在企业停止使用物业、厂房及设备，或与其相关的经济利益消失后，这些资产仍可能长期保留在固定资产登记簿上。对于采用全套《香港财务报告准则》（HKFRS）会计准则的香港公司而言，年终结账不应仅限于计算折旧，还应进行严格审查，以确定各项重大资产是否仍然存在、是否仍可供使用，以及其账面金额是否处于公司预期可收回的水平。
当设备闲置或陈旧、场所关闭、租约到期、资产丢失或管理层已承诺处置或搬迁时，此类审查尤为重要。这些情况会影响减值、使用寿命、折旧、终止确认以及固定资产登记簿的准确性。
寻找物理损坏之外的减值迹象
资产在失去大部分经济价值的同时，仍可保持其物理形态。例如，在公司停产某项专用机器所设计的特定产品后，该机器在机械性能上可能依然完好；而一条生产线的运行产能可能极低，以至于其账面金额已无法由预期的现金流量支撑。
《香港会计准则第 36 号——资产减值》（HKAS 36）要求企业在每个报告日评估是否存在资产可能减值的迹象。内部迹象包括陈旧过时或物理损坏、资产闲置、计划终止或重组使用该资产的业务、计划提前处置资产，以及经营业绩差于预期。
外部变化同样具有相关性，包括技术、客户需求、监管、市场价格或其他经济环境的不利转变。当存在减值迹象时，管理层应根据适用要求估计资产的可收回金额，而非在不作进一步分析的情况下继续按现有账面金额计提折旧。
对陈旧、闲置及丢失资产进行核实
应与部门主管、现场经理及其他了解资产是否仍在使用中的运营人员共同审查固定资产登记簿。仅凭会计记录可能无法发现机器已被拆除、设备已移至他处，或与已终止活动相关的资产不再为业务做出贡献。
审查应重点关注：
- 闲置且运行产能严重不足的机器设备。
- 与已停产产品、服务或业务相关的资产。
- 已被新技术取代但仍记录在账簿中的设备。
- 已损坏或无法再以经济方式运行的项目。
- 位于已关闭的工厂、商店、办公室或仓库的资产。
- 在固定资产登记簿显示的地点缺失的项目。
- 管理层打算出售、报废或放弃的资产。
每项资产都应追溯至实物证据及确定的使用者或保管人。若无法定位资产，或预期无法从其使用或处置中获得未来经济利益，管理层应根据相关事实（而非仅凭资产的使用年限）确定是否需要进行减值、终止确认或其他调整。
场所腾空时重新评估租赁物业装修
租赁物业装修极易被忽视，因为在公司搬离后，它们可能仍留在办公室、商店、仓库或工厂内。隔断、地板、电力设施、内置固定装置、管道和天花板工程可能继续出现在登记簿上，即使公司已不再占用该场所或无法再从中获益。
若相关租约已到期且装修已被放弃，管理层应评估剩余账面金额是否仍符合确认为资产的要求。若公司不再控制这些装修或预期无法从中获得经济利益，继续按原会计寿命计提折旧可能会高估物业、厂房及设备；视具体事实而定，可能需要进行减值或终止确认。
使使用寿命与预期使用期限保持一致
《香港会计准则第 16 号——物业、厂房及设备》（HKAS 16）根据企业预期可使用资产的期限来定义使用寿命，并要求考虑法律或类似的限制，包括相关租约的到期日。因此，租赁物业装修的使用寿命并非仅由其物理耐用性决定。
国际财务报告准则解释委员会（IFRS Interpretations Committee）指出，若企业不打算在相关租约期限届满后继续使用不可移动的租赁物业装修，则其使用寿命通常与该租约期限相同。若要采用更长的使用寿命，则需要证据证明公司预期在现有租期结束后仍能保留对该装修的使用权并从中获益。
管理层应至少在每个财政年度终了时审查使用寿命和残值。若预期发生变化，其影响应作为会计估计变更进行前瞻性处理，而非不予纠正直至资产折旧完毕。
在获悉搬迁或关闭计划时采取行动
会计问题可能在租约到期或场所正式移交前就已经出现。搬迁、关闭分支机构或终止租约的决定可能会缩短租赁物业装修及其他特定地点资产的预期可使用期限。
一旦管理层批准了计划且相关事实支持预期用途的改变，财务团队应在此时重新考虑剩余使用寿命、折旧和减值迹象。等到最终移交日期可能会推迟本应更早确认的调整。
利用已提足折旧的资产测试先前的估计
仍在日常使用的已提足折旧资产并不自动意味着会计错误，但若此类资产成批出现，则可能表明先前的使用寿命估计短于同类资产的实际使用期限。这一经验应为新资产所采用的估计提供参考。
反向模式也值得关注：具有显著净值的资产可能已停止运行、陈旧过时或失去商业用途。在这种情况下，尚有未届满的折旧期并不能证明其账面金额仍然是可收回的。
检查在建工程何时达到预定可使用状态
在建资产和近期增加的资产应与合同、发票、竣工记录和运营移交文件进行核对。根据 HKAS 16，折旧在资产达到预定可使用状态时开始计提，即资产位于达到管理层预期的运作方式所需的地点和状态时，而非必须等到商业生产达到目标水平或收到最后一张供应商发票时。
应与运营团队共同核实资本化在建工程账户中长期挂账的项目，以确定其是确实未完工、已投入使用、已暂停还是已放弃。核实结果可能会影响折旧的开始计提、减值评估或不再符合资产条件的成本冲销。
核对增加及处置项与支持证据
重大增加项应追溯至已批准的资本支出、供应商发票、付款记录以及证明该成本符合物业、厂房及设备确认标准的证据。修理和日常维护不应仅因为是通过资本支出流程记录的就保持资本化状态。
处置、报废和转移应视情况由销售协议、处置批准、收益、销毁记录或转移文件支持。固定资产登记簿、总账和实物记录在资产描述、地点、成本、累计折旧和处置日期上应保持一致。
与运营团队共同完成年终物业、厂房及设备审查
在结账前，财务团队应询问运营经理：
- 哪些资产已不再使用或运行效果低于预期？
- 是否有任何设备已被报废、出售、转移或更换？
- 是否有任何工厂、商店、办公室或仓库关闭？
- 机器是否在技术或商业上已陈旧过时？
- 是否有任何资产与已停产的产品或活动相关？
- 租约是否已到期、被终止或已列入搬迁计划？
- 资本化的租赁物业装修是否涉及已腾空的场所？
- 资产是否确实存在于登记簿记录的地点？
- 在建工程是否已达到预定可使用状态或已被放弃？
相关答复应与固定资产登记簿核对，并由现场记录、处置文件、租赁信息和减值分析支持。采用其他香港报告框架的企业应确认适用于其情况的确认、折旧和减值要求。
使登记簿反映企业仍可使用的资产
固定资产登记簿应描述企业控制且仍可使用或收回的资源，而非仅仅保存其购买过的一切物品的历史记录。在审计开始前解决陈旧资产、过期的租赁物业装修、延迟处置和过时的使用寿命问题，能使管理层获得更可靠的物业、厂房及设备余额，并为年终所作的判断提供可辩护的记录。