍应保留足够的记录以支持所采用的处理方法。
完成年终转让定价审查
在结账前，财务团队应询问：
- 所有关联方交易是否均已记录并经交易双方确认一致？
- 公司间协议是否为最新版本，并与记录的交易保持一致？
- 定价方法、分摊标准、利率和加成是否合理且有据可依？
- 所提供的服务和获得的利益是否已充分记录？
- 实际结果与转让定价政策之间的重大差异是否已得到调查？
- 是否已考虑任何年终调整对税务、海关、预扣税及法律的影响？
- 转让定价记录是否与财务报表和税务申报保持一致？
使记录反映经济实质
转让定价应反映集团公司实际行为的经济实质。年终审查使管理层有机会在仍可调查和纠正基础交易时，识别出不一致的收费、过时的假设和缺失的支持，而不是等到审计或税务检查时才让其演变成问题。